Excel2010培訓教程及案例技巧

Excel操作指南一、界面介紹快速存取工具列功能頁次功能區工作表頁次標簽工作表顯示比例工具Excel操作指南

隱藏與顯示“功能區”：如果覺得功能區占用太大的版面位置，可以將“功能區”隱藏起來。隱藏“功能區”的方法如下：目前“功能區”是完整顯示按下此鈕將“功能區”隱藏起來再按一下此鈕即可顯示功能區Excel操作指南

單元格與單元格位址

工作表內的方格稱為“單元格”，我們所輸入的資料便是排放在一個個的單元格中。在工作表的上面有每一欄的“列標題”A、B、C、…,左邊則有各列的行標題1、2、3、…，將列標題和行標題組合起來，就是單元格的“位址”。例如工作表最左上角的單元格位于第A列第1行，其位址便是A1，同理，E欄的第3行單元格，其位址是E3。A1單元格E3單元格這是1行這是1列列標題行標題Excel操作指南切換至“視圖”頁次，再按下“窗口”區的“切換窗口”，即可從中選取工作簿。檔名前顯示打鉤符號，表示是目前所在的工作簿顯示Excel中所有已開啟的工作簿按一下即可切換至此工作簿二、創建工作簿及錄入資料Excel操作指南建立新文件及工作簿視窗的操作在單元格中輸入多行資料若想在一個單元格內輸入多行資料，可在換行時按下Alt+Enter鍵，將插入點移到下一行，便能在同一單元格中繼續輸入下一行資料。

在A2單元格中輸入“訂單”，然后按下Alt+Enter鍵，將插入點移到下一行。插入點移到第二行了其它單元格內容請自行練習輸入單元格的行高會自動調整如果要清除單元格的內容，先選取欲清除的單元格，然后按下Delete鍵或者按下鼠標右鍵，在彈出的對話框中選擇“清除內容”。Excel操作指南

Excel會自動判斷使用者輸入的資料型態，來決定資料的預設顯示方式，例如數字資料將會靠右對齊；文字資料則會考左對齊。若輸入的資料超過單元格寬度時，Excel將會改變資料的顯示方式。

當單元格寬度不足顯示內容時，數字資料會顯示成“###”,而文字資料則會由右邊相鄰的儲存格決定如何顯示。當右鄰單元格有內容時，文字資料會被截斷當右鄰單元格是空白時，文字資料會跨越到右邊單元格太窄，數字會顯示成#字資料的顯示方式與調整單元格寬度Excel操作指南單元格的選取方法選取多個單元格

在單元格內按一個鼠標左鍵，可選取該單元格；若要一次選取多個相鄰的單元格，將鼠標指在欲選取范圍的的第一個單元格，然后按住鼠標左鍵拉曳到欲選取范圍的最后一個單元格，最后再放開左鍵。

假設我們選取A2到D5這個范圍，選取的單元格范圍我們會以范圍做左上角及右下角的單元格位址來表示，如下圖選取的范圍即表示A2：D5。若要取消選取范圍，只要在工作表內按下任一個單元格即可。先點選A2單元格按住鼠標左鍵不放，拉曳至D5單元格Excel操作指南如果要選取多個不連續的單元格范圍，如B2：D2、A3:A5,先選取B2：D2范圍，然后按住Ctrl鍵，再選取第2個范圍A3：A5，選好后再放開Ctrl鍵，就可以同時選取多個單元格范圍了。

先選取B2：D2范圍按住Ctrl鍵后，再接著選取A3：A5Excel操作指南要選取整行或整列，在行編號或列編號上按一下：在此按一下，選取整個B列在此按一下，選取整個第4列

若要選取整張工作表，按下左上角的“全選按鈕”即可一次選取所有的單元格。按下“全選按鈕”可選取整張工作表Excel操作指南快速填滿相同的資料

當你要將相同的內容連續填入數個單元格，除了可復制／貼上單元格內容外，更有效率的方法是利用自勤填滿功能來達成，此功能亦可建立日期、數列等具規則性的內容，這部份我們將在下一節說明。

假設我們想建立以下的數據內容，先來看看哪些可利用自動填滿功能來快速輸入：可建立具規律變化的資料，詳細請參考下一節可為連續的儲存格填入相同的數據Excel操作指南

請開一份新的工作簿，首先練習操作步驟較單純的填滿功能，看看如何在B2：B6范圍內填滿”業務部”。

先如圖輸入內容，然后在B2單元格輸入”業務部”3個字，并維持單元格的選取狀態，然后將指標移至粗框線的右下角，此時指標會呈

+

狀：選取某個單元格或范圍時，其周圍會被粗框線圍住，右下角的小方塊稻為填滿控點

將指標移到填滿控點上，按住左鈕不放向下拉至單元格B6，”業務部”2個字就會填滿B2：B6范圍了：指標旁出現工具提示，顯示單元格將填入的資料自動填滿選項鈕Excel操作指南

在剛才的操作中，數據自動填滿B2：B6單元格后，B6單元格旁出現了一個自動填滿選項鈕，按下此鈕可顯示下拉選單，讓你變更自動填滿的方式：預設的填滿方式，即填入單元格的內容與格式（如字型、顏色設定）若改選此項，只會填入單元格格式選此項表示只填入單元格內容，但不要填入格式自動填滿選項鈕的作用，可讓我們選擇是否要一并套用單元格的格式設定。不過，我們尚未設定格式，所以不用變更設定，當你選取了其他單元格，并進行編輯動作后，自動填滿選項鈕就會自動消失。學會單元格的格式設定后，您就會感受到此鈕的便利之處了。Excel操作指南自動建立等差、日期及等比數列首先要說明數列的類型，以便清楚知道哪些數列可由Excel的功能來自動建立。Exccl可建立的數列類型有4種：等差級數：數列中相鄰兩數字的差相等，例如：1、3、5、7…等比級數：數列中相鄰兩數字的比值相等，例如：2、4、8、16…日期：例如：2012/12/5、2012/12/6、2012/12/7…自動填入：自動填入數列是屬于不可計算的文字數據，例如：一月、二月、三月…，星期一、星期二、星期三…等都是。Excel已將這類型文字數據建立成數據庫，讓我們使用自動填入數列時，就像使用一般數列一樣。以下就分別說明如何建立以上這4種數列。建立等差數列請接續上一節的練習，我們要在A2：A6單元格中，建立1、2、3、4、5的等差數列，請如下操作：在A2、A3單元格分別輸入1、2，并選取A2：A3范圍做為來源單元格，也就是要有兩個初始值（如1、2），這樣Excel才能判斷等差數列的間距值是多少。來源儲存格Excel操作指南將指針移到填滿控點上，按住鼠標左鈕不放，向下拉曳至A6單元格：指針旁的數字表示目前到達的儲存格將填入的值參考指針旁的數字，當建立到你要的數字后請放開滑鼠，等差數列就建立好了：建立數列后，自動填滿選項鈕又再度出現了，而且下拉選單中的第1個項目略有不同：以復制數據的方式來填滿。就上例而言，A2：A6范圍會變成1、2、1、2、1此外，利用填滿控點還可以建立“項目1、專案3、專案5、專案7…”的文數字組合數列，只要在來源單元格輸入“項目1”、“專案3”，再拉曳填滿控點即可完成，你可以自行試試看。Excel操作指南建立日期數列再來試試建立日期的功能。請開啟一份新工作簿，假設我們要在Al：El建立一個日期數列，就可以在來源Al單元格中輸入起始日期，然后拉曳填滿控點至El單元格：1、輸入起始日期2、拉曳填滿控點至El儲存格即可建立由于我們建立的是日期數列，所以當你按下自動填滿選項鈕熙時，會看到多出幾個與日期有關的選項若改選此項，建立的日期數列會跳過星期六、日此為預設選項選此項，A1：El會填入，2012/1/1、2012/2/1…2012/5/1Excel操作指南建立文字數列Excel還內建許多常用的自動填人數列，例如”甲、乙、丙、丁…”、”一月、二月、三月…”等，方便我們使用填滿控點快速完成輸入。如右圖操作，我們來練習在A3：Al0建立”甲、乙…辛”：拉曳至A10建立不同的自動填入數列，自動填滿選項鈕下拉選單中的項目也會隨數列的特性而有所不同。在A3輸入“甲”Excel操作指南建立等比數列不用按計算器，就能輕松建立等比數列等比數列無法像等差數列以拉曳填滿控點的方式來建立，我們實際來操作看看。例如要在B3：Bl0建立5、25、125…．的等比數列。在B3單元格中輸入5，按下圈圖鍵，接著選取B3：Bl0的范圍：切換到開始頁次，按下編輯區的填滿鈕，由下拉選單中選擇『數列』命令開啟數列交談窗：1、選擇此項，因為根據步驟1選取的范圍，數列會產生在列2、選擇要建立的數列類型此欄可設定數列最后結束的數字，若未設定將延伸到選取范圍為止，此例為Bl0單元格3、輸入等比的數值按下確定鈕，等比數列就建立完成了：Excel操作指南工作表的操作插入與切換工作表目前使用中的工作表，頁次卷標會呈白色，如果想要編輯其他工作表，只要按下該工作表的頁次標簽，即可將它切換成作用工作表。一本工作簿預設有3張工作表，若不夠用時可以自行插入新的工作表。請開殷一份新工作簿，如下練習插入一張新的工作表：按下此鈕插入工作表插入的新工作表Excel操作指南為工作表重新命名雙按工作表1頁次卷標，使其呈選取狀態：

