五邑大學圖書館紙質圖書采購管理辦法

五邑大學圖書館紙質圖書采購管理辦法第一章總則第一條為進一步規范五邑大學圖書館紙質圖書的采購行為，提高經費使用效益，優化館藏資源結構，更好地服務于學校的教學科研、學科建設以及人才培養工作，根據《中華人民共和國政府采購法》、《普通高等學校圖書館規程》以及廣東省和學校關于政府采購與物資管理的相關規定，結合五邑大學圖書館實際情況，特制定本辦法。第二條本辦法所稱紙質圖書采購，是指使用學校財政撥款、科研經費、捐贈資金及其他各類合法資金，通過購買、交換、接受捐贈等方式獲取中外文紙質圖書（含各類圖書、期刊合訂本、報紙合訂本等）的行為。第三條紙質圖書采購工作必須堅持“科學采購、質量第一、注重實效、規范透明”的原則。采購活動應遵循學校整體發展規劃，緊密圍繞重點學科、特色學科及新興學科建設需求，兼顧通識教育與素質教育需要，構建具有五邑大學特色的館藏體系。第四條本辦法適用于五邑大學圖書館所有涉及紙質圖書采購的計劃編制、預算審批、招標實施、驗收結算及資產入賬等管理活動。全校各院系、部門因教學科研需要使用各類經費購買圖書并計劃移交圖書館館藏的，參照本辦法執行。第二章組織機構與職責第五條圖書館藏書建設委員會是學校圖書文獻資源建設的咨詢與審議機構，負責審議圖書館館藏發展規劃、年度圖書采購經費預算、采購原則及重大采購項目方案，并對采購實施過程進行監督指導。第六條圖書館作為圖書采購的執行主體，主要履行以下職責：（一）根據學校發展規劃和教學科研需求，編制年度紙質圖書采購經費預算及采購實施計劃；（二）制定具體的采購實施方案和招標文件技術需求；（三）組織開展圖書供應商的考察、遴選與評價工作；（四）負責圖書訂單的組織、發送與跟進工作；（五）實施到館圖書的驗收、編目、加工及入庫工作；（六）負責采購數據的統計分析與檔案管理工作。第七條學校招投標與采購管理中心負責對圖書館圖書采購項目進行政府采購政策指導、采購方式審批、招標過程組織及合同備案管理。第八條學校財務處負責圖書采購經費的預算控制、資金支付及財務監督。審計處負責對圖書采購全過程的合規性、經濟性進行審計監督。第三章經費預算與管理第九條圖書采購經費實行預算管理制度。圖書館應根據上年度文獻資源建設評估結果、本年度學校財務狀況、圖書出版發行市場價格波動情況以及各學院學科發展需求，科學編制年度圖書采購經費預算。預算應包含購書費、加工費、運輸費及相關稅費等一切成本。第十條經費分配應體現傾斜政策，重點保障重點學科、博士學位授權立項建設學科、一流本科專業及相關科研平臺的文獻需求。同時，合理安排人文社科、藝術類及科普類圖書的采購比例，促進文理滲透和學科交叉。第十一條圖書館應建立經費使用動態監控機制，定期（每季度或每學期）統計各學科、各類型圖書的經費支出進度。對于執行進度緩慢或偏離預算目標的采購項目，應及時分析原因并調整采購策略，確保年度預算執行率達到學校規定要求。第十二條采購經費必須?？顚Ｓ?，嚴禁截留、挪用或擠占。任何部門和個人不得利用購書經費購買與教學科研無關的圖書、音像制品或禮品。第四章采購原則與館藏發展標準第十三條紙質圖書采購應遵循以下具體原則：（一）學科匹配原則：緊密對接學校學科專業設置，優先采購核心課程教學參考書、重要學術專著及高水平科研文獻。（二）特色化原則：結合五邑大學僑鄉文化研究、紡織材料、智能制造等特色領域，系統收集相關學科的專業文獻及地方特色文獻，形成館藏優勢。（三）系統性原則：對于大型叢書、多卷書及重要著作，應力求配套完整，保持文獻的連續性和完整性。（四）兼顧互補原則：在確保紙質圖書采購的同時，注重與電子圖書及其他數字資源的互補與協調，避免重復建設造成資金浪費。（五）意識形態安全原則：嚴格把控圖書內容的政治導向，嚴禁采購含有違反國家法律法規、宣揚暴力、淫穢、封建迷信及危害國家安全內容的出版物。第十四條為確保館藏質量，圖書館應制定詳細的《館藏發展政策》，明確各學科門類圖書的復本量標準、收藏級別及語種結構。