《秘書(shū)基礎(chǔ)》課件-第五章 會(huì)議后的工作

會(huì)議的工作后第五章會(huì)場(chǎng)清理

1．會(huì)場(chǎng)用具會(huì)議結(jié)束后，會(huì)場(chǎng)的臨時(shí)布置(如會(huì)標(biāo)、彩旗、盆景等)應(yīng)撤除，一切用具、用品要清點(diǎn)、歸好。搬動(dòng)過(guò)的桌椅要恢復(fù)原樣，會(huì)場(chǎng)地面、門(mén)窗應(yīng)清掃或擦洗干凈。將租用或借用的設(shè)備及器材及時(shí)退還給租用或借用單位，以免弄壞、弄丟。如果設(shè)備及器材不能及時(shí)退還，應(yīng)該將其鎖進(jìn)倉(cāng)庫(kù)，并安排專人保管。會(huì)場(chǎng)清理

2．會(huì)議文件會(huì)議文件除了正式印發(fā)的以外，多屬草稿性質(zhì)或參考性質(zhì)，并帶有保密性，所以多數(shù)會(huì)議文件在會(huì)后應(yīng)收回，不宜長(zhǎng)期存放在個(gè)人手里，以免遺失泄密。參考、學(xué)習(xí)的文件應(yīng)收齊、歸檔，廢棄的文書(shū)應(yīng)回收，用碎紙機(jī)銷毀，不留紙屑，這樣可防止泄密。大中型會(huì)議在會(huì)議結(jié)束前應(yīng)開(kāi)具清退文件目錄，發(fā)給與會(huì)人員。會(huì)議結(jié)束后，即按清單將文件全部收回。日常工作會(huì)議，可以在會(huì)議結(jié)束后將文件當(dāng)場(chǎng)收回。人員離會(huì)離會(huì)工作，就是在會(huì)議結(jié)束以后做好人員離開(kāi)會(huì)議地，返回原單位的安排、服務(wù)工作。會(huì)后的送行應(yīng)與會(huì)前的迎接同樣的熱情、周到，使與會(huì)者心情舒暢、高高興興地返回原單位。會(huì)議決算開(kāi)會(huì)應(yīng)計(jì)算成本，應(yīng)做預(yù)算：既然有預(yù)算，必然也有決算：會(huì)議過(guò)程中的一切花費(fèi)，應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算計(jì)劃開(kāi)支，因此決算應(yīng)與預(yù)算大體相當(dāng)：一般會(huì)議實(shí)到人數(shù)小于應(yīng)到人數(shù)，那決算也立該略小于預(yù)算。也可能實(shí)到人數(shù)大于應(yīng)到人數(shù)，或由于會(huì)議延長(zhǎng)會(huì)期、增加活動(dòng)等其他原因造成會(huì)議增加開(kāi)支的，其決算也就大于預(yù)算。這應(yīng)在決算表中注明情況，然后提交領(lǐng)導(dǎo)審核，再到貝才務(wù)部門(mén)結(jié)賬。總之，辦會(huì)應(yīng)注意節(jié)約，切不可大手大腳，鋪張浪費(fèi)。案例分析文件流失一次，某公司召開(kāi)部門(mén)經(jīng)理會(huì)議，討論下一季的產(chǎn)品營(yíng)銷策略。大家都希望能夠借此會(huì)議商議出有效的產(chǎn)品營(yíng)銷策略，爭(zhēng)取比競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手搶先一步贏得市場(chǎng)。會(huì)議進(jìn)行得很順利，大家集思廣益，商議出幾條絕妙的點(diǎn)子。會(huì)后大家對(duì)下一季的產(chǎn)品銷量顯得勝券在握，信心十足。可奇怪的是，下一季到來(lái)，他們公司的產(chǎn)品銷量并沒(méi)有直線上升，頂多可以說(shuō)是與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手打個(gè)平手，而且有心人不難發(fā)現(xiàn)，競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手與他們公司采取幾乎雷同的產(chǎn)品營(yíng)銷策略，顯然競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手竊取了他們公司的商業(yè)秘密，可競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手是通過(guò)什么辦法竊取他們公司的商業(yè)秘密，參加會(huì)議的幾位經(jīng)理卻百思不得其解。其實(shí)，問(wèn)題出在那天的會(huì)議上。會(huì)議結(jié)束后，負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)工作的周秘書(shū)沒(méi)有將會(huì)議相關(guān)的文件收回，以至于文件不小心流失到競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的手上。這樣就讓競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手“竊取”了公司的絕妙銷售策略，幾位經(jīng)理的一番心思也就付諸東流會(huì)務(wù)總結(jié)會(huì)務(wù)總結(jié)一般是以開(kāi)總結(jié)會(huì)彤式進(jìn)行，全體會(huì)務(wù)工作人員都要參加。有的重要會(huì)議，如果領(lǐng)導(dǎo)同志有具體要求，就需要在開(kāi)好總結(jié)會(huì)的基礎(chǔ)上，寫(xiě)出書(shū)面的會(huì)務(wù)工作總結(jié)，并交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)葺閱后，作為大會(huì)的文件資料，連同會(huì)議記錄、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等會(huì)議文件，一并作為完整的案卷歸，檔案。文書(shū)立卷、歸檔(一)會(huì)議文件立卷的作用把具有保存價(jià)值的全部會(huì)議文件資料，按照它們之問(wèn)的互相聯(lián)系，進(jìn)行分類整理，有秩序系統(tǒng)地加以編排，完整地保存下來(lái)。這就叫會(huì)議文件資料的立卷。會(huì)議文件立卷具有重要作用它不僅可以保持會(huì)議文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找和利用；而且還可以保護(hù)會(huì)議文件的完整與安全，便于保管；同時(shí)，會(huì)議文件立卷也為檔案管理工作奠定了基礎(chǔ)。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議所形成的件資料，都要進(jìn)行整理立卷。文書(shū)立卷、歸檔(二)會(huì)議文件立卷的范圍需要立卷的會(huì)議文件，大體包括以下幾個(gè)方面：

