費用報銷制度交流說明

費用報銷制度交流編寫：郭建明

日期：2015.04.211.目的為加強公司費用管理、控制不合理費用開支，提高經營效益。2.范圍適用于公司所有費用支出部門。3.費用支出控制辦法公司費用支出通過費用預算控制，具體規定按《財務預算管理程序》和《費用界定指引》執行。4.員工借款規定及流程4.1借款管理規定1、員工出差或因公借款：借款人員憑審批后的《借款單》按批準額度辦理借款，借款人員報銷或辦理完成相關事宜回公司后3個工作日內辦理銷賬手續。2、其他臨時借款：如現金零星采購業務、業務費、周轉金等，借款人員應及時報賬，除周轉金外其他借款原則上不允許跨月借支。3、員工不得因私借款。4、因公借款金額小于1000元的原則上不得批準，借款金額超過3000元應提前一天通知財務部。5、借款銷賬規定：借款銷賬時應以借款申請單為依據，據實報銷，超出申請單范圍使用的，須經主管領導批準，否則財務人員有權拒絕銷賬。6、借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還者轉為個人借款從工資中扣回。(報銷單據已交財務待審批且夠核銷前借款，可以再借）4.2借款流程1、借款人按規定填寫《借款單》，注明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）、標注轉賬或現金；并提供部門或公司領導權限內的《請示報告單》或《出差申請單》等預批單據，需按照費用項目及費用預計寫明費用預算。2、審批流程：經辦人填借款單→部門負責人審核→費用會計確認（前欠款金額）→副總或總經理批準。(借款金額大于10000元的應當由總經理審批，借款金額在10000元及以下的應當由副總批準。)（副總不在可以財務主管代簽）3、出納付款：借款人憑審批后的借款單到財務部辦理領款手續。出納應當在1個工作日內辦理完成。5.費用報銷單填列規范1、報銷單和其所附的原始憑證不得涂改，涂改單據一律退回重寫，涂改發票或其他原始單據無效一律不得報銷（原如有涂改，在報銷時扣除該費用金額）。2、費用報銷單應當用藍、黑水筆正楷書寫，用膠水粘貼附件，不得使訂書針、大釘、回形針串別。不符合規定的，財務部門作退回處理。3、報銷的原始發票要求是正規有效發票。除餐費等定額發票外，發票抬頭一律寫明公司全稱（深圳市鼎華科技發展有限公司），并加蓋開票單位財務專用章或公章，優先索要增值稅專用發票。（原文發票級次：增值稅發票-普通發票-正規收據。交際費用報銷見交際費用管理細則處理。）發票內容（發票日期、住宿天數、實際地點、費用內容等）必須與實際業務內容一致，故意或未履行檢查責任導致與實際不符的發票，視作無效發票，不得報銷。見示例總結。4、對其他部門委托辦理的事項，費用需由委托部門承擔的，報銷單應由經辦部門填寫，并經委托部門經理簽字確認,無委托部門經理簽字的,費用記入經辦部門賬。5.5報銷單據的規定5.5.1使用說明單據名稱使用說明《費用報銷單》零星費用支出《差旅費報銷單》差旅費支出《現金支出證明單》非差旅費的日常費用的報銷。出差過程中的交際費和其他補貼也分別單獨填寫《支出證明單》。《原始憑證粘貼單》對小票較多，按類別分層次粘貼，附在前2種報銷單后面。《借款單》個人因公暫時借款。