Exccl會以工作表1、工作表2、工作表3…．為工作表命名，但這類名稱沒有意義，當工作表數量多時，應更改為有意義的名稱，以利辨識。假設我們要在工作表1輸入各項商品的銷售統計數量，所以可以將它重新命名為”銷售數量”。輸入”銷售數量”再按下鍵，工作表就重新命名了。Excel操作指南設定頁次標簽顏色除了可以更改工作表的名稱，頁次卷標的顏色也可以個別設定，這樣看起來就更容易辨識了。例如我們要將”銷售數量”這個頁次卷標改為紅色：在頁次卷標上按下鼠標右鈕選擇此命令選擇頁次卷標的顏色設定好之后，”銷售數量”工作表的頁次卷標會顯示紅色底線，那是因為”銷售數量”是目前的作用工作表，若選取其他的工作表，就會看到”銷售數量”工作表的頁次卷標正是剛才設定的紅色了：選擇此項，可回復頁次標簽的默認色彩Excel操作指南刪除工作表對于不再需要的工作表，可在工作表的頁次卷標上按鼠標右鈕執行『刪除』命令將它刪除。若工作表中含有內容，還出現提示交談窗請你確認是否要刪除，避免誤刪了重要的工作表。Excel操作指南保存文件要儲存文件，請按下快速存取工具欄的保存文件鈕，如果是第一次存盤，會開啟另存新檔交談窗，讓你配置文件案儲存的相關信息。切換至保存文件的文件夾輸入文件名按下保存鈕當你修改了工作簿的內容，而再次按下保存文件鈕時，就會將修改后的工作簿直接儲存。若想要保留原來的文件，又要儲存新的修改內容，請切換至文件頁次，按下另存新檔鈕，以另一個檔名來保存。Excel操作指南這里要特別提醒您，在儲存時預設會將存檔類型設定為Excel工作簿，擴展名是*.xlsx的格式，不過此格式的文件無法在Exccl2000/XP/2003等版本開敔，若是需要在這些Exccl版本開殷工作簿，那么建議你將存檔類型設定為Excel97-2003工作簿：不過，將文件存成Excel97-2003工作簿的*.xls格式后，若文件中使用了2007/2010的新功能，在儲存時會顯示如右的交談窗，告知您將如何儲存這些部份：此交談窗的內容，會隨您使用的新功能而顯示不同的處理方式。此例說明了儲存后圖形將無法編輯若按下繼續鈕儲存，日后開敔時可能發生圖表無法編輯，或內容不完整的等問題，所以建議您一定要為文件先儲存一份Excel工作簿(*.xlsx)格式，再另存一份Excel97-2003工作簿(*.xls)格式。Excel操作指南開啟舊文檔要重新開敔之前儲存的文件，請切換至文件頁次再按闊殿舊文件鈕，就會顯示開啟舊文件交談窗讓你選擇要開殷的文件了。若要想開啟最近編輯過的工作簿文件，則可按下文件頁次的最近鈕，其中會列出最近編輯過的文件，若有想要開啟的文件，按下文件名就會開啟了。下次忘記文件名、儲存位置時，可以到這里看看，或許需要的文件就列在其中Excel操作指南在單元格建立公式Excel的公式和一般數學公式差不多，數學公式的表示法為：若將這個公式改用Excel表示，則變成要在A3單元格中輸入：意思是Excel會將Al單元格的值十A2單元格的值，然后把結果顯示在A3單元格中。Excel操作指南三、公式與函數輸入公式輸入公式必須以等號“=”起首，例如=Al+A2，這樣Excel才知道我們輸入的是公式，而不是一般的文字數據。現在我們就來練習建立公式，請開殷范例文件Ch03-01，我們已在其中輸入了兩個學生的成績：

我們打算在E2單元格存放“王書桓的各科總分”，也就是要將“王書桓”的英文、生物、理化分數加總起來，放到E2單元格中，因此將E2單元格的公式設計為“=B2十C2+D2”。請選定要輸入公式的E2單元格，并將指針移到數據編輯列中輸入等號”=”：函數方塊在此輸入“＝”Excel操作指南三、公式與函數接著輸入“=”之后的公式，請在單元格B2上單擊，Excel便會將B2輸入到數據編輯列中：此時B2被虛線框包圍住B2自動輸入到公式中再輸入，"+"，然后選取C2單元格，繼續輸入，"+"，選取D2單元格，如此公式的內容便輸入完成了：Excel操作指南最后按下數據編輯列上的翰入鈕或按下鍵，公式計算的結果馬上顯示在E2單元格中：數據編輯列會顯示公式單元格顯示公式計算的結果Tip:若想直接在單元格中查看公式，可按下+鍵鍵在

鍵的上方，在公式和計算結果間做切換。你也可以直接在E2儲存格中，以鍵盤直接輸入“=82十C2十D2”、再按下Enter鍵來輸入公式Excel操作指南相對參照位址與絕對參照位址相對與絕對參照的差異公式中會運用到的地址有相對引用地址與絕對參照地址2種類型。相對引用地址的表示法例如：Bl、C4；而絕對參照地址的表示法，則須在單元格地址前面加上”$”符號，例如：$B$l、$C$4。假設你要前往某地，但不知道該怎么走，于是就向路人打聽。結果得知你現在的位置往前走，碰到第一個紅綠燈后右轉，再直走約100公尺就到了，這就是相對引用地址的概念。另外有人干脆將實際地址告訴你，假設為”中正路二段60號”，這就是絕對參照地址的概念，由于地址具有唯一性，所以不論你在什么地方，根據這個絕對參照地址，所找到的永遠是同一個地點。將這兩者的特性套用在公式上，代表相對引用地址會隨著公式的位置而改變，而絕對參照位址則不管公式在什么地方，它永遠指向同一個單元格。Excel操作指南實例說明底下我們以實例為你說明相對引用地址與絕對參照地址的使用方式。先選取D2單元格，在其中輸入公式”=B2十C2”并計算出結果，根據前面的說明，這是相對引用地址。以下我們要在D3單元格輸入絕對參照地址的公式=$B$3+$C$2。選取D3單元格，然后在數據編輯列中輸入”=B3”。按下鍵，B3會切換成$B$3的絕對參照地址：你也可以直接在資料編輯列中輸入"=$B$3"。Excel操作指南切換相對引用與絕對參照地址的快速鍵鍵可循序切換單元格地址的參照類型，每按一次

