辦公通信禮儀教案

.適用文檔.辦公通信禮儀教課設(shè)計(jì)教課目的：認(rèn)識(shí)使用通信設(shè)施時(shí)應(yīng)注意的問題教課要點(diǎn)：掌握使用通信設(shè)施時(shí)應(yīng)注意的問題教課難點(diǎn)：使用通信設(shè)施時(shí)應(yīng)注意的問題教課方法：講解法、情形教課法、小組議論法。教具：多媒體課時(shí)：2課時(shí)教課過程：一、導(dǎo)入在人與人的交往中，禮儀越周祥越保險(xiǎn)?！小た碃柖Y貌使有禮貌的人愉悅，也使那些受人以禮相待的人愉悅?！系滤锅F二、講解新課〔一〕、禮儀在好多時(shí)候能夠代替郵寄的商務(wù)信函在草擬時(shí)應(yīng)依照商務(wù)信函的一般格式，做到簡潔簡要，文明有禮。1、的禮儀標(biāo)準(zhǔn)的使用有其獨(dú)到的規(guī)那么和禮儀標(biāo)準(zhǔn)，在使用時(shí)應(yīng)注意恪守。(1)將要發(fā)送的內(nèi)容應(yīng)簡潔簡要，盡量不要發(fā)送好多頁數(shù)的，免得占用設(shè)施、浪費(fèi)紙張。(2)單位所使用的設(shè)施，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)。無人在場而又有必需時(shí)，應(yīng)使其處于自動(dòng)接收狀態(tài)。單位的機(jī)盡量不要與辦公采納間一線路，免得影響正常辦公。(3)不要未經(jīng)對(duì)方同意私自覺送。有的企業(yè)機(jī)并不是整天開機(jī)，所以應(yīng)認(rèn)識(shí)對(duì)方開機(jī)的時(shí)間或許預(yù)先聯(lián)系，以便對(duì)方做好接收準(zhǔn)備。(4)不要在未經(jīng)加密的機(jī)上傳遞保密性資料。急件應(yīng)在封面上注明，必免被耽擱。..適用文檔.件要用有企業(yè)信頭的公函紙而且注明時(shí)間、日期、接收人的姓名、號(hào)、號(hào)碼以及所在部門的名稱，還要注明發(fā)送人的姓名、號(hào)及所在部門的名稱，傳遞文件的頁數(shù)等。(7)發(fā)送時(shí)一定依照規(guī)定操作以保證的清楚度。機(jī)有時(shí)紙張成效不理想，筆跡可能不太清楚，也簡單退色，應(yīng)實(shí)時(shí)將件復(fù)印存案。(8)使用完機(jī)后要檢查機(jī)能否還有紙，假如馬上用完要加紙。2、的注意事宜使用時(shí)還要注意以下事宜：(1)一定洼意保護(hù)個(gè)人和所在單位的形象，在發(fā)送時(shí)一般不行缺乏必需的問候語和道謝語。發(fā)送文件、信函、資料時(shí)更要注意這一點(diǎn)。(2)不要私自去除別人在機(jī)上的設(shè)置。(3)假如在發(fā)時(shí)收到其余人的，應(yīng)將其放在收件人的信箱里，不要擅自查察其內(nèi)容。(4)即時(shí)辦理相關(guān)事宜。人們在使用時(shí)，最為看重的是它的時(shí)效性。因此在收到別人的后，應(yīng)在第一時(shí)間內(nèi)采納合適的力式旨知對(duì)方，免得對(duì)方惦念?！捕?、禮儀被現(xiàn)代人公以為便利的通信工具，在平常工作中，使用的語言很關(guān)鍵，它直接影響著一個(gè)企業(yè)的名譽(yù)；在平常生活中，人們經(jīng)過也能大略判斷對(duì)方的人格、性格。因此，掌握正確的、禮貌待人的打方法是特別必需的。接聽的步驟以下：1、接聽前準(zhǔn)備筆和紙。假如沒有準(zhǔn)備好筆和紙，那么當(dāng)對(duì)療需要留言時(shí)，就不得不要求對(duì)方稍等一下，讓來賓等候，這是很不禮貌的。所以，在接聽前，耍準(zhǔn)備好筆和紙。(2)停止全部不用要的動(dòng)作。不要讓對(duì)方感覺到你在辦理一些與沒關(guān)的事情，否那么對(duì)方會(huì)感覺接聽者在分心，這也是不禮貌的表現(xiàn)。(3)使用正確的姿勢。