汽車備件管理（第2版）課件：汽車備件訂貨管理

汽車備件管理（第2版）汽車備件訂貨管理

任務描述小趙下星期要跟隨配件采購員李師傅實習。為了能學到更多的實踐知識，盡快熟悉汽車備件的采購業務，小趙需要先對汽車備件的采購業務做些了解，知道汽車備件的進貨渠道，清楚汽車備件貨源常用的鑒別方法，學習汽車備件訂貨品種和訂貨數量的確定方法，掌握汽車備件訂購合同擬定的要點。學習目標完成本任務的學習，你應能：1、掌握汽車備件采購的原則和方式；2、知道汽車備件采購人員基本素質要求；3、了解汽車備件的進貨渠道和知道貨源質量的檢驗；4、掌握汽車備件訂貨品種和訂貨數量的確定方法；5、知道汽車備件訂貨的流程；6、了解汽車備件訂貨合同的要點，能擬定汽車備件采購合同汽車備件貨源檢驗4.3汽車備件的采購業務4.2學習路徑汽車備件訂貨基本知識4.1訂貨品種和訂貨數量的確定4.4汽車備件的采購實務4.5汽車備件訂貨基本知識4.14.1.1汽車備件訂貨管理的意義汽車備件訂貨管理是指汽車備件經銷商通過各種訂單類型的合理搭配，以最低的訂貨成本達到客戶滿意和資本占用的最佳平衡。汽車備件訂貨管理主要有以下幾個方面的作用：①保證了庫存管理的實施。②保證客戶滿意度。③擴大市場占有率。④提高資金使用效率及計劃性。⑤降低了汽車備件管理的工作強度。汽車備件訂貨基本知識4.14.1.2汽車備件訂貨管理的原則1.勤進管理原則勤進管理是加速資金周轉，避免商品積壓，提高經濟效益的重要條件。勤進快銷，就是采購次數要適當多一些、批量適當少一些，采購間隔時間適當縮短些。2.以銷定進的原則以銷定進的原則是按照銷售狀況決定采購量。訂貨量是一個動態數據，根據銷售狀態的變化，決定訂貨量的多少。3.以進促銷的原則以銷促進原則是與以銷定進相聯系的，擴大采購貨源，積極組織適銷商品，能主動促進企業擴大銷售，通過少量采購試銷，以刺激消費、促進銷售。4.保管保銷原則銷售企業要保持一定的合理庫存，以保證商品流通連續不斷。汽車備件訂貨基本知識4.14.1.3汽車備件庫存管理要點庫存管理的目標是用少的庫存達到高的供給率，從而降低與庫存有關的費用，如場地費，利息、人工費，又防止失去銷售機會，實現高的利潤和客戶滿意度。1.庫存汽車備件的確定一般要提高及時供貨率，必須增加庫存量，但庫存什么配件、庫存多少，通常根據以往的銷售記錄和近期市場反饋信息來確定。汽車備件訂貨基本知識4.14.1.3汽車備件庫存管理要點2.汽車備件流通等級的確定汽車備件的流通等級是指汽車備件在流通過程中周轉速度的快慢程度，根據汽車零件壽命周期長短可以把分為快流件、中流件、慢流件三大類。零件流通等級與銷售額間的關系豐田某海外代理公司汽車零件銷售額分布汽車備件訂貨基本知識4.14.1.3汽車備件庫存管理要點