鍵，參照地址的類型就會改變，其切換結果如右：接著輸入“+C3”，再按下F4鍵將C3變成$C$3，最后按下鍵，公式就建立完成了：D3的公式內容D2及D3的公式分別是由相對地址與絕對地址組成，但兩者的計算結果卻一樣。到底它們差別在哪里呢？選定D2：D3單元格，拉曳填滿控點到下一欄，將公式復制到E2：E3儲存格：計算結果不同了Excel操作指南相對地址公式D2的公式=B2+C2，使用了相對位址，表示要計算D2往左找兩個儲存格(B2、C2)的總和，因此當公式復制到E2單元格后，便改成從E2往左找兩個儲存格相加，結果就變成C2和D2相加的結果：絕對地址公式D3的公式=$B$3十$C$3，使用了絕對位址，因此不管公式復制到哪里，Excel都是找出B3和C3的值來相加，所以D3和E3的結果都是一樣的：Excel操作指南混合參照如果在公式中同時使用相對引用與絕對參照，這種情形稱為混合參照，例如：這種公式在復制后，絕對參照的部份(如$Bl的$B)不會變動，而相對引用的部份則會隨情況做調整。絕對參照相對參照絕對參照相對參照我們繼續做練習，請依照下列步驟將E3單元格中的公式改成混合參照公式=$B3+C3：雙按E3單元格，將插入點移至”=”之后，接著按兩次F4鍵，讓$B$3變成$B3。Excel操作指南將插入點移至“+”之后，按3次F4鍵將$C$3變成C3，最后按下enter鍵，公式便輸入完成。接著選定F3，分別拉曳填滿控點至F3及E4：E4單元格F3單元格B4單元格為0，C4單元格也為0B3維持1215，D3為2180Excel操作指南使用函數方塊輸入函數函數也是公式的一種，所以輸入函數時，也必須以等號“=”起首，假設我們要在B8單元格運用SUM函數來計算班費的總支出。首先選取存放計算結果的B8儲存格，并在數據編輯列中數入等號”=”接著按下函數方塊右側的下拉鈕，在列示窗中選取SUM，此時會開啟函數引數交談窗來協助我們輸入函數：選取SUM函數Excel操作指南函數的使用方法若按下此處，可取得函數的進階說明TIP：函數方塊列示窗只會顯示最近用過的10個函數，若在函數方塊列示窗中找不到想要的函數，可選取其他函數項目開啟插入函數交談窗來尋找欲使用的函數（稍后說明）。這里會描述此函數的功能Excel操作指南再來就是要設定函數的自變量。先按下第一個自變量欄Number1右側的折迭鈕，將函數自變量交談窗收起來，再從工作表中選取B4：B6當作自變量：按—下自變量欄右側的展開鈕，再度將函數自變量交談窗展開：選取B4：B6當作自變量TIP：除了從工作表中選取單元格來設定自變量，你也可以直接在自變量欄中輸入自變量，省下折迭、展開函數引，數交談窗的痲煩。選取的范圍會被虛線框圍住函數自變量交談窗目前被折迭起來這里會顯示計算的結果Excel操作指南按下確定鈕，函數的計算結果就會顯示在B8單元格內：剛才輸入的函數及公式計算結果Excel操作指南用自動顯示的函數列表輸入函數若已經知道要使用哪一個函數，或是函數的名稱很長，我們還有更方便的輸入方法。請直接在單元格內輸入”=”．再輸入函數的第1個字母，例如”S”，單元格下方就會列出S開頭的函數，如果還沒出現要用的函數，再繼續輸入第2個字母，例如”U”，出現要用的函數后，用鼠標雙按函數就會自動輸入單元格了：

移動箭頭鍵到函數上，會顯示函數的說明雙按函數可自動輸入單元格TIP:若一直沒有出現函數列表，請切換到文件頁次再按下選項鈕，然后切換到公式頁次，確認已勾選公式自動完成選項。Excel操作指南利用“自動求和”鈕快速輸入函數

在開始頁次編輯區有一個自動加按鈕

，可讓我們快速輸入函數。例如當我們選取B8單元格，并按下

鈕時，便會自動插入SUM函數，且連自變量都自動幫我們設定好了：只要按下enter鍵，就可以算出班費的總支出了會自勤選取好函數引數，你也可以自行重新選取其他范圍這里會有函數的輸入格式提示除了加總功能之外，還提供數種常用的函數供我們選擇使用，只要按下

鈕旁邊的下拉鈕

，即可選擇要進行的計算：可用來做這些運算若選此項，會開啟插入函敷交談窗Excel操作指南開啟“插入函數”交談窗輸入需要的函數插入函數交談窗是Excel函數的大本營，當你在函數方塊列示窗中找不到需要的函數時，就可從這里來輸入函數。現在我們要練習透過插入函數交談窗來輸入函數，列出面包店各家門市的營業額排名。請選取C4單元格，然后按下數據編輯列上的插入函數鈕，你會發現數據編輯列自動輸入等號”=”，并且開殷插入函數交談窗：可從這里選擇函數的類別，如財務、統計、文字、日期及時間…等列出Excel所提供的函數按下此處可顯示目前所選取函數的使用說明函數的功能敘述Excel操作指南接著從插入函數交談窗中選取RANK.EQ函數，進行門市營業額的排名：1、選擇統計類別若不知道Excel是否提供你所要的函數，也可在此欄輸入中、英文關鍵詞，再按下右側的開始鈕進行搜尋2、選取此類別下的RANK.EO函數3按下確定鈕，開啟

函數引數交談窗開啟函數自變量交談窗后，如下圖輸入各自變量的內容：在此輸入B42輸入要進行排名的單元格范圍（在此我們要排名的范圍

是固定在B4：813之間，所以使用絕對參照地址）Excel操作指南按下確定鈕即可得到計算結果。計算出，惠城精城門市的營業額是所有門市的第3名請選取C4單元格，并拉曳其填滿控點到C13儲存格。計算出所有門市的營業額排名若想變更自變量設定，請選取函數所在的單元格，然后按下插入函數鈕

