資產(chǎn)管理公司合同臺(tái)賬管理制度

資產(chǎn)管理公司合同臺(tái)賬管理制度一、總則1.1制定目的為規(guī)范公司各類合同臺(tái)賬的建立、錄入、動(dòng)態(tài)更新、日常核查及歸檔移交全流程管理，統(tǒng)一資產(chǎn)管理行業(yè)合同臺(tái)賬標(biāo)準(zhǔn)化管控口徑。針對(duì)公司日常運(yùn)營(yíng)中存在的合同臺(tái)賬登記不規(guī)范、信息更新滯后、賬實(shí)核對(duì)脫節(jié)、到期合同無(wú)預(yù)警、履約信息追溯不全等實(shí)際管理問(wèn)題，通過(guò)細(xì)化臺(tái)賬管理標(biāo)準(zhǔn)、明確各崗位權(quán)責(zé)、固化操作流程及核查節(jié)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)公司所有經(jīng)營(yíng)類、采購(gòu)類、合規(guī)類合同臺(tái)賬全覆蓋、數(shù)據(jù)真實(shí)化、更新動(dòng)態(tài)化、風(fēng)險(xiǎn)可預(yù)警化。進(jìn)一步夯實(shí)公司合同合規(guī)管理基礎(chǔ)，有效防范合同履約漏洞、資產(chǎn)合作風(fēng)險(xiǎn)及內(nèi)控管理隱患，適配資產(chǎn)管理行業(yè)精細(xì)化合規(guī)運(yùn)營(yíng)要求，結(jié)合公司實(shí)際經(jīng)營(yíng)管理現(xiàn)狀，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司總部所有職能部門、業(yè)務(wù)部門的合同臺(tái)賬管理工作，全體參與合同經(jīng)辦、審核、歸檔、運(yùn)維的在崗員工均需遵照?qǐng)?zhí)行。制度覆蓋公司投融資合作、資產(chǎn)收購(gòu)處置、項(xiàng)目聯(lián)營(yíng)合作、商務(wù)服務(wù)合作、行政物資采購(gòu)、服務(wù)外包、場(chǎng)地租賃等全部業(yè)務(wù)場(chǎng)景，包含正式合同、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、終止協(xié)議等各類合規(guī)書面文件的臺(tái)賬登記、更新、核查、預(yù)警、歸檔及移交工作，涵蓋臺(tái)賬從新建錄入到作廢注銷的全生命周期管理。1.3管理原則1.3.1真實(shí)完整原則。合同臺(tái)賬登記內(nèi)容必須與合同原件、線上審批流程、實(shí)際履約情況完全一致，完整錄入合同基礎(chǔ)信息、履約節(jié)點(diǎn)、款項(xiàng)往來(lái)、存續(xù)狀態(tài)等核心內(nèi)容，嚴(yán)禁漏登、錯(cuò)登、虛假登記、隨意刪減臺(tái)賬信息。1.3.2動(dòng)態(tài)更新原則。臺(tái)賬實(shí)行常態(tài)化動(dòng)態(tài)運(yùn)維，合同新增、內(nèi)容變更、期限延期、履約完成、提前終止、續(xù)簽落地等所有變動(dòng)場(chǎng)景，均需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成臺(tái)賬更新，杜絕靜態(tài)滯后、信息過(guò)期、臺(tái)賬與實(shí)際業(yè)務(wù)脫節(jié)的問(wèn)題。1.3.3歸口統(tǒng)一原則。行政部統(tǒng)籌搭建公司總合同臺(tái)賬，各業(yè)務(wù)部門建立專屬分項(xiàng)臺(tái)賬，全公司統(tǒng)一登記字段、統(tǒng)計(jì)口徑、歸檔標(biāo)準(zhǔn)，杜絕各部門自行設(shè)置登記規(guī)則、臺(tái)賬格式雜亂、數(shù)據(jù)不互通、匯總難度大的管理亂象。1.3.4合規(guī)可控原則。