一般情況下，中文專業圖書復本量控制在2-5冊，基礎課及通識課熱門圖書可適當增加復本；外文圖書原則上只采購1冊；珍稀書、高價書嚴格控制復本。第五章采購方式與供應商管理第十五條紙質圖書采購主要采用公開招標方式采購。對于不具備公開招標條件或屬于單一來源采購的圖書項目，須嚴格按照政府采購相關規定報批，經學校采購管理部門核準后可采用競爭性談判、競爭性磋商或單一來源采購等方式。第十六條圖書館應建立健全圖書供應商準入與評價機制。參與投標的圖書供應商必須具備以下基本條件：（一）具有獨立法人資格和有效的出版物經營許可證；（二）具有良好的商業信譽和健全的財務會計制度；（三）具有履行合同所必需的供貨能力、物流配送能力及售后服務能力；（四）近三年在經營活動中沒有重大違法記錄，未被列入信用中國失信被執行人名單；（五）能夠提供符合國家標準的MARC編目數據及圖書加工服務。第十七條評標工作應組建由校內外專家組成的評標委員會。評標指標應綜合考量圖書折扣率、到書率、到書周期、數據質量、售后服務、現貨供應能力及企業信譽等因素。嚴禁僅以最低折扣率作為中標唯一依據。第十八條中標供應商確定后，圖書館須與其簽訂規范的書面采購合同，合同中應明確采購標的、數量、折扣、金額、質量要求、交付時間、付款方式、違約責任及爭議解決方式等條款。第六章采購實施流程第十九條現貨采購流程：（一）書目征集：圖書館采訪人員通過參加全國書市、現場采書、收集出版社征訂目錄及分析館配商電子書目等方式獲取圖書信息。（二）書目篩選：利用圖書館自動化管理系統進行查重，剔除已館藏圖書，根據館藏建設原則篩選擬購圖書，生成訂購清單。（三）訂單發送：向中標供應商發送訂購訂單，明確圖書品種、數量及供貨時間要求。第二十條預訂采購流程：對于尚未出版的重點圖書或重要系列圖書，采訪人員應根據出版社預告信息進行預訂，并在系統中建立預訂記錄，定期跟蹤出版發行情況，確保圖書出版后及時到貨。第二十一條師生推薦采購：圖書館應暢通師生薦購渠道，通過圖書館門戶網站、微信公眾號、OPAC檢索終端等方式設立“讀者薦購”平臺。對于師生推薦的符合館藏要求的圖書，應在審核后優先采購，并及時向推薦人反饋采購結果。第二十二條查重是采購過程中的關鍵環節。采訪人員必須嚴格執行查重制度，利用ISBN、題名、責任者、叢書項等多種檢索途徑進行精確查重和模糊查重，避免不必要的重購，確保經費使用效益。第二十三條采購實施過程中，如遇特殊漲價、絕版或物流中斷等不可抗力因素導致無法供貨的，供應商應在規定時間內通知圖書館。圖書館采訪人員應及時處理該部分訂單，進行補訂或撤單，并做好記錄。第七章圖書驗收與質量控制第二十四條圖書到館后，須由圖書館指定的驗收人員（非采購人員）依據采購訂單、發貨清單及實物進行嚴格驗收。驗收工作實行雙人復核制，確保賬物相符。第二十五條驗收內容包括：（一）數量驗收：核對送貨清單上的種數、冊數、金額是否與實物及訂單一致；（二）質量驗收：檢查圖書是否存在缺頁、漏頁、倒裝、污損、印刷不清等質量問題；（三）內容驗收：核查圖書的ISBN、題名、責任者、出版社、出版年等書目信息是否與訂購信息一致，是否存在盜版圖書；（四）價格驗收：核對圖書實價是否符合合同約定的折扣率要求，是否存在高碼洋低折扣或價格虛高現象。第二十六條驗收過程中發現的問題，按以下規定處理：（一）對于錯發、漏發的圖書，要求供應商在7個工作日內補齊或調換；（二）對于有印刷裝訂質量缺陷的圖書，予以退回并要求更換；（三）對于盜版圖書或內容違禁圖書，一律予以拒收，終止該書目訂單，并立即終止與違規供應商的合作，追究其違約責任；（四）對于未按約定時間到貨的圖書，依據合同條款扣除相應履約保證金或索賠。第二十七條驗收合格后的圖書，方可進入編目加工流程。圖書館應嚴格按照《中國圖書館分類法》（第五版）及《中國文獻著錄規則》進行著錄和分類，確保編目數據的標準化、規范化，以便于書目數據的共享與交換。