(1)會(huì)議的正式文件，如決議、決定、指示、領(lǐng)導(dǎo)講話、開(kāi)幕詞、閉幕詞等等；

(2)會(huì)議的參考文件；

(3)會(huì)議上的各種發(fā)言稿；

(4)會(huì)議正式文件的歷次修改稿；

(5)會(huì)議上領(lǐng)導(dǎo)同志的講話記錄稿；

(6)會(huì)議各種簡(jiǎn)報(bào)；

(7)會(huì)議記錄、紀(jì)要；

(8)選舉材料；

(9)各種證件；

(10)記事表；

(11)會(huì)議的組織情況；

(12)與會(huì)者名單、聯(lián)系方法；

(13)其他有關(guān)材料。文書(shū)立卷、歸檔(三)會(huì)議文件資料的收集由于會(huì)議時(shí)間性強(qiáng)，人員變化大，會(huì)務(wù)組工作人員常常是從各單位臨時(shí)抽調(diào)來(lái)的，會(huì)散人去．所以要注意及時(shí)收集文件。為了完整地收集會(huì)議文件資料，負(fù)責(zé)文書(shū)工作的秘書(shū)人員還要注慝加強(qiáng)與有關(guān)方面的聯(lián)系和合作。如，加強(qiáng)與負(fù)責(zé)文件起草工作的同志的聯(lián)系與協(xié)作，請(qǐng)他們將用完的底稿、修改稿等及時(shí)交來(lái)。會(huì)議傳達(dá)

會(huì)議總是少數(shù)干部或代表參加。的，而會(huì)議精神或決議的貫徹執(zhí)行則往往是大多數(shù)甚至體成員的事。因此除了少數(shù)秘密會(huì)議以外，大多數(shù)會(huì)議內(nèi)容都要進(jìn)行傳達(dá)。會(huì)議傳達(dá)必須內(nèi)容、程度、范圍、層次、時(shí)間、方式等。會(huì)議催辦文件只是決策和部署，只是管理過(guò)程的開(kāi)始