臺(tái)賬管理嚴(yán)格貼合資產(chǎn)管理行業(yè)監(jiān)管及企業(yè)內(nèi)控合規(guī)要求，落實(shí)痕跡化、可追溯、保密性管理要求，依托臺(tái)賬實(shí)現(xiàn)合同到期、履約異常、款項(xiàng)逾期等風(fēng)險(xiǎn)的提前預(yù)警與前置處置，保障合同管理全程合規(guī)可控。1.4臺(tái)賬管理分類1.4.1經(jīng)營(yíng)性合同臺(tái)賬。主要涵蓋公司核心經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)相關(guān)合同，包含投融資合作協(xié)議、資產(chǎn)收購(gòu)及處置合同、項(xiàng)目合作協(xié)議、客戶服務(wù)協(xié)議、對(duì)外經(jīng)營(yíng)合作合同等，是公司經(jīng)營(yíng)臺(tái)賬管理的核心內(nèi)容。1.4.2采購(gòu)及行政類臺(tái)賬。涵蓋公司日常運(yùn)營(yíng)配套合同，包含物資采購(gòu)、設(shè)備購(gòu)置、場(chǎng)地租賃、運(yùn)維服務(wù)、外包服務(wù)、辦公配套服務(wù)等行政及經(jīng)營(yíng)采購(gòu)類合同臺(tái)賬。1.4.3補(bǔ)充變更類臺(tái)賬。專門用于登記各類主合同對(duì)應(yīng)的補(bǔ)充協(xié)議、內(nèi)容變更協(xié)議、期限延期協(xié)議、解除終止協(xié)議等附屬文件，實(shí)行主副臺(tái)賬關(guān)聯(lián)登記，保證合同檔案體系完整閉環(huán)。1.4.4終止作廢類臺(tái)賬。針對(duì)已到期未續(xù)簽、協(xié)商解除、依法終止、作廢失效的各類合同單獨(dú)建賬留存，永久登記歷史存續(xù)記錄，嚴(yán)禁隨意刪除、清空、篡改歷史臺(tái)賬數(shù)據(jù)，保障業(yè)務(wù)可追溯。二、管理職責(zé)與流程2.1崗位職責(zé)劃分2.1.1行政部（歸口管理部門）行政部為公司合同臺(tái)賬唯一歸口管理部門，全權(quán)負(fù)責(zé)制度落地、標(biāo)準(zhǔn)制定、口徑統(tǒng)一、總臺(tái)賬運(yùn)維、核查監(jiān)督及歸檔管理工作。主要工作職責(zé)為制定全公司統(tǒng)一的臺(tái)賬登記字段、錄入規(guī)范、更新頻次、歸檔及保密標(biāo)準(zhǔn)；統(tǒng)籌維護(hù)公司總合同臺(tái)賬，每日匯總各部門分項(xiàng)臺(tái)賬數(shù)據(jù)，完成數(shù)據(jù)核對(duì)、糾錯(cuò)、匯總工作；定期組織賬實(shí)專項(xiàng)核查，排查漏登、錯(cuò)登、更新滯后等問(wèn)題；建立合同到期預(yù)警機(jī)制，對(duì)臨近到期、履約異常、逾期未處置的合同及時(shí)推送提醒；建立臺(tái)賬管理工作記錄，留存核查、整改、復(fù)盤全套資料；負(fù)責(zé)全員臺(tái)賬管理制度宣貫及實(shí)操培訓(xùn)，統(tǒng)籌臺(tái)賬資料長(zhǎng)期歸檔保密工作。2.1.2各業(yè)務(wù)及職能部門各部門負(fù)責(zé)人為本部門合同臺(tái)賬管理第一責(zé)任人，全面統(tǒng)籌本部門所有合同的分項(xiàng)臺(tái)賬搭建、錄入更新、日常自查工作。各部門需指定固定臺(tái)賬對(duì)接專員，專職負(fù)責(zé)本部門合同信息錄入、變動(dòng)更新、資料整理、臺(tái)賬自查工作，確保部門所有生效合同及附屬協(xié)議全部納入臺(tái)賬管控；實(shí)時(shí)跟進(jìn)合同履約進(jìn)度，同步更新履約狀態(tài)、款項(xiàng)節(jié)點(diǎn)、到期時(shí)間等關(guān)鍵信息；主動(dòng)配合行政部月度、季度臺(tái)賬核查工作，對(duì)核查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題限時(shí)整改補(bǔ)錄，確保分項(xiàng)臺(tái)賬、總臺(tái)賬、實(shí)物合同三者數(shù)據(jù)完全一致。