檔案室管理制度

檔案室管理制度?一、總則1.目的為加強檔案室的科學管理，確保檔案的完整與安全，有效開發和利用檔案信息資源，為單位各項工作提供有力支持，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于本單位檔案室及各部門檔案管理工作。3.基本原則檔案管理遵循統一領導、分級管理的原則，維護檔案的真實性、完整性、系統性和保密性，便于檔案的保管、查閱和利用。

二、檔案管理機構與職責1.檔案室設置本單位設立檔案室，隸屬[具體部門]管理。檔案室配備專職檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。2.檔案室職責貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，建立健全本單位檔案管理制度并組織實施。負責收集、整理、保管本單位各類檔案，確保檔案的完整與安全。對檔案進行分類、編號、編目等基礎工作，編制檢索工具，便于檔案的查閱利用。開展檔案信息化建設，逐步實現檔案管理的數字化、網絡化。定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規定程序進行銷毀。提供檔案信息服務，為單位各項工作提供檔案資料支持，積極參與檔案的編研工作。監督指導各部門的檔案管理工作，組織檔案業務培訓，提高檔案管理水平。3.各部門兼職檔案員職責負責本部門文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保歸檔文件材料的齊全、完整、準確。按照檔案室的要求，定期將整理好的檔案移交檔案室集中保管。協助檔案室開展檔案的查閱利用工作，及時提供本部門相關檔案資料。接受檔案室的業務指導，積極參加檔案業務培訓，不斷提高檔案管理能力。

三、檔案的收集與整理1.收集范圍本單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據、聲像等不同形式和載體的材料，均屬收集范圍。具體包括：上級機關來文、本單位發文、會議文件、工作計劃與總結、統計報表、財務憑證、合同協議、科研項目資料、工程圖紙、人事檔案材料、設備檔案材料等。2.收集要求各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。收集的文件材料應字跡清晰、簽署完備、格式規范，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料。對破損、褪色的文件材料應及時進行修復或復制，保證檔案的質量。3.整理原則與方法遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。整理工作按照分類、裝訂、編頁、編目、裝盒等步驟進行。分類：根據檔案的來源、時間、內容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業務管理類、經營管理類、生產技術類、科研項目類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、人事檔案類等十大類。裝訂：將每份文件材料按一定順序排列整齊，左側裝訂，拆除金屬物。編頁：對每份文件材料進行編號，以固定其排列順序。編目：編制檔案目錄，包括檔號、文號、責任者、題名、日期、頁數、保管期限等項目，以便于檢索。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔號、年度、保管期限、起止件號等信息。

四、檔案的保管1.庫房建設與設施配備檔案室應選擇干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜的房間作為庫房，庫房面積應滿足檔案存儲的需要。庫房內應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并根據檔案的分類進行合理排列。安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施設備，如消防器材、防盜門窗、溫濕度調節設備、防蟲藥品、滅鼠器具等，確保檔案的安全保管。2.檔案上架與存放檔案應按照分類順序上架存放，同一類檔案應集中排列，便于查找。檔案裝盒后應直立放置在檔案架上，不得倒置或側放。對不同保管期限的檔案應進行區分存放，便于管理和鑒定。3.庫房管理檔案室應建立庫房管理制度，明確專人負責庫房的日常管理。定期對庫房進行清潔衛生，保持庫房整潔。做好庫房溫濕度的監測和記錄工作，根據溫濕度變化及時采取調節措施，使庫房溫濕度符合檔案保管要求（溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%）。嚴格控制庫房的出入，非檔案管理人員未經許可不得進入庫房。確因工作需要進入庫房的，必須辦理登記手續，并在檔案管理人員的陪同下進行操作。定期對檔案進行檢查，發現問題及時處理。檢查內容包括檔案的數量、質量、保管狀況等。