某汽車制造商推薦的零件流通級別分類如下表推薦級別零件使用和更換情況A需要定期更換的零件（在一年內更換的零件）如三濾、機油B需要定期更換的零件（在兩年內更換的零件）如制動液、冷卻液C碰撞時首當其沖的零件前后保險杠等大件D各種燈具、反光鏡等零件E其他零件F易磨損件油封類、橡膠密封件J有高速相對運動的零件H表面接觸應力很高的有相對運動的零件J不易磨損件正常在汽車使用周期內用不著更換的零件汽車備件訂貨基本知識4.14.1.3汽車備件庫存管理要點3.影響汽車零配件流通級別的因素零件的流通級別不是一層不變的，影響和決定零件流通級別的因素是多方面的，主要有以下幾個方面：（1）車輛投放市場的使用周期（2）制造設計上的問題（3）使用不合理。（4）燃油、機油擇不當或油品有問題也會影響零件壽命（5）道路狀況（6）季節性汽車備件的采購業務4.24.2.1汽車備件采購的原則1.應遵循的基本原則。（1）組織貨源，保證汽車備件適合用戶的需要，堅持數量、質量、規格、型號、價格全面考慮的進購原則。（2）進購的汽車備件必須貫徹按質論價的原則，優質優價。不抬價、不壓價，合理確定商品的采購價格，堅持按需進貨、以銷定進。（3）購進的汽車備件必須加強質量檢查和監督，防止假冒偽劣商品進入企業，流入市場。在采購工作中，不能只重視數量而忽視質量；只強調生產商“三包”而忽視產品質量的檢查，對不符合質量標準的商品應拒絕收購。（4）購進的汽車備件必須有產品合格證及商標。實行生產認證制的產品，購進時必須附有生產許可證，產品技術標準和使用說明。（5）購進的汽車備件必須有完整的內外包裝，外包裝必須有廠名、廠址、產品名稱、規格、型號、數量、出廠日期等標志。（6）要求供貨單位按合同規定按時發貨，以防應季不到或過季到貨而造成某些汽車備件缺貨或積壓。汽車備件的采購業務4.24.2.1汽車備件采購的原則2.注意事項具體貫徹采購原則，搞好采購，還要從實際出發靈活掌握（1）掌握不同種類汽車備件的供求規律。

對于供求平衡，貨源正常的汽車備件，適銷哪些，就購進哪些，快銷勤進，多銷就多進，少銷就少進。對于貨源時斷時續供不應求的汽車備件，需要根據市場需要開辟進貨來源，隨時了解供貨情況，隨供隨進。

對于銷量不大的汽車備件，應當少進多銷，在保證品種齊全和必備庫存的前提下隨進隨銷。（2）掌握汽車備件銷售的季節性特點。（3）掌握汽車備件供應地特點。當地進貨，要少進勤進；外地進貨，要適當多進，適當儲備。（4）掌握汽車備件的生命周期。新產品要通過試銷打開銷路，進貨要由少及多。汽車備件的采購業務4.24.2.2汽車備件的采購方式1.現貨與期貨2.一家采購與多家采購3.向生產企業購買與向供銷企業購買4.成立聯合采購體，聯購合銷5.電子采購6.招標采購7.即時制采購汽車備件的采購業務4.24.2.3供應商的選擇