5.6費用報銷審批支付流程1、辦公場地、倉庫等租賃合同必須報財務部備案，作為租賃費支出依據。2、費用申請的審批流程：零星采購流程：使用人申請→部門負責人審批→分管副總或總經理審批→采購或行政采購（行政僅限于采購辦公用品）單次費用預算內且小于1000元的，相關當事人提出申請→部門負責人審批并知會公司總經理。單次費用在1000元以上的，相關當事人提出申請→部門負責人確認→公司總經理審批。3、費用報銷的審批支付流程：當事人填制《費用報銷單》→部門負責人審批→費用會計審核→財務部負責人審批→公司常務副總審批→總經理審批（超預算或前置審批不完整）→財務部出納支付。4、辦理時間：財務部以每周四為收單截止日期，并于下周二支付完成審核通過的費用單據。周四前未交單或審核未通過的單據轉入下次處理。6.差旅費管理細則6.1差旅費指公司員工因公出差發生的各項費用。6.2因公出差有境外（含港澳臺地區）出差和境內(不含港澳臺地區)出差1、因公境外出差依據出差申請預算據實報銷。2、因公境內出差規定外地出差外地出差的差旅費是指因公需要，到外地出差發生的費用，包括在途交通費、住宿費、出差目的地市內交通費。出差期間的交際費不列入差旅費報銷單，另行單獨填寫《支出證明單》，與差旅費同時報銷。若出差期間的交際費，不與差旅費同時報銷，在另行報銷時，財務部門作退回處理。員工出差，必須先填《出差申請單》，經部門領導及分管副總批準；出差在3天（含3天）以上的應由總經理加批。出差回公司后，在三個工作日內，持《出差申請單》，到財務部門辦理報銷手續，無特殊原因未在三天內報銷差旅費的財務部不予辦理，并不得再次借款。在途交通費乘火車10小時內可以到達的，原則上不得乘坐飛機和軟臥；乘火車5小時內可到達的，以硬座為準，不得乘坐硬臥。未經批準，超標部分個人自理。在途交通費按路途時間、職務級別的乘坐標準，給予據實報銷。在途交通費還包括：飛機場至賓館的往返出租車費；機場建設費、保險費。住宿及生活費補貼住宿及生活費用按地區標準、職務級別，給予據實報銷。超過標準的超過部份不予報銷；除總經理外，住宿費同行同性出差，兩人按其中一人職務較高者的標準報銷（另一人補報45元/天的伙食補貼）。住宿費按實際需要為準，當天下午出差外地不返回，按一天計算住宿；反過來，返回深圳或辦事處到達當天，哪怕是次日凌晨到達，也不得報銷住宿費用。伙食補貼時間計算：出差天數以中午12:00為界限，以車、船票的時間為標準；出發時間≤12:00的，出差天數為1天，反之為半天；到達時間＞12:00的，出差天數為1天，反之為半天。出差地市內交通費出差地市內交通費包括除飛機票、火車票、輪船票、長途汽車票及有關機場費、保險費以外的所有交通費用，未能認定為長途汽車票的一律視同市內交通費。期間的市內交通費據實報銷。出差人員因病在外地住院，期間的市內交通費不再發放。公司人員自備車外地出差，期間的市內交通費不再發放，2元每公里包干。（不再報銷過路費及停車費）出差人員趁出差之便，事先經主管經理批準就近返家省親辦事的，其繞道車船費扣除直線單程車船費，多開支的部分由個人自理。不報銷繞道和在家期間的出差生活補貼、住宿費和市內交通費。出差人員因游覽或非工作需要的參觀而開支的一切費用均個人自理。②本市出差公司全體員工因公市內出差無餐費補貼，無住宿費補貼。