第八章資產管理與財務結算第二十八條紙質圖書屬于學校固定資產。圖書館須在圖書完成驗收、編目加工并上架流通后，及時進行固定資產登記建賬，做到每冊圖書都有唯一的資產標識和對應的財務價值。第二十九條財務結算實行批次結算制度。每批次圖書驗收合格并完成編目入庫后，由圖書館采購人員整理驗收單、發票、合同及資產入庫憑證，按照學校財務報銷流程辦理報銷手續。第三十條財務支付應嚴格遵循合同約定。在支付貨款前，須核實供應商是否已全額開具合法合規的增值稅專用發票。對于預留質量保證金的，應在質保期滿且無質量糾紛后予以支付。第九章采購監督與績效評價第三十一條圖書采購工作接受學校紀檢監察部門、審計部門及廣大師生的全方位監督。圖書館應定期在部門內部通報采購進展及經費使用情況。第三十二條建立圖書采購績效評價體系。每年年底，圖書館應對本年度圖書采購工作進行自我評估，評估指標包括：年度預算執行率、圖書到貨率、圖書驗收合格率、館藏結構優化程度、圖書流通利用率及師生滿意度等。第三十三條引入第三方評價機制，定期對中標供應商的供貨服務進行綜合評估。評估結果作為下一年度招標采購評分及是否續簽合同的重要依據。對于連續兩次評估不合格的供應商，應列入黑名單，并取消其未來參與本校圖書采購項目的資格。第三十四條采購人員必須嚴格遵守廉潔自律規定，嚴禁收受供應商禮品、禮金、有價證券或接受其提供的宴請、娛樂活動。嚴禁與供應商串通舞弊、虛假招標或簽訂虛假合同。違者將移交學校紀檢監察部門嚴肅處理；構成犯罪的，移交司法機關依法追究刑事責任。第十章檔案管理第三十五條圖書采購全過程形成的各類文件資料，包括采購申請報告、預算批復文件、招標文件、投標文件、中標通知書、采購合同、驗收單、發票復印件等，均屬重要的檔案資料。第三十六條圖書館應指定專人負責采購檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。檔案管理應遵循真實、完整、安全的原則，確保每一筆采購活動都有據可查。采購檔案的保管期限應符合學校檔案管理相關規定，一般不低于15年。第十一章附則第三十七條本辦法未盡事宜，參照國家及廣東省相關法律法規及五邑大學相關規章制度執行。第三十八條本辦法由五邑大學圖書館負責解釋。第三十九條本辦法自發布之日起施行。原有相關規定與本辦法不一致的，以本辦法為準。附錄：五邑大學圖書館圖書采購復本量配置細則（參考表）為加強經費使用的精細化管理和館藏建設的科學性，依據學科特點與利用需求，制定如下復本量配置標準：圖書類型學科/類別分類建議復本量（冊）備注教學參考書公共基礎課（數學、英語、物理等）5-10根據修讀學生人數動態調整，確保核心課程參考書滿足需求專業基礎課3-5優先保障經典教材和習題集專業選修課2-3覆蓋主要教學知識點科研用書重點學科、博士點建設學科2-4側重于高水平的學術專著、會議錄一般學科1-2側重于經典著作和前沿研究特色館藏僑鄉文化、五邑地方文獻2-3其中1冊入藏特藏室，不予外借，其余可流通紡織、材料等特色專業2-4建立專題庫，形成特色文學藝術類中外文學名著3-5滿足通識教育及課外閱讀需求藝術、設計類畫冊1-2價格較高，復本量從嚴控制工具書字典、詞典、百科全書1-3館藏閱覽室必備，通常不外借綜合性圖書政治、法律、經濟等社科類2-3關注熱點問題，適度更新語言學習類（四六級、雅思等）3-6更新頻率快，需根據出版年份剔除舊版外文圖書外文原版教材2-3針對雙語教學或全英教學課程外文學術專著1價格昂貴，原則上只購1冊供科研參考附錄：圖書供應商綜合評分細則（參考）為確保招標采購的公正性與科學性，制定如下評分標準供評標參考（總分100分）：評分項目評分細則分值范圍價格部分（30分）綜合折扣率0-30分技術與服務部分（50分）到書率與到書速度：承諾訂書到書率（如現采95%以上，期貨90%以上）及到書周期（如30天內）。0-15分書目數據質量：提供MARC數據的