2.1.3合同經(jīng)辦人員合同經(jīng)辦人為單份合同臺(tái)賬錄入、更新、維護(hù)的直接責(zé)任人。合同審批蓋章生效后，需嚴(yán)格按照公司標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)完成臺(tái)賬錄入；合同履約全過(guò)程中出現(xiàn)內(nèi)容變更、期限調(diào)整、款項(xiàng)變動(dòng)、合作異常、提前終止等情況，需當(dāng)日完成臺(tái)賬動(dòng)態(tài)更新；日常主動(dòng)核對(duì)臺(tái)賬信息與合同原件、履約實(shí)況的一致性，積極配合部門及歸口部門核查工作，對(duì)個(gè)人經(jīng)辦臺(tái)賬的錯(cuò)漏、滯后、缺失問(wèn)題承擔(dān)直接整改責(zé)任。2.1.4財(cái)務(wù)部、風(fēng)控部財(cái)務(wù)部主要負(fù)責(zé)核驗(yàn)臺(tái)賬內(nèi)款項(xiàng)支付、費(fèi)用結(jié)算、收入到賬、發(fā)票開具等財(cái)務(wù)相關(guān)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，對(duì)接財(cái)務(wù)賬務(wù)數(shù)據(jù)，杜絕臺(tái)賬財(cái)務(wù)信息與實(shí)際收支不符、數(shù)據(jù)偏差等問(wèn)題。風(fēng)控部負(fù)責(zé)臺(tái)賬合規(guī)性審核，排查合同存續(xù)、履約、終止全流程合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，核查臺(tái)賬全覆蓋情況，督促異常風(fēng)險(xiǎn)合同臺(tái)賬及時(shí)更新、問(wèn)題閉環(huán)，保障合同臺(tái)賬管理符合行業(yè)合規(guī)監(jiān)管要求。2.2臺(tái)賬登記標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范2.2.1基礎(chǔ)信息登記。所有合同臺(tái)賬必須完整登記合同編號(hào)、合同名稱、合作主體、簽訂日期、生效日期、到期日期、合同期限、經(jīng)辦部門、經(jīng)辦人、審批編號(hào)等核心基礎(chǔ)字段，所有信息據(jù)實(shí)填寫，無(wú)空白、無(wú)遺漏、無(wú)虛假填報(bào)。2.2.2履約信息登記。需同步登記合同履約進(jìn)度、階段性履約節(jié)點(diǎn)、款項(xiàng)收支明細(xì)、發(fā)票匹配情況、履約異常記錄、協(xié)議變更次數(shù)及具體內(nèi)容等動(dòng)態(tài)信息，真實(shí)、完整反映合同實(shí)際執(zhí)行狀態(tài)。2.2.3狀態(tài)分類登記。嚴(yán)格區(qū)分正常履約、已到期、已終止、已作廢、待續(xù)簽、履約異常六種合同狀態(tài)，精準(zhǔn)標(biāo)注臺(tái)賬狀態(tài)，禁止模糊歸類、籠統(tǒng)標(biāo)注，確保通過(guò)臺(tái)賬可直觀判定每份合同存續(xù)及履約情況。2.2.4關(guān)聯(lián)資料登記。臺(tái)賬需對(duì)應(yīng)綁定合同原件歸檔編號(hào)、補(bǔ)充協(xié)議編號(hào)、變更文件編號(hào)，實(shí)現(xiàn)電子臺(tái)賬、紙質(zhì)臺(tái)賬、實(shí)物合同檔案一一對(duì)應(yīng)，保障合同資料全程可追溯、可核查。2.3臺(tái)賬新建與錄入流程2.3.1新建錄入時(shí)效。