離開深圳到周邊辦事，當天可以往返的，視同市內，無其他補貼。

外埠出差每天補貼45元，在規定金額（如300）住宿伙食補貼內包干公司員工市內交通費按實報銷，原則上以公交車、地鐵為主，無特殊情況不得乘坐出租車；若有特殊情況的，事先向主管經理提出申請，批準后方可乘坐。公司員工因工作需要而加班或外出辦事的，時間在22:00后，可乘坐出租車。公司員工乘坐出租車的，在報銷車費時，須在出租車票空白處，寫明乘坐原因，否則財務部門作退回處理。③工作外派根據公司需要派往外地業務工作的人員，其往來的在途交通費按外埠出差標準執行。對外地業務單位能夠提供伙食或住宿的，一律由業務單位統一安排，出差人員不再享受期間的出差生活補貼及住宿費補貼。④業務駐點規定業務員出差到公司設有駐點的城市，要入住公司駐點宿舍，無按<出差費用標準>規定的住宿和生活費補貼，駐點生活費補助按每個工作日45元/天。駐點城市的市內交通費，對每月打出租車不超過4次的費用和市內交通費可實報實銷，且每月累計報銷市內交通費不得超過1000元。從駐點城市出差到其他城市的，要請示部門負責人批準，并按異地出差標準報銷，并相應扣除駐點生活費補助。6.3出差費用標準（單位：元/天/人）出差標準：費用報銷級別如下職務級別火車輪船飛機住宿及生活費補貼總經理軟臥二等艙經濟艙實報實銷副總經理硬臥三等艙經濟艙A部門經理硬臥三等艙經濟艙A銷售經理、部門主管、普通員工硬臥三等艙經濟艙A注：A級城市：省會城市、深圳、珠海、汕頭、東莞、中山、佛山、江門、惠州、湛江、北海、廈門、南通、寧波、溫州、蘇州、無錫、大連、秦皇島、煙臺、青島、連云港、唐山。B級城市：A級城市以外的城市。7.交際費管理細則7.1業務交際費實行財務備案制度，具體標準由各部門主管提出。7.2招待費(餐費)的標準：業務部門對客戶進行分類并對客人費用標準進行設定，報財務部備案，未備案的客戶一律按照每人25元/餐的標準報銷。7.3交際費是指招待客人而產生的的支出，包括餐費、禮品、娛樂活動、購物卡、利是、旅游景點門票等。7.4交際費的在費用產生前，當事人應當采用口頭或書面的形式向部門領導提出本次費用計劃，口頭申請應在返回公司1個工作日內，補走書面申請流程，（原單次費用金額≥300元必須采用書面申請，）申請內容包括①事由②參加人數③發生次數④預計金額。7.5凡是或其他無發票交際費必須單獨填列《現金支出證明單》，并在摘要欄內簡要列明①事由②參加人數③發生次數，不寫明①②③三項內容的，在報銷時財務部門作退回處理。出差期間的交際費須與差旅費同時報銷。如有高一級別主管人員參加，須有最高一級主管作為報銷人（總經理除外）。7.6公司內部交際費用的處理：部門活動基金(職能部門人均200元/年)，部門負責人提出申請→總經理批準→借款→費用報銷。用途：聚餐，部門組織活動。8.特別說明8.1公司辦公費用的控制由人事行政部統一集中申購、登記、領用及收回管理；8.2機票及展會出差住宿費、往來火車票由人事行政部統一預定申請付款，報銷人不得另行報銷及申請補貼。8.3《請示報告單》或《出差申請單》的規定

1、批準權限：出差一天以內（含一天）且單次費用1000元以內（含1000元）的由部門負責人審批，出差時間大于一天或單次費用大于1000元的由總經理審批。2、申請批準流程：當事人填制單據（應列明出差事由和預算金額）→部門負責人審批→總經理批準（超權限的）。9.附則9.1本臨時規定由公司財務部和總經辦修正制定，經總經理核準簽發，自2015年5月1日起實施執行，原相關費用制度作廢，未盡事宜以財務部發文為準。9.2本臨時規定由財務部、總經理辦公室負責解釋、監察。9.3本辦法自公布之日起執行。10.相關文件無11.相關單據11.1《外出申請單》DH-HR-00111.2《用車申請單》DH-HR-00311.3《物料申請單》DH-HR-00211.4《請示報告單》DH-MC-01111.5《資產購置申請單》DH-FD-005補充說明：1、對賬單及Invoice需簽字確認（包括現結及月結）。2、有借款的在費用報銷時應附上借款時的“請示報告單”，并注明借款金額。3、填制付款申請單時應備注付款期限，如為急件，需注明“加急”，并寫明是否已收發票，如未收發票，應寫明收票時間（僅限預付款）。4、如果報銷事項無法取得正規發票或收據，以其他發票替代時，在填制報銷單時，需以發票項目來填制報銷，并用鉛筆寫明實際產生費用的項目。其他說明：單據填寫規范1、分費用項目填寫2、分客戶填寫3、研發分研發項目填寫預算控制：1、單次預算超支控制：--請示報告單，報銷內容必須符合出差請示報告的內容，不一致的需要在發生前請示授權審批人預先批準，回來補簽。2、部門費用超支控制：（預算總額控制）--按照部門費用預算比率，結合銷售達成