西華理工學院科研檔案歸檔管理辦法

西華理工學院科研檔案歸檔管理辦法第一章總則第一條為進一步規范西華理工學院科研檔案管理工作，有效保護和利用科研檔案資源，充分發揮科研檔案在學校科技創新、人才培養、學科建設及社會服務中的重要作用，依據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》及國家有關科技檔案管理的法規和標準，結合學?？蒲泄ぷ鲗嶋H，制定本辦法。第二條本辦法所稱科研檔案，是指學校在科學研究、技術研發、學術交流、成果轉化等各項科研活動中直接形成的，對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、數據、聲像、電子文件等不同形式的歷史記錄。科研檔案是學校檔案的重要組成部分，是國家科技資源和知識產權的重要載體。第三條科研檔案管理工作是科研管理工作的基礎環節，必須納入學?？蒲泄芾碇贫取⒓{入科研工作計劃、納入相關部門和人員的職責范圍。在下達科研計劃、布置科研任務、檢查科研進度、驗收科研成果、考核科研人員時，必須同步提出科研文件材料的形成、積累、整理和歸檔要求。第四條科研檔案管理實行“統一領導、分級負責、規范整理、按期歸檔、共享利用”的原則。學校檔案部門對全?？蒲袡n案工作進行統籌規劃、業務指導和監督；各二級學院（部、所、中心）負責本單位科研檔案的預立卷和初步審核；科研項目負責人（PI）對科研檔案的完整性、準確性、系統性和安全性負總責。第五條本辦法適用于西華理工學院所有承擔各類科研項目的教職員工、科研人員、博士后、研究生及參與科研工作的其他人員。學校所屬各單位，不論其經費來源如何，在科研活動中形成的具有保存價值的文件材料，均屬歸檔范圍。第二章管理體制與職責第六條學校檔案館是科研檔案管理的職能機構，履行以下職責：（一）貫徹執行國家關于科研檔案工作的法律法規和方針政策，制定和完善學校科研檔案管理的規章制度和業務規范；（二）負責對全校各單位科研檔案的形成、積累、整理、歸檔工作進行業務指導、監督和檢查；（三）負責接收、分類、編目、保管、鑒定、統計和提供利用全?？蒲袡n案；（四）負責科研檔案信息化建設，推進科研檔案數字資源的整合與共享；（五）組織編制科研檔案保管期限表，負責對到期科研檔案的鑒定與銷毀工作；（六）組織全校科研檔案工作的業務培訓、經驗交流和學術研討。第七條學校科研管理部門（如科研院、社科處）在科研檔案管理中承擔協同管理職責：（一）在科研項目立項、中期檢查、結題驗收等環節，將檔案歸檔作為必要程序，納入科研管理流程；（二）協助檔案館督促項目負責人及時、完整地歸檔科研文件材料；（三）在科研項目結題驗收前，應審查檔案歸檔情況，對于未完成歸檔的項目，不予辦理結題手續；（四）及時向檔案館提供年度科研項目立項清單、結題清單等匯總數據，確保檔案信息與科研管理數據同步。第八條各二級學院（部、所、中心）是科研檔案形成的基層單位，其職責包括：（一）建立本單位科研檔案管理網絡，指定分管科研工作的領導負責，并配備兼職檔案員；（二）組織和督促本單位科研人員做好科研文件材料的形成、積累和整理工作；（三）協助檔案館對本單位擬歸檔的科研檔案材料進行預審核，確保材料的完整性和規范性；（四）定期向檔案館移交本單位已完成的科研項目檔案。第九條項目負責人是科研檔案歸檔的直接責任人。其職責包括：（一）在科研工作啟動時，即確立文件材料的積累和歸檔計劃；（二）在科研活動過程中，隨時收集和整理形成的各種文件材料，確保材料真實、準確、齊全；（三）項目結題或驗收后，按照歸檔要求，對文件材料進行系統整理，并在規定時間內向所在單位兼職檔案員或學校檔案館辦理移交手續；（四）對涉密科研檔案的安全保密負責，嚴格遵守保密規定。