展開函數自變量交談窗來重新設定Excel操作指南函數綜合練習-獎金發放作業學會插入函數之后，我們來做個綜合練習，讓你對函數有更進一步的了解。假設我們要依年資來計算中秋節發放的獎金，年資未滿1年的員工沒有獎金，滿1年以上未滿3年則發放5，000元獎金，滿3年以上則發給8，000元獎金。如下圖所示：Excel操作指南首先要進行年資的計算，請先選取D2儲存格，在此要使用DATEDIF這函數來計算兩個日期之間的年數、月數或天數，其格式如下：DATEDIF(開始日期，結束日期，差距參數單位）到職日獎金基數基準日（我們以這個日期為基準，所以使用絕對參照位址）求算兩日期差距的整年數要使用“Y”參數在D2單元格中輸入“=DATEDIF(B2,$C$2,”Y“)”，然后按EnterDATEIF的差距單位參數參數傳回的值"Y"兩日期差距的整年數，亦即‘滿幾年’"M"兩日期差距的整月敷，亦即’滿畿倜月”"D"兩日期差距的整日數，亦即‘滿畿天’"YM"兩日期之間的月數差距，忽略日期中的年和日"YD"兩日期之間的天數差距，忽略日期中的年"MD"兩日期之間的天數差距，忽略日期中的年和月Excel操作指南計算出”蔣文文”的年資后，請選取D2儲存格，然后拉曳填滿控黠至Dll儲存格，即可算出所有員工的年資。年資為0表示未滿一年計算出”蔣文文”的年資后，請選取D2儲存格，然后拉曳填滿控黠至Dll儲存格，即可算出所有員工的年資。計算出年資後，就可以依年資來計算獎金，我們要用IF函數來判斷應發放的獎金。IF函數可判斷條件是否成立，如果所傳回的值為TRUE時，就執行條件成立時的作業，反之則執行條件不成立時的作業。Excel操作指南IF(判斷條件，條件成立時的作業，條件不成立時的作業）當年資小于1年的條件成立，沒有獎金當年資小于3年的條件成立，獎金為5000；若條件不成立，就是滿3年以上，獎金為8000在E2單元格中輸入”=IF(D2<1,0,IF(D2<3,5000,8000))”Excel操作指南就是好蔣文文的獎金后，請將E2單元格的填滿控點拉曳到E11單元格，即可算出所有人的獎金。Excel操作指南不需輸入公式也能得知計算結果這一節要介紹一個超實用的自動計算功能，讓你不需輸入任何公式或函數的情況下，也能快速得到運算結果，其可計算的項目包括求和、平均值、最大值、最小值…等常用的類別。如右圖所示，只要選取E2：E11單元格，馬上就會在狀態欄看到計算結果：選取E2：E11范圍狀態列會自動算出此次獎金發放的總金額、平均值等計算結果Excel操作指南自動計算功能不僅會計算總和、平均值、項目個敷，還可以計算最大值、最小值、數字計數等。若要燮更目前計算的項目，可如下操作：在狀態欄按右鍵選擇所要的計算功能，功能前顯示打勾符虢，表示含列在狀態列，此例請加選最大值、最小值2項可看出此次獎金發放最少是0元，最都是8000元Excel操作指南復制單元格資料4-1-1利用工具鈕復制資料先來說明用工具鈕復制單元格數據的操作。如下所示范例，在這個范例中，一月份的總計已在G5單元格建立好了，公式為”=SUM(C5：F5)”。由于各月份總計欄的計算方法都是一樣的，因此我們要用復制、貼上的方法，將G5的公式復制到G9：Gll單元格，計算出四到六月的總計。Excel操作指南四、表格編輯接著選取要貼上的區域G9：GII．然后按下開始頁次剪貼簿區的貼上鈕將源數據貼上：來源資料被虛線框包圍按下此鈕計算出四到六月份的總計粘貼選項鈕，后面會介紹Excel操作指南

由于G5單元格的公式使用相對引用地址，因此復制到G9：Gll后，公式參照的位址會隨著位置調整，所以G9、Gl0及Gll的公式分別如下：數據復制到貼上區域后，源數據的虛線框仍然存在，所以可再選取其它要貼上的區域繼續復制。若復制工作已完成，請按下鍵或執行其它命令來取消虛線框。利用鼠標拉曳復制資料

我們也可以改用鼠標拉曳的方式來復制單元格數據。在執行移動單元格的過程中，按住Ctrl鍵，在箭頭的右上角會出現一個“+”號，這就可以完成對單元格的復制操作。Excel操作指南插入復制的資料選取源數據單元格A4，然后按下Ctrl+C鍵復制來源資料。選定目的單元格B4，切換到開始頁次再如圖操作：選擇此鈕選擇此項Excel操作指南原有的資料富益投信會往下移一格，而A4單元格的數據永勝科技會復制到B4單元格。按Esc鍵即可取消虛線框A4單元格的資料復制到B4原來B4資料往下移利用工具鈕搬移資料首先選取欲搬移的源數據A3：D3，然后切換到開始頁次，按下剪貼簿區的剪下鈕，剪下來源資料：被剪下的資料會出現虛線框選取貼上區域A5，然后按下剪貼簿區的貼上鈕，將源數據搬到選取的區域：資料被搬下來了Excel操作指南利用鼠標拉曳搬移資料

用鼠標拉曳的方式同樣也可以搬移數據。接續上例，我們要將單元格A2：D2的資料搬到第6列：選取單元格A2：D2，并將指標移到粗框上（不要放在填滿控點上）拉曳至A6單元格后放開鼠標Excel操作指南插入搬移資料若粘貼區域已存有數據，為了避免原有的數據被覆蓋掉，可改用插入的方式來貼上。請接續上例，假設”梁秀云”和”沈心慈”這兩組數據的位置要對調，我們就用插入搬移數據的方式來修正：選取欲搬移的范圍A6:D6，然后按下Ctrl+Shift鍵剪下資料。接著選取貼上區域A5，然后由儲存格區的插入鈕選擇貼上的方式：

資料已經插入A5:D5,而原來的資料、往下移。Excel操作指南復制與搬移對公式的影響復制公式的注意事項

將公式復制到貼上區域后，Excel會自動將貼上區域的公式調整為該區域相關的相對地址，因此如果復制的公式仍然要參照到原來的單元格地址，該公式應該使用絕對地址。以下以范例進行說明：B5單元格含有公式，用來計算上面3個單元格的總和將85復制到B6時，公式變成從B6往上找3個儲存格來做加總Excel操作指南

若搬移的單元格資料跟公式有關，請特別注意下列幾點：

假如搬移的是公式，則公式中的位址不會隨著粘貼區域的位址調整，所以公式仍然會參照到原來的單元格位址。搬移前公式搬移后公式按下Ctrl+X鍵剪下資料，再到B6單元格Excel操作指南若公式參照到單元格范圍，則僅搬移其中一儲存格的話，其公式參照的儲存格范圍不變：參照到B2：B4參照的范圍不變，而值改變了將B3單元格搬到E3單元格Excel操作指南若將參照的范圍整個搬移到別處，公式的參照會跟著調整到新地址：公式變了，但值沒變將B2:B4移到E2:E4如果公式參照到的單元格數據被移到其它單元格中，則公式會自動跟著調整到新地址：搬移前公式內容搬移后公式變了將C3單元格搬移到E3單元格Excel操作指南儲存格袒含有多種資料，例如用來建立公式的單元格，其內就含有公式和計算的結果；而單元格也可以只包含單純的文字或數字資料…，逭些我們通稱為儲存格的屬性。選擇性粘貼上一復制單元格屬性復制單元格屬性

下面我們用實例來進行練習。假設要將D2單元格的公式及值屬性，分別復制到E2及E3單元格：先選取來源資料儲存格D2，并切換到開始頁次，按下剪貼簿區的復制按鈕，這個動作會復制D2的所有屬性。這個單元格具有公式與值兩個屬性Excel操作指南選取E2儲存格，然后按下粘貼鈕，即可看到數種儲存格屬性供你選擇：這些都是粘貼鈕可以選擇的單元格屬性從粘貼的下拉選單中選取公式，表示要粘貼公式屬性：公式復制過來了值會重新計算Excel操作指南接著選取E3儲存格，再次按下粘貼鈕，從選單中改選值，這次要貼上的是值這個屬性：只將值復制過來Excel操作指南由粘貼選項設定要帖上的單元格屬性將儲存格的屬性貼到目的儲存格之后，目的儲存格旁邊舍出現粘貼選項鈕