1.價格和費用要做到貨比三家，價比三家，擇優選購。在選擇供貨商是不僅要考慮價格因素，同時還要考慮運輸費用因素。2.產品質量由于供應的汽車備件質量較差而影響修車質量，反而會給用戶和企業信譽帶來損失，所以選購汽車備件時要選購名牌產品或配件質量符合規定要求的產品。3.交付情況交貨及時、信譽好、合同兌現率高的供貨商，是汽車備件經營企業的選擇重點。4.服務水平要考慮供貨商可以提供的服務，服務態度、方便用戶的措施和服務項目等。就近選擇也是要考慮的一個重要因素。汽車備件的采購業務4.24.2.4對采購人員的基本要求1.采購員的崗位職責（1）負責編制進貨計劃。（2）負責按車型、品種的需求量計劃，積極組織訂購優質價宜的產品，保證銷售需要。（3）負責組織開展汽車備件的代銷、試銷業務，開拓新產品市場。（4）負責改善庫存結構，積極處理庫存超儲積壓的汽車備件。（5）負責展開工貿聯營、聯銷工作。（6）負責日常急需汽車備件的催調合同或組織臨時進貨，滿足市場需求，并根據市場變化及庫存結構情況，對訂貨合同進行調整。（7）認真搞好資金定額管理，在保證工作需要的前提下，最大限度地壓縮資金占用，加速資金周轉。（8）認真執行費用開支規定，在保證工作需要的前提下，努力節約進貨費用。進貨時，一方面要考慮適銷對路，另一方面也要考慮運輸費用、運輸價格等。（9）經常主動地深入營業門市部和倉庫了解產品質量狀況，走訪客戶了解市場需求。（10）認真執行工商、稅務、物價、計量等方面的法令和法規，遵守企業規章制度。汽車備件的采購業務4.24.2.4對采購人員的基本要求2.采購員的基本素質（1）具有一定的政策法律知識和政治覺悟（2）要具備必要的專業知識（3）要善于進行市場調查和分類整理有關資料（4）要有對市場進行正確預測的能力（5）能編制好進貨計劃（6）能根據市場情況及時修訂訂貨合同（7）要有一定的社交能力和擇優能力（8）要善于動腦筋，有吃苦耐勞的精神?汽車備件貨源檢驗4.34.3.1汽車備件進貨渠道的選擇1.常見汽車備件進貨渠道汽車備件銷售企業進貨大都從汽車備件生產廠家進貨。在進貨渠道的選擇上，應立足于優質名牌汽車備件為主的進貨渠道，也可以進一些非名牌廠家的產品。A類廠商是全國有名的主機配套廠，這些廠知名度高、產品質量優，多為名牌產品。這類廠商應是進貨的重點渠道。其合同簽訂形式可采取先訂全年需要量的意向協議，以便與廠家安排生產，具體按每季度、每月簽訂供貨合同，雙方嚴格執行。B類廠商雖然在生產規模和知名度不如A類廠商，但配件質量還是有保證的，配件價格也比較適中。其訂貨方法要與A類廠商不同，可以只簽訂短期供貨合同。C類廠商是一般生產廠，配件質量尚可，但價格較前兩類廠商都低。這類生產廠商的汽車備件可以作為進貨中的補缺。訂貨方式也和前兩類有別，可以電話，電報要貨，如簽訂供貨合同的話，合同應短期。汽車備件貨源檢驗4.34.3.1汽車備件進貨渠道的選擇2.各供貨渠道貨源的鑒別方式汽車備件質量的優劣關系到汽車備件銷售企業的經營大計。為提高工作效率和達到擇優進貨的目的，可以把產品分成幾種類型檢驗：（1）對國內名牌和質量信得過的產品實行基本免檢，但名牌也不是終身制，有時可能被仿冒，所以應對這些廠家的產品十分了解，并定期進行抽檢。（2）對于多年多批進貨，經過使用未發現質量問題的汽車備件，可采用抽檢幾項關鍵項目，用以檢查其質量的穩定性。（3）對以前未經營過的汽車備件，采用標準規定的抽檢數，在技術項目上盡可能做到全檢，以求對其產品質量得出一個比較全面的結論，作為今后進貨的參考。（4）對以前用戶有批量退貨或少量個別換貨的產品，應采取盡可能全檢，并對不合格部位重點檢驗的辦法。再次發現問題的，要拒付貨款，并注銷合同，不再從此供貨商處進購產品。（5）對于一些小廠的產品，往往由于其合格率低，而且一旦兌付貨款后很難索賠，因此盡量不進這類產品，如確需要進貨，在檢驗時要嚴格把關。汽車備件貨源檢驗4.34.3.2汽車備件貨源檢驗的方法1.目測法。（1）看質量①汽車備件油漆工藝②鍍鋅技術和電鍍工藝③電焊工藝④表面熱處理工藝⑤橡膠制品⑥汽車備件非使用面傷痕問題（2）看表面包裝和表面商標。正規的生產廠家，對包裝紙盒的要求十分嚴格，要求其無酸性物質，不產生化學反應。有的采用硬質透明塑料抽真空包裝。在商標制作上，正規的廠商在零配件表面有硬印和化學印記，注明零件編號、型號、生產日期，一般采用自動打印，字母排列整齊，字跡清楚，小廠和小作坊一般做不到。（3）查看文件資料。首先要查看汽車備件的產品說明書，如果交易量相當大，還必須查詢技術鑒定資料。進口配件還要查看海關進口報關資料。（4）看規格型號是否與訂貨要求相符。大多數汽車備件都有規定的型號和技術參數。汽車備件貨源檢驗4.34.3.2汽車備件貨源檢驗的方法2.簡單技術鑒別法（1）檢視法①看表面硬度是否達標②看結合部位是否平整③看幾何尺寸有無變形④看總成部件有無缺件⑤看轉動部件是否靈活⑥看裝配記號是否清晰⑦看膠接零件有無松動⑧看配件表面有無磨損（2）敲擊法用小錘輕輕敲擊并聽其響聲，如發出的金屬聲音清脆，說明零件狀況良好；如發出的聲音沙啞，可以斷定零件有裂紋、松動或結合不良。浸油錘擊是一種探測零件隱蔽裂紋的最簡單的方法。（3）比較法用標準零件與被檢驗零件作比較，從對比中鑒別被檢驗零件的技術狀況。（4）試裝法這是檢驗配套件或技術配對件是否匹配、質量是否合格、是否拿錯配套件的最好方法。汽車備件貨源檢驗4.34.3.3進口汽車備件的鑒別汽車維修和配件銷售企業采購人員只有了解并熟悉國外汽車備件市場的配套件（OEMParts）、純正件（Genuineparts）、專廠件（Replacementparts）的商標、包裝、標記及相應的檢測方法和數據，才能做到有的放矢，保護好自身和消費者的正當權益。1.根據包裝進行識別是檢驗進口配件真偽的重要程序2.從產品質量辨別汽車備件是識別純正部件真偽的最關鍵環節（1）從外觀上進行檢查，看其產品外表的加工是否精細，顏色是否正常。（2）檢查產品上的標識。（3）通過專用工具測量產品的尺寸，看其是否符合要求。（4）對產品進行性能實驗。（5）對產品進行理化性實驗。3.從產品價格上進行辨別是識別純正部件真偽的補充手段4.從進貨渠道進行分析，也是辨別進口配件真偽的重要因素總之，鑒別汽車備件時的方法是多種多樣的，不要使用單一的方法，要根據不同配件的種類，采取不同的鑒別方法并綜合運用，定能識別汽車備件的真偽。