假如接聽姿勢不正確．不當(dāng)心從手中滑下來，或掉在地上，發(fā)出難聽的聲音，也會(huì)令對(duì)方感覺不滿意。..適用文檔.(4)帶著淺笑快速接起，讓對(duì)方也能在中感覺到接聽者的熱忱。2、接聽時(shí)(1)三聲以內(nèi)接起，別的，接聽還要注意接昕電活的語調(diào)，讓對(duì)方感覺到減意；往意語調(diào)的速度；注意接昕的措辭，絕對(duì)不可以用任何不禮貌的語言方式來使對(duì)力感覺不受歡迎；注意兩方接昕的環(huán)境；注意當(dāng)線路發(fā)生故障時(shí)，一定向?qū)Ψ酱_認(rèn)原由；注意打兩方的態(tài)度。當(dāng)聽到對(duì)方的淡話很長時(shí)，也一定有所反應(yīng)，如使用“是的、好的〞等來表示你在聽。主動(dòng)問候，報(bào)部門介紹自己。假如想知道對(duì)方是誰，不要冒昧地問“你是誰〞，能夠說“請問您哪位〞或許以禮貌地問，“對(duì)不起，能夠知道應(yīng)怎樣稱號(hào)您嗎？〞(4)須放置或讓來賓等候時(shí)，應(yīng)賜予說明，并道歉。每過20秒留神一下對(duì)方，向?qū)Ψ秸J(rèn)識(shí)能否愿意等下去。(5)感謝對(duì)方來電，并禮貌地結(jié)束。在結(jié)束時(shí)，應(yīng)用踴躍的態(tài)度，同時(shí)要使用對(duì)方的名字來感謝對(duì)方。〔三〕、E—mail禮儀E-mail即電子郵件，又稱電子信函或電子信函。它是利用電子計(jì)算機(jī)所組成的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)向交往對(duì)象所發(fā)出的一種電子信函。使用E-mai1要注意吼下禮儀標(biāo)準(zhǔn)：(1)同時(shí)發(fā)給幾個(gè)人的電子郵件最好采納分別發(fā)送形式，不要使用抄送格式或許群發(fā)。每日檢查新郵件，收到別人的重要電子郵件后應(yīng)馬上答復(fù)。答復(fù)信函時(shí)可合適附上原文，以便收件人能很快知道答復(fù)信函的要旨。重要的電子郵件在發(fā)送成功后還應(yīng)咨詢其能否收到。電子郵件要注明主題。主題應(yīng)盲簡意賅，令人一日了然。往意標(biāo)題不要過長，免得被郵件系統(tǒng)自動(dòng)歸人垃圾郵件。郵件內(nèi)容要謹(jǐn)慎。此刻法律規(guī)定電子郵件的內(nèi)容能夠作為法律依照，所以公事來往中關(guān)于電子郵件的內(nèi)容必定要謹(jǐn)慎。郵件不要太長，否那么簡單令人忽視局部內(nèi)容或許失掉興趣。郵件最好采納純文本格式，假如需要發(fā)送附件，要考慮對(duì)方可否閱讀該..適用文檔.文件。因?yàn)椴灰粯拥碾娔X的操作系統(tǒng)不一樣，附件內(nèi)容未必能夠打開。仔細(xì)撰寫郵件。向別人發(fā)送的電子郵件必定要精心構(gòu)想，仔細(xì)撰寫，語言要流利。引用數(shù)據(jù)和資料時(shí)應(yīng)注明出處。防備亂發(fā)郵件。妞果沒有必需，不要向別人亂發(fā)電子郵件。信函的開頭結(jié)尾最好有問候語。小潔是A企業(yè)的新人，負(fù)責(zé)辦公室的常務(wù)工作。這日，辦公室主任馮女士要他給企業(yè)的研發(fā)部門的職工發(fā)一封E-mail，通知大家下周的例會(huì)時(shí)間變更。小潔想想自己平常絡(luò)摯友們?nèi)喊l(fā)郵件的情形，使胸中有數(shù)地坐到辦套桌前，開始撰寫郵件。內(nèi)客以下：各位職工，這是一個(gè)時(shí)間更改通知。下周的例會(huì)時(shí)間由周一上午更改加周二上午，時(shí)間仍按原準(zhǔn)時(shí)間。望互相轉(zhuǎn)告。感謝！接下來，他在企業(yè)的信函系統(tǒng)中選了“群發(fā)〞功能，將郵件發(fā)了出去。不久，就有接踵打到辦公室，大家紛繁咨詢時(shí)間更改有沒有自己的部門。