五、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責人擔任組長，各部門兼職檔案員及相關業務人員為成員。鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和計劃，組織實施檔案鑒定工作。2.鑒定標準根據國家有關規定和本單位實際情況，制定檔案鑒定標準。鑒定檔案價值時，主要考慮檔案的來源、內容、時間、形式等因素，重點鑒定檔案的歷史憑證作用和現實利用價值。3.鑒定程序由檔案室提出檔案鑒定的初步意見，列出需要鑒定的檔案清單。檔案鑒定工作小組對清單中的檔案進行逐卷（件）審查，根據鑒定標準確定檔案的保管期限。對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，填寫檔案鑒定審批表，提出銷毀或繼續保存的意見。檔案鑒定審批表經單位分管領導審批后生效。4.銷毀工作對批準銷毀的檔案，由檔案室負責組織實施銷毀工作。銷毀檔案時，應嚴格執行保密制度，確保檔案信息不泄露。銷毀檔案應采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案徹底銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，并在銷毀清冊上簽字確認。銷毀清冊應永久保存，作為檔案銷毀工作的記錄。

六、檔案的查閱與利用1.查閱利用原則檔案查閱利用應遵循保密、合法、規范的原則，確保檔案信息的安全，同時滿足單位各項工作對檔案的合理需求。2.查閱利用范圍本單位內部工作人員因工作需要可查閱利用本單位檔案室保管的檔案。外單位因工作需要查閱利用本單位檔案的，須經本單位分管領導批準。3.查閱利用手續本單位人員查閱檔案，應填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、檔號等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。外單位人員查閱檔案，需持單位介紹信，注明查閱目的、檔案名稱、檔號等信息，經本單位分管領導批準后，到檔案室查閱。查閱時，必須有本單位檔案管理人員在場陪同。4.查閱利用方式檔案室應設立專門的檔案查閱室，為查閱人員提供必要的查閱條件。查閱人員應在查閱室內查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。如需復印、摘錄檔案內容，應經檔案管理人員同意，并按照規定進行登記。復印件應加蓋檔案室印章，摘錄內容應與原件核對無誤。查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案室，由檔案管理人員核對無誤后辦理歸還手續。5.檔案利用效果反饋鼓勵檔案利用者對檔案利用效果進行反饋，檔案管理人員應及時收集利用者的意見和建議，不斷改進檔案服務工作。對在檔案利用過程中發現的問題，應及時采取措施進行處理。

七、檔案信息化管理1.信息化建設目標逐步建立完善的檔案信息化管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.檔案數字化工作制定檔案數字化工作計劃，按照檔案整理的要求，對紙質檔案進行數字化掃描。掃描分辨率應不低于300dpi，圖像格式應為清晰、完整、可長期保存的通用格式，如PDF等。對數字化檔案進行圖像處理，確保圖像清晰、完整、不失真。同時，對圖像進行命名、著錄等工作，建立準確的索引數據庫。將數字化檔案數據存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行備份，防止數據丟失。3.檔案信息化管理系統應用建立檔案信息化管理系統，實現檔案的在線錄入、檢索、借閱、統計等功能。檔案管理人員應熟練掌握系統的操作方法，確保系統的正常運行。利用檔案信息化管理系統，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等環節進行全程跟蹤管理，提高檔案管理工作的規范化程度。定期對檔案信息化管理系統的數據進行維護和更新，確保數據的準確性和完整性。同時，加強系統的安全防護，防止數據泄露和被非法篡改。

八、檔案統計工作1.統計內容檔案統計工作應全面、準確地反映檔案管理工作的基本情況，統計內容包括檔案的收進、移出、整理、保管、利用等方面的數據。2.統計報表制定檔案統計報表制度，定期向上級主管部門和本單位領導報送檔案統計報表。統計報表應數據準確、內容完整、報送及時。3.統計分析定期對檔案統計數據進行分析，總結檔案管理工作的經驗和存在的問題，提出改進措施和建議，為檔案管理決策提供依據。

九、獎勵與處罰1.獎勵對在檔案管理工作中表現突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。獎勵形式包括通報表揚、頒發榮譽證書、給予物質獎勵等。2.處罰對違反本制度規定，造成檔