第三章歸檔范圍與分類第十條科研檔案的歸檔范圍主要包括學校承擔的各類縱向科研項目（如國家自然科學基金、國家重點研發計劃、省部級科技計劃等）、以及橫向科研項目（與企事業單位、社會團體合作開展的委托開發、聯合攻關、技術咨詢、技術服務等）在全過程形成的文件材料。第十一條科研文件材料的歸檔應貫穿項目管理的全過程，具體包括以下四個階段：（一）科研準備階段1.項目立項申請書、可行性研究報告、項目建議書、調研報告；2.項目批文、任務書、合同書、協議書、委托書、經費預算表；3.項目招投標文件、中標通知書；4.開題報告、學術研討會議紀要、專家論證意見；5.實驗方案、技術路線圖、調研考察記錄；6.重要的往來信函、請示與批復。（二）研究實驗階段1.年度進展報告、中期檢查報告、階段性工作報告；2.實驗記錄本、原始數據記錄、手稿、計算書、配方、圖紙；3.野外考察記錄、勘測數據、采樣記錄、測試分析報告；4.計算機程序代碼、軟件說明書、數據庫文件及相關說明；5.研究過程中的照片、底片、錄音帶、錄像帶、幻燈片等聲像材料；6.樣品、標本等實物的目錄及說明（實物檔案另行建賬）；7.重要的學術會議交流材料、國內外合作交流文件；8.研究過程中的事故分析報告及處理意見。（三）總結鑒定驗收階段1.研究工作總結報告、技術報告、經濟效益分析報告、社會效益分析報告；2.論文專著（包括正式發表的論文復印件、專著封面及版權頁、錄用通知等）；3.專利證書、專利申請書、受理通知書、授權通知書；4.軟件著作權登記證書、植物新品種權證書、集成電路布圖設計專有權證書；5.科技查新報告、檢測報告、用戶使用報告；6.鑒定驗收材料：鑒定申請書、鑒定大綱、專家意見書、鑒定證書、驗收證書；7.參與人員名單、主要完成人情況表。（四）成果轉化與獎勵申報階段1.科技成果登記表、科技成果證書；2.成果轉讓合同、協議、技術入股協議、產業化實施報告；3.經濟效益證明材料、稅務憑證、應用證明；4.科技獎勵申報書、推薦書、獲獎證書、獎狀；5.推廣應用方案、后續開發計劃。第十二條科研檔案的分類按照《高等學校檔案實體分類法》執行，一級類目為“KY”（科研）。根據檔案內容屬性，科研檔案下設二級類目：（一）KY11：科學研究綜合管理文件；（二）KY12：科研項目檔案（按學科或項目級別細分）；（三）KY13：科研成果獲獎檔案；（四）KY14：專利及知識產權檔案；（五）KY15：學術論文與專著檔案。第十三條對于跨年度、跨部門的重大科研項目，應保持檔案材料的完整性，按項目或課題立卷，不得隨意拆分。涉及多個單位協作的項目，由主持單位負責歸檔全套檔案，協作單位負責歸檔其承擔任務中形成的檔案材料，并備份一份交主持單位匯總。第四章文件材料的質量要求第十四條歸檔的科研文件材料必須遵循自然形成規律，保持其有機聯系，真實反映科研活動的客觀歷史面貌。嚴禁偽造、篡改、抽取科研檔案材料。第十五條文件材料的載體和書寫材料應符合耐久性要求。（一）紙質文件材料應使用耐久性的書寫材料（如碳素墨水、藍黑墨水），嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、復寫紙、純藍墨水、紅墨水等易褪色材料書寫；（二）文件紙張幅面一般應采用國際標準A4紙，對于不規則的圖紙、手稿等，需進行托裱或折疊，使其達到標準尺寸，且折疊時要注意保護字跡和圖樣；（三）聲像材料應注明拍攝時間、地點、人物、事由、攝制者，并配以相應的文字說明，存儲在耐久性載體上；（四）電子文件應采用符合國家標準的通用格式，且具備可讀性、可遷移性和不可篡改性。