，若按下此鈕，可顯示選單來改邊所要粘貼的儲存格屬性：點擊此按鈕粘貼屬性Excel操作指南單元格的新增與刪除有時候舍在輸入資料的遇程中愛發現資料漏打，需要在現有的資料周穿插放入這些資料時，就需要先在工作表中插入空白列、行或儲存格，再到其中輸入資料：若有空白的儲存格，或用不到的內容，則可將之刪除。新增與刪除整行、整列

新增列單擊要插入位置后面的列標，選擇一列單元格，單擊右鍵彈出快捷菜單，選擇插入命令，或者選擇“開始”菜單里的插入按鈕。Excel操作指南新增行單擊要插入位置后面的行標，選擇一行單元格，單擊右鍵彈出快捷菜單，選擇插入命令，或者選擇“開始”菜單里的插入按鈕。Excel操作指南刪除行、列在要刪除的行或列上單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【刪除】命令即可。或者選擇“開始”菜單里的刪除按鈕。Excel操作指南新增與刪除空白單元格

新增空白單元格假設要在B2：D2插入3個空白單元格，則先選取要插入空白單元格的B2:D2切換至“開始”菜單的單元格區域下的插入按鈕，執行插入單元格命令。Excel操作指南

刪除空白單元格

選取要刪除的單元格，比如B2：D2Excel操作指南切換至“開始”菜單的單元格區域下的刪除按鈕，執行刪除單元格命令。Excel操作指南單元格的文字格式設定如果設定的封象是整個儲存格的文字，只要選取儲存格，或是選取儲存格范圍、整行、整列，再切換到開始頁次，按下字體區的工具鈕進行設定，文字就會套用設定的格式了。此區域用來設定文字格式Excel操作指南數字資料的格式化工作表的數字資料，也許是一筆金額、一個數量或是銀行利率…等等，若能為數字加上貨幣符號”$”、百分比符號”%。…，想必更能表達出它們的特性。直接輸入數字格式儲存格預設的數字格式通用格式，表示用哪一種格式輸入數字，數字就以該種格式顯示。如在Al儲存格中輸入”$123”：以后就算在Al儲存格中重新輸入其他敷字，Excel也會以貨幣格式來顯示。再次選取Al儲存格，然后輸入”4567”（不要輸入$符虢）：Excel操作指南以數值格式列示窗設定格式

例如想把“$4567”改成“$4567.00”，選擇“開始”菜單里數字區域，點擊數據格式，選擇適合的數值格式。選擇此項Excel操作指南設定單元格的樣式如果覺得預設的一般樣式太單調，可先選取要變換樣式的單元格或范圍，再切換到開始頁次，在樣式去中按下單元格樣式鈕，從中選揮喜歡的樣式，節省自己設定各種格式的時間。選擇此按鈕也可以在此設定數字格式選擇喜歡的樣式Excel操作指南日期和時間的格式設定輸入日期與時間當你在儲存格中輸入日期或時間資料時，必須以Excel能接受的格式輸入，才會被當成是日期或時間，否則會被當成文字資料。以下列舉Excel所能接受的日期與時間格式：Excel操作指南輸入單元格中的日期Excel判定的日期2010年12月1日2010/12/12010年12月1日2010/12/12010/12/12010/12/11-Dec-102010/12/112/12010/12/1(不輸入年份將視為當年）1-DEC2010/12/1(不輸入年份將視為當年）輸入單元格中的時間Excel判定的時間11:2011:20:00AM12:03AM12:02:00AM12時10分12:10:00PM12時10分30秒12:10:30PM上午8時50分08:50:00AM更改日期與時間的顯示方式

選中要更改日期格式的單元格，單擊鼠標右鍵，選擇“設置單元格格式”，進入數字選項。

如下圖所示，選擇要設定的日期格式。

更改時間的顯示方式和更改日期的方法類似。Excel操作指南日期格式Excel操作指南計算兩個日期間的天數如果想知道兩日期間的間隔天敷，或是兩時間所間隔的時數，可以建立公式來計算。間隔天數計算數天后的日期45天后的日期Excel操作指南設定資料對齊方式、方向與自動換列功能設定單元格資料的水平及垂直對齊方式

要調整儲存格資料的對齊方式，最快的方法是選取儲存格，然後切換到開始頁次，按下對齊方式區的工具鈕來設定。設定垂直的對齊方式設定水平的對齊方式Excel操作指南設定文字的方向儲存格內的資料預設是橫式走向，若字敷較多，儲存格寬度較窄，還可以設為直式文字，更特別的是可以將文字旋轉角度，將文字斜著放。

要改變字體的方向，先選中單元格，切換到開始菜單，在對齊方式區下選擇鈕。

也可以通過設置單元格格式里的對齊方式進行設定。設定文字方向Excel操作指南讓單元格的文字能自動換列先選中單元格，切換到開始菜單，在對齊方式區下選擇自動換列鈕。選擇此按鈕Excel操作指南凍結拆分窗口當凍結窗格時，可以選擇在工作表中滾動時仍可見的特定行或列。其方法如下：要鎖定行，請選擇其下方要出現拆分的行。要鎖定列，請選擇其右側要出現拆分的列。要同時鎖定行和列，請單擊其下方和右側要出現拆分的單元格。點擊菜單欄“視圖”-“凍結拆分窗口”當凍結窗格時，“凍結窗格”選項更改為“取消凍結窗格”，可以取消對行或列的鎖定。Excel操作指南拆分窗格以鎖定單獨工作表區域中的行或列：

指向垂直滾動條頂端或水平滾動條右端的拆分框。當指針變為拆分指針或時，將拆分框向下或向左拖至所需的位置。要取消拆分，請雙擊分割窗格的拆分條的任何部分。垂直滾動條拆分框水平滾動條拆分框Excel操作指南數據有效性利用數據菜單中的有效性功能可以控制一個范圍內的數據類型、范圍等，還可以快速、準確地輸入一些數據。比如錄入身份證號碼、手機號這些數據長，數量多的數據，操作過程中容易出錯，數據有效性可以幫助防止、避免錯誤的發生。數據有效性的設置方法如下：選定要輸入數據的區域，如F列。Excel操作指南選擇菜單欄里的“數據”->“有效性“，打開數據有效性對話框，設置有效性條件為“文本長度”，選擇“數據”為“等于”，長度欄根據需要填寫，如身份證為“18”，手機號碼就填“11”，這樣在單元格填寫的號碼會以科學記數法的形式出現，要點擊“設置單元格式”->選擇“數據”中的文本。Excel操作指南通過數據有效性還可以設置下拉菜單選定要設定下拉菜單的列。選擇菜單欄里的“數據”->“有效性“，打開數據有效性對話框，設置有效性條件為“序列”，在“來源”里輸入要限制輸入的值，逗號輸入時要切換到英文輸入模式。Excel操作指南數據有效性還可以應用于時間、日期、整數、小數等的檢查控制。數據有效性的出錯信息數據有效性的出錯信息包括“停止”，“警告”，“信息”。Excel操作指南圖表類型介紹

工作表中的數據若用圖表來表達，可讓數據更具體、更易于了解。Excel內建了多達70余種的圖表樣式，你只要選擇適合的樣式，馬上就能制作出一張具專業水平的圖表。

請切換到插入頁次，在圖表區中即可看到內建的圖表類型。按下各個圖表類型鈕，可開啟Excel內建的圖表類型進一步選擇副圖表類型，你可以參考5-5節的說明來更換Excel操作指南四、圖表編輯