合同完成簽訂蓋章、線上審批流程辦結(jié)后一個(gè)工作日內(nèi)，經(jīng)辦人完成部門分項(xiàng)臺(tái)賬錄入，部門臺(tái)賬專員當(dāng)日完成初審校驗(yàn)；兩個(gè)工作日內(nèi)由行政部完成總臺(tái)賬同步錄入、匯總備案，實(shí)現(xiàn)合同生效即入臺(tái)賬，無(wú)遺漏、無(wú)空窗期。2.3.2錄入自查校驗(yàn)。經(jīng)辦人完成臺(tái)賬錄入后，逐字段對(duì)照合同原件自查，重點(diǎn)核對(duì)合同期限、到期時(shí)間、合作主體、金額數(shù)據(jù)等關(guān)鍵信息，杜絕錯(cuò)別字、數(shù)據(jù)偏差、日期錯(cuò)誤等基礎(chǔ)問(wèn)題，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人二次復(fù)核無(wú)誤后上報(bào)歸口部門。2.3.3臺(tái)賬匯總備案。行政部每日收集各部門新增臺(tái)賬信息，實(shí)時(shí)更新公司總臺(tái)賬，統(tǒng)一分類編號(hào)、規(guī)整數(shù)據(jù)口徑，確保分項(xiàng)臺(tái)賬與總臺(tái)賬數(shù)據(jù)完全一致，當(dāng)日變動(dòng)當(dāng)日同步，不積壓、不拖延臺(tái)賬更新工作。2.4臺(tái)賬動(dòng)態(tài)更新與預(yù)警流程2.4.1日常動(dòng)態(tài)更新。合同出現(xiàn)補(bǔ)充變更、期限延期、履約完成、款項(xiàng)結(jié)清、提前終止、續(xù)簽落地等任意變動(dòng)情況，經(jīng)辦人需在變動(dòng)發(fā)生當(dāng)日完成臺(tái)賬修改、補(bǔ)充、狀態(tài)更新，同步留存變動(dòng)審批依據(jù)，保證臺(tái)賬實(shí)時(shí)貼合業(yè)務(wù)最新狀態(tài)。2.4.2到期預(yù)警更新。行政部建立三十日合同到期預(yù)警機(jī)制，對(duì)距離到期不足三十日的合同統(tǒng)一標(biāo)注預(yù)警標(biāo)識(shí)，主動(dòng)向經(jīng)辦部門及經(jīng)辦人推送到期提醒，督促相關(guān)人員及時(shí)開展續(xù)簽洽談、費(fèi)用結(jié)算、資料整理歸檔等工作，并同步更新臺(tái)賬預(yù)警處置結(jié)果。2.4.3異常臺(tái)賬更新。發(fā)現(xiàn)合同履約滯后、款項(xiàng)逾期、合作糾紛、履約異常等問(wèn)題后，經(jīng)辦人需當(dāng)日更新臺(tái)賬異常記錄，詳細(xì)標(biāo)注異常原因、當(dāng)前處置進(jìn)度、整改措施及完成時(shí)限，由部門聯(lián)合風(fēng)控部跟進(jìn)閉環(huán)，全程動(dòng)態(tài)更新處置狀態(tài)。2.5臺(tái)賬核對(duì)與問(wèn)題整改流程2.5.1部門自查。各部門每日自查當(dāng)日新增臺(tái)賬信息，每周全面復(fù)盤本部門所有存續(xù)合同臺(tái)賬，逐一核對(duì)賬實(shí)一致性、信息完整性、狀態(tài)準(zhǔn)確性，即時(shí)整改錄入錯(cuò)誤、信息缺失、狀態(tài)滯后等問(wèn)題。2.5.2歸口核查。每月末行政部組織全公司合同臺(tái)賬專項(xiàng)核查，對(duì)照實(shí)物合同、電子檔案、審批流程、財(cái)務(wù)賬務(wù)開展全面對(duì)賬，排查漏登、錯(cuò)登、未更新、狀態(tài)不符等問(wèn)題，形成書面問(wèn)題清單，明確整改責(zé)任人和整改時(shí)限。2.5.3閉環(huán)整改。