第十六條科研檔案的整理規范。（一）組卷：以一個科研項目或課題為單位組卷。文件材料數量多的可分卷，材料少的可合并組卷，但嚴禁將不同項目的材料混在一起立卷；（二）排列：卷內文件材料應按科研工作階段的時間順序或重要程度排列。結論性材料放在前面，依據性材料放在后面；正文在前，附件在后；批復在前，請示在后；（三）頁碼：卷內文件材料應逐頁在有文字的正面右上角、背面左上角編寫頁號；（四）卷內目錄：每一卷檔案必須編制卷內文件目錄，注明文件序號、責任者、文件編號、文件題名、日期、頁號、備注等；（五）備考表：每一卷檔案末尾應附備考表，說明卷內文件材料的總頁數、立卷人、檢查人、立卷日期等情況。第十七條電子檔案的歸檔要求。（一）電子檔案應實行“雙套制”管理，即物理歸檔與邏輯歸檔同步進行。具有永久保存價值的電子檔案，必須同時制作紙質副本或縮微品一并歸檔；（二）歸檔的電子文件應經過整理、編輯、鑒定，并確保其內容真實、版本準確、元數據完整；（三）電子文件存儲載體應選用光盤、磁帶或硬磁盤等可靠介質，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套異地保存；（四）電子檔案的命名應遵循統一的規則，包含項目編號、階段代碼、文件類型代碼等要素，便于檢索和識別。第五章歸檔流程與時間節點第十八條科研檔案歸檔實行“預立卷”制度。項目負責人在項目立項后，應到所在單位兼職檔案員處領取檔案盒或建立電子文件夾，開始積累文件材料。第十九條歸檔時間節點。（一）年度科研項目：應在項目結題驗收后的三個月內完成歸檔；（二）周期較長的科研項目（如三年以上）：除在結題驗收后歸檔外，項目負責人應分階段將年度進展報告、階段性成果等材料進行階段性歸檔；（三）橫向科研項目：在項目結項、經費決算完畢后三個月內歸檔；（四）無論何種原因終止的科研項目，均應在項目終止通知下達后兩個月內，將已形成的全部文件材料整理歸檔。第二十條歸檔流程。（一）整理：項目負責人按照本辦法要求，對科研文件材料進行系統整理、組卷，并填寫《科研檔案歸檔說明書》和卷內目錄。（二）審核：將整理好的檔案材料提交本單位分管領導和兼職檔案員進行審核。審核內容包括：材料是否齊全、書寫是否規范、排列是否有序等。審核合格后，由兼職檔案員在《科研檔案移交清單》上簽字確認。（三）移交：項目負責人或兼職檔案員攜帶經審核合格的檔案材料及《科研檔案移交清單》（一式兩份），到學校檔案館辦理移交手續。（四）接收：檔案館工作人員對移交的檔案進行清點、檢驗，確認無誤后，在移交清單上簽字蓋章。雙方各執一份留存。（五）入庫：檔案館對接收的檔案進行分類、編目、錄入檔案管理系統，并入庫保管。第二十一條移交清單的內容應包括：項目名稱、項目編號、項目負責人、起止時間、檔案卷數、頁數、載體類型、密級、移交單位、移交人、移交時間、接收人、接收時間等信息。第六章檔案保管與保護第二十二條科研檔案庫房應符合《檔案館建筑設計規范》的要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵、防有害氣體等“九防”措施。配備必要的溫濕度調控設備、消防器材和監控報警系統。第二十三條檔案保管人員應定期對庫房進行安全檢查，做好溫濕度記錄，發現問題及時處理并上報。對磁性載體檔案應定期進行倒帶、轉存，防止信號衰減；對光盤等載體應定期進行讀取測試，確保數據安全。第二十四條科研檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。