以下我們就簡單為你說明幾種常見的圖表類型，當你要建立圖表前，可以依自己的需求來選擇適當的圖表。直條圖：柱形圖是最普遍使用的圖表類型，它很適合用來表現一段期間內數量上的變化，或是比較不同項目之間的差異，各種項目放置于水平坐標軸上，而其值則以垂直的長條顯示。例如各項產品在第一季每個月的銷售量：Excel操作指南折線圖：顯示一段時間內的連續數據，適合用來顯示相等間隔（每月、每季、每年…．）的資料趨勢。例如某公司想查看各分公司每一季的銷售狀況，就可以利用折線圖來顯示：Excel操作指南圓形圖：餅圖只能有一組數列數據，每個數據項都有唯一的色彩或是圖樣，餅圖適合用來表現各個項目在全體數據中所占的比率。例如底下我們要查看流行時尚雜志中賣得最好的是哪一本，就可以使用餅圖來表示：Excel操作指南橫條圖：可以顯示每個項目之間的比較情形，Y軸表示類別項目，X軸表示值，條形圖主要是強調各項目之間的比較，不強調時間。例如你可以查看各地區的銷售額，或是像底下列出各項商品的人氣指數。Excel操作指南區域圖：強調一段時間的變動程度，可由值看出不同時間或類別的趨勢。例如可用分區圖強調某個時間的利潤數據，或是某個地區的銷售成長狀況。底下以惠州近年來各縣市新生兒人口數為例來繪制分區圖。Excel操作指南散布圖：顯示2組或是多組資料數值之間的關聯。散布圖若包含2組坐標軸，會在水平軸顯示一組數字數據，在垂直軸顯示另一組數據，圖表會將這些值合并成單一的數據點，并以不均勻間隔顯示這些值。散布圖通常用于科學、統計及工程數據，你也可以拿來做產品的比較，例如底下的冰熱兩種飲料會隨著氣溫變化而影響銷售量，氣溫愈高，冷飲的銷量愈好。Excel操作指南股票圖：股票圖顧名思義就是用在說明股價的波動，例如你可以依序輸入成交量、開盤價、最高價、最低價、收盤價的數據，來當做投資的趨勢分析圖。Excel操作指南環圈圖：與餅圖類似，不過環圈圖可以包含多個資料數列，而餅圖只能包含一組數列。例如右圖的例子，可以看出電器產品近三年的銷售狀況。Excel操作指南泡泡圖：泡泡圖和散布圖類似，不過泡泡圖是比較3組數值，其數據在工作表中是以欄進行排列，水平軸的數值(X軸)在第一欄中，而對應的垂直軸數值(Y軸)及泡泡大小值則列在相鄰的欄中。例如底下的例子，X軸代表產品的銷售量，Y軸代表產品的銷售額，而泡泡的大小則是廣告費。Excel操作指南雷達圖：可以用來做多個資料數列的比較。例如右圖的例子，我們可以雷達圖來了解每位學生最擅長及最不擅長的科目。Excel操作指南建立圖表對象認識Excel的圖表類型后，現在我們就以實際的例子來學學如何在工作表中建立圖表對象，將令人眼花的數據數據轉變成美觀、易于辨別高低趨勢變化的圖表，看起來也更為專業、有說服力！建立銷售圖

下面以房產銷售量為例子說明建立銷售圖。

如下圖，選取A3：E7范圍，切換到插入頁次，在圖表區中如下操作：Excel操作指南按下柱形圖按鈕選擇三維柱形圖下的三維簇狀柱形圖隨即在工作表中建立好圖表物件Excel操作指南若是修改了圖表的來源資料，圖表會自動重新修正內容，不需重新繪制圖表TIP：你也可以在選取源數據后，直接按下ALT十F1鍵，快速在工作表中建立圖表，不過所建立的圖表類型則是預設的柱形圖，如果你有自行修改過默認的圖表類型，那么將以你設定的為主。Excel操作指南認識"圖表工具"頁次

在建立圖表物件后，圖表會呈選取狀態，功能區還會自動出現一個圖表工具頁次，你可以在此頁次中進行圖表的各項美化、編輯工作。圖表工具頁次圖表的周圍出現框線，表示圖表目前為選取狀態Excel操作指南將圖表建立在新工作表中

剛才建立的圖表對象和數據源放在同一個工作表中，最大的好處是可以對照數據源中的數據，但若是圖表太大，反而容易遮住數據源，此時你可以將圖表單獨放在一份新的工作表中：請在選取圖表對象后（在圖表上單擊即可選取），切換到圖表工具頁次下的設計頁次，并按下移動圖表鈕。選擇此鈕接著會開啟移動圖表交談窗，讓你選擇圖表要建立在新工作表或是移動到其他工作表中。選擇新工作表若拉下此列示窗，可選擇將圖表搬移到其他工作表中Excel操作指南

設定完成后，即可在Chart1工作表中看到圖表物件。TIP：要將圖表建立在獨立的工作表中，除了剛才所述的方法外，還有一個更簡單的方法，那就是在選取數據來源后，直接按下F11鍵，即可自動將圖表建立在Chartl工作表中。

Excel操作指南調整圖表對象的位置及大小

移動圖表的位置建立在工作表中的圖表對象，也許位置和大小都不是很理想，沒關系，只要稍加調整即可。直接拉曳圖表對象的外框，即可移動圖表黑色框線代表圖表物件移動后的新位置Excel操作指南調整圖表的大小如果圖表的內容沒辦法完整顯示，或是覺得圖表太小看不清楚，你可以拉曳圖表對象周圍的控點來調整：拉曳圖表外框的控點可調整圖表的寬度或高度拉曳對角控點可同步調整寬、高Excel操作指南調整字型的大小如果調整過圖表的大小后，圖表中的文字變得太小或太大，那么你可以先選取要調整的文字，并切換到開始頁次，在字型區拉下字號列示窗來調整：在文字上按一下即可選定文字拉下字號列示窗，調整文字大小文字變大了Excel操作指南TIP：在字型區中除了可調整圖表中的文字大小，你還可以利用此區的工具鈕來修改文字的格式，例如加粗、斜體、更改字型顏色…等。調整文字大小，圖表也會自動縮放大小，如果調整文字后，圖表反而變的不清楚，你可以利用剛才所教的方法，拉曳圖表對象的邊框，來調整圖表對象的大小。認識圖表的組成項目從上面所建立的圖表中，我們可以發現圖表是由許多項目所組成，這一節我們就來認識這些圖表的組成項目。不同的圖表類型其組成項目多少會有些差異，但大部份是相同的，底下我們以圖表來說明圖表的組成項目。Excel操作指南圖表標題繪圖區格線圖例圖表區坐標軸Excel操作指南

圖表區：指整個圖表及所涵蓋的所有項目。繪圖區：指圖表顯示的區域，包含圖形本身、類別名稱、坐標軸等區域。繪圖區Excel操作指南圖例：辨識圖表中各組數據系列的說明。圖例內還包括圖例項標示、圖例項目。圖例項目是指與圖例符號對應的資料數列名稱圖例項標示代表數據系列的圖樣Excel操作指南座標軸與網格線：平面圖表通常有兩個坐標軸：X軸和Y軸；立體圖表上則有2個坐標軸：X-Y和Z軸。但并不是每種圖表都有坐標軸，例如餅圖就沒有坐標軸。而由坐標軸的刻度記號向上或向右延伸到整個繪圖區的直線便是所謂的網格線。顯示網格線比較容易察看圖表上數據點的實際數值。格線X軸通常為水平軸，包含類別Y軸通常是垂直軸，包含數值資料刻度符號Excel操作指南