針對(duì)臺(tái)賬核查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，責(zé)任部門需在兩個(gè)工作日內(nèi)完成補(bǔ)錄、修正、完善工作，行政部對(duì)整改結(jié)果逐一復(fù)核，確保所有問(wèn)題全部閉環(huán)，杜絕同類問(wèn)題重復(fù)發(fā)生。2.6臺(tái)賬歸檔與移交管理2.6.1定期歸檔。每月末行政部統(tǒng)一整理當(dāng)月新增、變更、終止的合同臺(tái)賬，與對(duì)應(yīng)合同檔案綁定歸檔，電子臺(tái)賬定期備份留存，紙質(zhì)臺(tái)賬按月裝訂歸檔，歸檔保存年限嚴(yán)格遵循公司檔案管理及行業(yè)合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。2.6.2崗位移交。臺(tái)賬專員、合同經(jīng)辦人出現(xiàn)崗位調(diào)整、離職交接情況時(shí)，必須完整移交本人負(fù)責(zé)的全部合同臺(tái)賬、對(duì)應(yīng)合同資料、未辦結(jié)預(yù)警事項(xiàng)，完成書面交接簽字，行政部全程監(jiān)督交接流程，杜絕臺(tái)賬斷層、資料遺失、事項(xiàng)遺漏。2.7臺(tái)賬管理禁止事項(xiàng)嚴(yán)禁合同生效后拖延不入臺(tái)賬、刻意漏登隱性合同、私自刪減臺(tái)賬記錄、篡改臺(tái)賬真實(shí)數(shù)據(jù)；嚴(yán)禁合同狀態(tài)及履約情況變動(dòng)后不更新臺(tái)賬，留存過(guò)期無(wú)效臺(tái)賬信息；嚴(yán)禁臺(tái)賬數(shù)據(jù)與實(shí)物合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、審批流程不符且拒不整改；嚴(yán)禁私自外泄、拷貝、傳播臺(tái)賬涉密信息；嚴(yán)禁崗位交接時(shí)隱瞞臺(tái)賬問(wèn)題、遺漏臺(tái)賬資料，造成臺(tái)賬管理風(fēng)險(xiǎn)。三、監(jiān)督考核3.1監(jiān)督檢查機(jī)制行政部建立日常抽查、月度普查、季度復(fù)盤的常態(tài)化臺(tái)賬監(jiān)督體系。日常隨機(jī)抽查各部門新增臺(tái)賬的錄入質(zhì)量、更新及時(shí)性；每月開展全覆蓋臺(tái)賬核查，完成賬實(shí)核對(duì)、數(shù)據(jù)校驗(yàn)、問(wèn)題排查；每季度匯總臺(tái)賬管理整體情況，梳理高頻錯(cuò)誤問(wèn)題，優(yōu)化臺(tái)賬登記標(biāo)準(zhǔn)與管理流程。財(cái)務(wù)部、風(fēng)控部結(jié)合財(cái)務(wù)核算、合規(guī)檢查工作，同步核查臺(tái)賬數(shù)據(jù)真實(shí)性、合規(guī)完整性，構(gòu)建多維度監(jiān)督體系，保障臺(tái)賬管理規(guī)范落地。3.2正向激勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)部門月度臺(tái)賬錄入完整、更新及時(shí)、賬實(shí)一致、無(wú)任何錯(cuò)漏問(wèn)題的，給予部門月度行政考核加分；連續(xù)六個(gè)月臺(tái)賬管理零失誤、整改響應(yīng)及時(shí)、資料規(guī)范完整的部門，給予年度績(jī)效加分；精準(zhǔn)完成到期合同預(yù)警處置、異常合同臺(tái)賬閉環(huán)管理，有效規(guī)避公司經(jīng)營(yíng)及合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的經(jīng)辦人員，優(yōu)先納入月度評(píng)優(yōu)、年度晉升考量范圍。3.3違規(guī)分級(jí)處置標(biāo)準(zhǔn)3.3.1輕度違規(guī)。出現(xiàn)臺(tái)賬個(gè)別字段疏漏、輕微數(shù)據(jù)筆誤、單次更新小幅滯后，經(jīng)提醒后當(dāng)日完成整改，未造成管理影響的，由行政部口頭警示，記錄納入日常考核臺(tái)賬。