本來，小潔一時(shí)粗心，在群發(fā)時(shí)將郵件發(fā)給了企業(yè)的全體職工，而且，因?yàn)槠湫藕型ㄖ膶?duì)象不明確，造成了全體職工的誘惑。過后，辦會(huì)室的馮主任嚴(yán)苛地責(zé)備了他。想想：小潔在使用E—mail時(shí)應(yīng)注意到哪些相應(yīng)的事宜?試試幫助小潔將郵件的內(nèi)容改正一下。〔四〕、即時(shí)聊天工具禮儀即時(shí)通信(IM)以其簡潔、快捷的特色快速任職場交流中普及開來。在看似平?；募磿r(shí)聊天工具中做到得體、大氣的禮儀，是表達(dá)職業(yè)修養(yǎng)的重要門路。在使用即時(shí)聊天工具時(shí)要注意以下禮儀標(biāo)準(zhǔn)：屏幕名稱、圖標(biāo)、頭像能否臺(tái)適。合適于休閑環(huán)境的頭像未必合適商業(yè)環(huán)境；屏幕的名稱、圖標(biāo)和頭像是留給對(duì)方的第一印象，所以要注意其與自己單位名稱的關(guān)系和適應(yīng)。進(jìn)行自我介紹。當(dāng)?shù)谝淮渭せ钜粋€(gè)即時(shí)聊天懇求時(shí)，假如屏幕頭像缺乏以向?qū)Ψ秸f明自己或所在單位的根本狀況時(shí)，要給出簡要的自我介紹。..適用文檔.咨詢對(duì)方能否有時(shí)問聊天。假如不咨詢對(duì)方能否方便進(jìn)行交流而直接發(fā)送聊天窗口，是一種不尊敬對(duì)方的表達(dá)。輕那么給人留下不良印象，重那么影響職場上的來往，是應(yīng)該注意的。明確議論內(nèi)容。任職場中，時(shí)間是最為寶貴的。大部分人不會(huì)只為了聊天而聊天。在進(jìn)行即時(shí)聊時(shí)節(jié)，要先向?qū)Ψ秸f明自己會(huì)話的主要企圖，保證對(duì)方認(rèn)識(shí)要議論的內(nèi)容。悄息應(yīng)簡潔，要點(diǎn)突出。因?yàn)楹枚嗉磿r(shí)信息效力部有數(shù)目限制，發(fā)出的信息應(yīng)盡量簡潔，中文以不超出250字為宜，英文不超出500字符。要適應(yīng)付方的閱讀能力和注意力。英文郵件注意文字格式。用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段塒一些信息進(jìn)行提示時(shí)，要注意能否表露了過于強(qiáng)硬的語氣。給對(duì)方時(shí)問往返成。因?yàn)榇蜃炙俣?、系統(tǒng)、問題難易程度的影響，要留給對(duì)方足夠的時(shí)間往返應(yīng)信息。出于禮貌，每次是好只問一個(gè)問題。保持關(guān)注對(duì)方，以示尊敬。術(shù)語和縮寫。關(guān)于不確立兩方共知的術(shù)語和縮寫，要盡量寫全稱。因?yàn)榻涣鞯膶?duì)方可能是非專業(yè)人員，假如其不熟習(xí)術(shù)語，町能會(huì)產(chǎn)生混雜甚至誤會(huì)。囡此應(yīng)盡量使術(shù)語、縮寫顯得理解、易懂。不要使用自定義字體、文字大小和顏色。文字格式的設(shè)置盡量樸實(shí)、隆重。以黑色宋體的標(biāo)準(zhǔn)字體為宜。假如任意改成紅色、藍(lán)色，或加大、減小字號(hào)，會(huì)給人以冒昧之感。注意機(jī)密信息。即時(shí)信息和在線聊天程序在默認(rèn)設(shè)置下的安全級(jí)別不夠高，它可能同意其余程序從即時(shí)聊天中截守信息。假如需要傳遞或接收機(jī)密信息，應(yīng)中選擇使用安全會(huì)話功能，或許使用其余安全性能更高的程序，比方電子郵件等。結(jié)束會(huì)話的禮儀。結(jié)采即時(shí)會(huì)話時(shí)，除了要重申會(huì)話的要點(diǎn)以外，要咨詢對(duì)方能否還有疑問。假如沒有，應(yīng)該表示感謝。三、講堂小結(jié)掌握職場的辦公通信禮儀標(biāo)準(zhǔn)，為往后走向工作崗位做準(zhǔn)備；掌握禮儀的根來源那么，井能夠?qū)⑵溥\(yùn)用到交際活動(dòng)中。..適用文檔.四