圖表墻和圖表底板：圖表墻和圖表底板則是立體圖表所特有的。圖表底板（為了方便辨讖，我們替圖表底板填上色彩）圖表墻（為了方便辨識，我們替圖表墻填上色彩）Excel操作指南5-5變更圖表類型本章一開始我們就提過，不同的圖表類型，所表達的意義也不同。若是你覺得當初建立圖表時所選擇的圖表類型不適合，該怎么辦呢？這一節我們先帶你了解一下選擇數據源范圍與圖表類型的關系，再告訴你如何替建立好的圖表更換圖表類型。每一種圖表類型都有自己的特色，而且繪制的方法也不盡相同，千萬別以為只要任意選取了一個數據范圍，就可以畫出各種圖表。例如，圓形圖只能表達一組數據系列，所以數據范圍應該只包含一組數列。選取數據源范圍與圖表類型的關系Excel操作指南若要畫散布圖，由于此種圖表類型的X-Y軸都要是數值坐標軸（沒有類別坐標軸），所以選取的范圍至少包含兩組有互相影響關系的數值坐標軸。畫雷達圖時，每個類別都會有自己的數值坐標軸，所以數據范圍最好要包含多組類別，而且至少要超過3個。Excel操作指南因此在選取數據范圍時，你應該先考慮到這個數據范圍要以什么樣的圖表類型來表達；或是先決定好要繪制哪一種類型的圖表，再來考慮數據的選取范圍。5-5-2更換成其他圖表類型當圖表建立好以后，若覺得原先設定的圖表類型不恰當，可在選取圖表后，切換到圖表工具／設計頁次，按下類型區的變更圖表類型鈕來更換。選取圖表切換到圈表工具／設計頁次，按下變更圖表類型鈕Excel操作指南由此區選擇要更換的圖表類型由此區選擇圖表的樣式按下確定鈕Excel操作指南5-6變更資料范圍在建立好圖表之后，才發現當初選取的數據范圍錯了，想改變圖表的數據源范圍，你可以如下操作，不必重新建立圖表。房產銷售量為范例而言，我們只需要一到三月的銷售量，而不需將第一季的總銷售量也繪制成圖表，所以要重新選取數據范圍。多選了第一季總銷量的數據Excel操作指南

請選取圖表對象后，切換到圖表工具／設計頁次，然后按下數據區的選取數據鈕，開啟選取數據數據來源對話框來操作：選取第一季總量按下刪除鈕按下此鈕，可將交談窗縮小，到工作表中重新選取資料按下確定鈕后，圖表即會自動依選取范圍重新繪圖。Excel操作指南只繪制一到三月的銷售量Excel操作指南改變圖表欄列方向：數據系列取得的方向有循欄及循列兩種，接下來我們要告訴你如何改變數據系列的取得方向。

接續剛才的范例，圖表的數據系列是來自列，如果我們想將數據系列改成從行取得，請選取圖表對象，然后切換到圖表工具／設計頁次，按下切換列／欄鈕即可。數據系列來自列數據系列來自行按下此鈕Excel操作指南利用“格式化條件”分析數據

當工作表中的數據量一多，實在很難一眼辨識出數據高低或找出所需的項目，若我們想強調工作表中的某些資料，如：會計成績達到90分以上者、銷售額未達標準者…，便可利用設定格式化的條件功能，自動將數據套上特別的格式以利辨識。在設定格式化的條件功能中，具有許多種數據設定規則與視覺效果，請在開始頁次中按下定格式化的條件鈕：設定格式化的條件功能的各種資料規則每種規則中尚可選擇更細的設定條件Excel操作指南六、圖形數據化分析設定格式化的條件應用之一：分析全班考試成績，標示為黃色的是90分以上，標示為紅色的則是不及格的成績，一眼就可以分辨出來以下我們將一一利用不同的范例，來練習套用設定格式化的條件功能的各種規則。Excel操作指南

實例1：分析考試成績用“大于”規則標示90分以上的考試成績假設我們要找出90分以上的成績，看看考到高分的學生大約有多少，便可利用大于規則幫我們標示出90分以上的成績。請選取B3：G15，然后切換到開始頁次，在樣式區按下設定格式化的條件鈕，執行『突出提示單元格規則／大于』命令：Excel操作指南執行此命令Excel操作指南輸入89按下確定鈕選擇符合規則的儲存格要標示的格式設定時工作表會實時預覽標示的結果，將90分以上的成績都標示出來Excel操作指南當您在數據表中加入格式化條件后，若在選取的數據范圍內，又修改了數值，標示的結果也會立即變更。原本的成續"88"未符合標示條件修改成績為"90"之后按下Enter鍵，一符合條件便立即顯示標示接著，可以利用相同的方法，執行『突出提示單元格規則／小于』命令，練習將分數小于60分的標示為紅色；執行『突出提示單元格規則／介于』命令，將介于75-89分的標示為綠色，就可在工作表中一眼看出各成績的區間了：Excel操作指南標示為黃色的是90分以上、紅色是不及格，綠色則是介于75-89分之間TIP:按下設定格式化的條件鈕，執行『突出提示單元格規則／等于』命令，則可標示特定的數值。當數據范圍內設定了不同的條件規則后，就能以個別設定的標記樣式來讓我們分辨特定的數據資料了。Excel操作指南

自定義條件規則的標示格式當我們按下設定格式化的條件鈕，選擇要執行的命令后，您可以從默認的格式項目中挑選要顯示的格式。除了使用默認的項目外，您也可以選擇自定義格式項目，即可開歐單元格格式交談窗來自定義要使用的標示格式：預設的標示項目自定義標示格式Excel操作指南

刪除格式化條件在工作表中加入格式化條件后，可視實際狀況取消不需要的格式化條件。首先選取含有格式化條件的單元格范圍（如上例中的B3：G15），按下設定格式化的條件鈕，執行『管理規則』命令，在開啟的交談窗中會列出該范圍已設定的所有條件規則，可讓我們進行刪除：選取要刪除的條件按下此鈕刪除完成后選擇確定Excel操作指南若想一次刪除所有的條件，可在選取范圍后，按下設定格式化的條件鈕，執行『清除規則』命令：此項可刪除選取范圍內，所有已設定的條件若選擇此項則會刪除目前工作表中所有已設定的條件規則，不需事先選取范圍Excel操作指南實例2：分析書籍排行榜資料