3.3.2中度違規(guī)。出現(xiàn)合同臺(tái)賬漏登、關(guān)鍵信息錯(cuò)誤、狀態(tài)更新不及時(shí)、月度核查出現(xiàn)多處臺(tái)賬偏差等問(wèn)題，未造成經(jīng)營(yíng)及合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的，予以公司內(nèi)部書面通報(bào)批評(píng)，扣除經(jīng)辦人當(dāng)月績(jī)效分值，部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)連帶管理責(zé)任。3.3.3重度違規(guī)。出現(xiàn)多份臺(tái)賬長(zhǎng)期不更新、刻意隱瞞合同不入臺(tái)賬、多次賬實(shí)不符、收到整改通知后拖延閉環(huán)等行為，造成臺(tái)賬管理混亂、業(yè)務(wù)追溯困難的，予以行政過(guò)錯(cuò)記錄，扣除經(jīng)辦人季度績(jī)效，責(zé)令部門提交書面整改檢討并開展專項(xiàng)復(fù)盤。3.3.4重大違規(guī)。出現(xiàn)惡意篡改臺(tái)賬數(shù)據(jù)、私自刪除歷史臺(tái)賬、隱瞞重大經(jīng)營(yíng)合同及風(fēng)險(xiǎn)合同信息、泄露臺(tái)賬涉密資料等行為，造成公司經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)隱患及不良影響的，扣除當(dāng)事人全年績(jī)效，視情節(jié)開展崗位約談、崗位調(diào)整，依規(guī)追究管理責(zé)任。3.4考核結(jié)果應(yīng)用合同臺(tái)賬管理考核結(jié)果納入員工月度、年度綜合績(jī)效考核及部門評(píng)優(yōu)體系，直接關(guān)聯(lián)績(jī)效獎(jiǎng)金、評(píng)優(yōu)評(píng)先、崗位晉升。個(gè)人年度累計(jì)兩次中度違規(guī)或一次重度違規(guī)的，取消當(dāng)年評(píng)優(yōu)晉升資格；部門年度臺(tái)賬違規(guī)、漏登、錯(cuò)登問(wèn)題頻發(fā)，整體臺(tái)賬管理混亂的，取消部門年度優(yōu)秀集體評(píng)選資格，同步扣除部門負(fù)責(zé)人年度績(jī)效分值。四、附則4.1制度培訓(xùn)宣貫本制度正式印發(fā)后五個(gè)工作日內(nèi)，行政部組織全體員工開展專項(xiàng)培訓(xùn)，詳細(xì)講解臺(tái)賬登記標(biāo)準(zhǔn)、錄入時(shí)效、動(dòng)態(tài)更新要求、預(yù)警處置流程、核查規(guī)范及考核追責(zé)條款，完整留存培訓(xùn)簽到及培訓(xùn)資料。新員工入職崗前培訓(xùn)必須包含本制度學(xué)習(xí)內(nèi)容，熟練掌握臺(tái)賬實(shí)操規(guī)范后方可參與合同經(jīng)辦及臺(tái)賬管理工作。行政部每半年結(jié)合臺(tái)賬核查高頻問(wèn)題，開展一次制度復(fù)盤培訓(xùn)，持續(xù)提升全員臺(tái)賬規(guī)范化管理水平。4.2制度修訂流程本制度根據(jù)公司業(yè)務(wù)拓展、合同管理模式升級(jí)、行業(yè)合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)更新及臺(tái)賬實(shí)操管理需求適時(shí)修訂。制度修訂由行政部發(fā)起，收集各部門實(shí)操痛點(diǎn)與優(yōu)化建議，擬定修訂草案，經(jīng)財(cái)務(wù)部、風(fēng)控部合規(guī)審核，分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批通過(guò)后，印發(fā)新版