（一）永久：具有重要歷史價值、反映學校重大科研成就、獲國家級獎勵或產生重大經濟效益、社會效益的科研項目檔案；（二）長期（30年）：具有重要參考價值、獲省部級獎勵或具有較高學術水平的科研項目檔案；（三）短期（10年）：一般性科研項目檔案，以及具有短期查考利用價值的文件材料。具體鑒定標準參照《高等學校檔案保管期限表》執行。第二十五條對于保管期限已滿的科研檔案，由檔案館會同相關專家進行鑒定。確無保存價值的檔案，應按規定程序進行銷毀，嚴禁擅自銷毀檔案。銷毀檔案時，應編制銷毀清冊，并由兩人以上負責監銷，簽字確認。第二十六條涉密科研檔案的管理必須嚴格遵守國家保密法律法規和學校保密工作制度。涉密檔案應在專設的保密檔案柜中存放，嚴禁上網傳輸。復制、借閱涉密科研檔案，必須經過嚴格的審批手續，并履行登記手續。第七章檔案利用與開放第二十七條學校檔案館應積極開發科研檔案信息資源，編制各種檢索工具（如案卷目錄、分類目錄、專題目錄、索引等），建立科研檔案數據庫，為全校師生和社會提供高效、便捷的查詢服務。第二十八條科研檔案的利用方式主要包括：查閱、摘錄、復制、出具證明、借出等。利用科研檔案必須遵守保密制度和知識產權保護規定。第二十九條校內人員因工作需要查閱科研檔案，須持本人有效證件，說明利用目的，經檔案館同意后，在閱覽室內查閱。如需復制、摘錄，需經檔案館批準，并由檔案館工作人員負責辦理。第三十條校外單位或個人利用西華理工學院科研檔案，須持單位介紹信和本人有效身份證件，經科研管理部門同意并報檔案館批準后方可查閱。利用涉及學校未公開技術秘密、商業秘密或知識產權的檔案，須提供項目負責人的書面授權證明。第三十一條借出科研檔案僅限于校內因特殊需要（如鑒定、評獎、審計等）的情況，且借出期限一般不得超過兩周。逾期未還的，檔案館有權催還。借出期間，借閱者對檔案的安全、保密負全部責任，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。第三十二條利用科研檔案所形成的科研成果（如論文、專著、專利等），其知識產權歸屬按國家法律法規和學校相關規定執行。利用者在發表成果時，應注明“西華理工學院科研檔案提供支持”或相關字樣。第三十三條檔案館應定期對科研檔案的利用情況進行統計分析，掌握檔案利用規律，評估檔案價值，為科研管理和決策提供數據支持。第八章考核與獎懲第三十四條科研檔案歸檔情況是評價科研工作水平、考核科研人員業績、申報科研成果獎勵、申請科研項目結題、職稱評聘、崗位聘任等工作的重要依據之一。第三十五條學校將科研檔案管理工作納入對各二級學院（部、所、中心）的年度考核指標體系。對于在科研檔案收集、整理、保管、利用等方面做出突出貢獻的單位和個人，學校給予表彰和獎勵。第三十六條對于違反本辦法，有下列行為之一的，學校將視情節輕重，對相關責任人給予批評教育、通報批評、行政處分；造成損失的，責令賠償損失；構成犯罪的，依法追究刑事責任：（一）不按規定歸檔，造成科研文件材料丟失、損壞的；（二）擅自涂改、抽取、偽造、銷毀科研檔案的；（三）在科研檔案管理中玩忽職守，造成檔案泄密或嚴重安全隱患的；（四）擅自提供、復制、摘抄、公布涉密科研檔案的；（五）違反本辦法規定，拒不移交科研檔案的。第三十七條實行科研檔案“一票否決”制。對于未完成檔案歸檔的項目，學校科研管理部門不予頒發結題證書，財務部門不予辦理剩余經費的結算和銷賬手續；項目負責人不得以該項目申報新的科研項目或申報科研獎勵。第九章附則第三十八條本辦法中未涉及的科研檔案特殊載體（如生物標本、大型巖芯、古生物化石等）的管理，參照國家相關專業