以下再來練習不同的設定格式化的條件項目：Excel操作指南用"包含下列的文字"規則標示相同出版社的項目包含下列的文字規則可幫我們找出某單元格范圍中，符合特定字符串或數值的數據。假設我們想查詢書籍排行榜中，某作者的書大約有多少本位于榜上。我們先選取要查詢的范圍，然后按下設定格式化的條件鈕，執行『突出提示單元格規則／包含下列的文字』命令：輸入作者名稱，在此輸入“三采”設定要標示的格式按確定鈕Excel操作指南從標示的結果可以發現作者三采有不少書籍名列榜中Excel操作指南用發生日期查詢出版時間發生的日期規則，會幫我們標示出符合某時間條件的單元格數據，例如我們想找出本月出版的書籍，便可選取書籍排行榜工作表范圍，然后按下設定格式化的條件鈕，執行『突出提示單元格規則／發生的日期』命令來做查詢：選擇要查詢的時間范圍，此處選擇這個月設定標示的格式按確定Excel操作指南標示出版日期在本月份的項目Excel操作指南利用重復的值標示出暢銷作者重復的值規則可標示出數據范圍內，單元格數據有重復的項目。倘若我們想知道有哪些作者是排行榜的常客，就可以利用此規則來查詢，選取查詢的范圍，然后按下設定格式化的條件鈕，執行『突出提示單元格規則／重復的值』命令：若在此選擇唯一，則可標示只出現過一次的名字選擇重復設定標示的格式按確定標示出重復出現在榜上的暢銷作家Excel操作指南實例3：查詢業務員業績以上示范的是格式化條件中，屬于突出提示儲存格規則分類的項目，我們接著再來進行項目選取規則分類的示范。以銷售業績數據為例，我們要從一堆數據中找出業績優秀與不佳的資料：用“值最大的10項"標示名列前茅的業務成績項目選取規則可標示出數據范圍內，排行在最前面或最后面幾項的數據。倘若我們想了解每一季的業績中，業績位于前3名或是業績位于倒數3名的業務員，就可以利用此規則來查詢。請選取要查詢的范圍，然后按下設定格式化的條件鈕，執行『項目選取規則／值最大的10項』命令，先查詢第1季的前3名：Excel操作指南在此輸入3，表示要查詢前3名的數字選擇要標示的格式列出第1季的前3名了按確定Excel操作指南可以用同樣的方法查出～4季的前3名Excel操作指南用“值最小的10項"標示名列前茅的業務成績接續上列，請選取要查詢的范圍，按下設定格式化的條件鈕，執行『項目選取規則／值最小的10項』命令，來查詢倒數3名的業務成績：在此輸入3，表示要查詢前3名的數字選擇要標示的格式列出第1季的倒數3名按確定Excel操作指南用"前100%“及"最后10%"規則標示前30%或最后30%的業績也可以不以名次查詢業績，而是以業績高低百分比率標示出業績好與業績壞的項目。我們使用相同的范例來操作，選取B3：B16范圍，清除此范圍先前設定的規則后，按下設定格式化的條件鈕，執行“項目選取規則／值最大的10%"，分別查出每一季位居前30%的業績：選擇要標示的格式在此輸入30，表示要查詢列于前30%的項目Excel操作指南要再列出業績落在最后30%的項目，則按下設定格式化的條件鈕。執行『項目選取規則／值最小的10%』命令進行設定：將前面30%標示為紅色，倒數30%標示為綠色Excel操作指南用高于平均及低于平均規則找出高于或低于平均的業績選取查詢的范圍，清除格式化條件后，再按下設定格式化的條件鈕，執行『項目選取規則／高于平均值命令．選擇要標示的格式Excel操作指南再執行『項目選取規則／低于平均值』命令，使用不同的格式來標示低于平均值的項目，就可以清楚分辨出每一季大家的業績好壞了：分別列出每一季業績高于平均（標示為淺紅色填滿與深紅色文字）與低于平均（標示為黃色填滿與深黃色文字），馬上就一目了然Excel操作指南實例4：用“數據橫條”規則標示業績數據高低資料橫條會使用不同長度的色條，來顯示數據數據，數字愈大色條愈長，反之，數字愈小則色條愈短。繼續以銷售業績工作表作為示例。請選取要查詢的范圍，按下設定格式化的條件鈕，執行『數據條』命令：從默認的項目中，選擇要使用的顏色Excel操作指南實例5：用"色階"規則標示DVD租借次數

色階規則會使用不同深淺或不同色系的色彩，來顯示數據數據，例如數字較大的用深色表示，數字較小的用淺色表示。下面以DVD租借統計工作表作為示例，假設我們想知道哪些片子借出的次數最多，選取數據范圍，按下設定格式化的條件鈕，執行『色階』命令：點選要使用的色階項目Excel操作指南實例6：用"圖標集"規則標示學生成績圖標集規則有17種圖標類型，可在各數據數據旁邊附注旗幟、燈號或箭頭等圖示。假設以三旗幟圖示

為例：綠色旗幟表示較高值，黃色旗幟表示中間值，紅色旗幟表示較低值。

下面以學生成績工作表進行示例：選取數據范圍，按下設定格式化的條件鈕，執行『圖標集』命令點選要使用的圖示類型，此例選擇五箭號（彩色）項目Excel操作指南幫助快速了解數據的趨勢圖

迷你圖是Excel2010的新功能，可藉由放置在單元格中的微小圖表，以可視化的方式輔助了解數據的變化狀態，例如業績的起伏、價格的漲跌等。使用迷你圖的最大好處是可以放置于其數據附近，就近清楚了解數據的走勢與變化。

切換到插入頁次，在圖表區旁，我們可以看到Exccl新增的迷你圖鈕，按下此按鈕，可以選擇要繪制的迷你圖類型：可以建立折線圖、柱形圖以及盈虧三種迷你圖Excel操作指南例如我們將每月的收支記錄繪制成如下的折線圖：從走勢圖可看出飲食費近來有逐漸攀升的趨勢用"折線圖"了解每一個業務的業績狀況下面繼續以銷售業績工作表，選取數據范圍，我們想要使用折線圖來了解一下趙一銘在本年度的業績走勢變化：Excel操作指南切換到插入頁次選擇折線圖按下此鈕，設定折線圈要放在哪個單元格這里顯示的是我們之前選取的單元格范圍Excel操作指南這里即會顯示出F3單元格的絕對位置按下此鈕完整顯示建立走勢圖對話框在工作表中點選F3單元格按下確定Excel操作指南F3單元格中便出現了此業務員一年來的銷售業績變化.

調整走勢圖的格式現在的折線圖不太方便辨識，所以需要再加入一些標記，點選折線圖所在的儲存格，便會自動切換到迷你圖工具的設計頁次，在功能區中看到折線圖相關的格式設定：Excel操作指南CDEFGABA:選取此項可以顯示所有數據標記

B：選取此項可以顯示負值；

C：選取此項可以顯示最高值或最低值

D：選取首點或尾點項目，可以顯示第一個值或最后一個值

E:這里提供了許多折線的樣式圖供選取F：設定折線圖的色彩G：設定標記的色彩Excel操作指南折線圖中便加入代表各季的標記了

另外，由于走勢圖是內嵌于單元格中的小圖表，所以我們還可以在單元格中輸入文字，然后使用走勢圖做為背景。可直接在儲存格中加入文字Excel操作指南如果想要快速建立出其他業務員的業績迷你圖，可以直接拉曳迷你圖單元格的填滿控點到相鄰的單元格，快速為后來加入的數據列建立迷你圖。拉曳填滿控點到F16快速建立出其他業務員的折線走勢圖了Excel操作指南建立數據透視表

下面以籃球員的得分示例建立數據透視表姓名得分籃板助攻搶斷蓋帽喬丹35.56.56.52.11伯德28.78.73.21.51.5巴克利25.313.53.41.52.5約翰遜22.38.812.52.51馬龍28.112.32.11.72.6斯托克頓17.73.413.420.5

選擇“插入”里的數據透視表，點擊“數據透視表”，得到如下所示：Excel操作指南七、數據透視表

選取要顯示的字段Excel操作指南

得到如下圖所示的數據透視表Excel操作指南7-2插入切片器

選擇數據透視表工具下的選項，點擊插入切片器在彈出的“插入切片器”對話框中勾選“姓名”、“得分”和“助攻”三個選項。單擊“確定”按鈕。Excel操作指南Excel將創建3個切片器，如圖所示。通過切片器可以很直觀的篩選要查詢的數據。Excel操作指南7-3關閉切片器

單擊清楚篩選器按鈕或使用Alt+C鍵即可關閉切片器。如果要刪除切片器，選擇某個切片器，按Delete鍵即可。Excel操作指南預覽打印結果在打印作業表或固表之前，最好可以先在熒幕上檢查打印的結果，若發現有跨頁資料不完整、圓表被截斷等不理想的地方，都可以立即修正，以節省紙張及打印時間。

開啟“文件->打印”，可以在右邊窗口預覽打印的結果。由此設定打印選項此份工作比會打印的