訂貨品種和訂貨數量的確定4.4汽車備件訂貨追求的目標是“良性庫存”，即以最合理的庫存最大限度滿足用戶的需求。庫存的存在是對資源和資金的占用，然而為了有效防止和緩解供需矛盾，庫存又必須存在。提高庫存管理水平，制定正確的存貨決策，其關鍵是尋找能保證企業發展需要的、物資供應的最合理的庫存成本。庫存與費用的關系曲線訂貨品種和訂貨數量的確定4.44.4.1汽車備件的訂貨類別以上汽大眾為例，其訂單可分為四種：常規訂單、緊急訂單、直送訂單和定制訂單。1.常規訂單。也稱周訂單，是由配件計劃員所計算的補充訂貨，每月四次，是使維修店的配件數量再補充或增加的新的配件項目。配件計劃人員分析后按配送日程表準時向廠家提出訂貨。2.緊急訂單。為維修一輛目前無法使用的汽車，因缺乏必需的配件所作的臨時訂貨。3.直送訂單。例如冷媒、輪胎等，是針對某些特定項目所采用的專用訂單，目的是在條件許可的前提下減小物流的環節，降低物流成本。4.定制訂單。例如配車鑰匙等，是針對某些特定項目所采用的專用訂單，維修企業除提供必需的配件種類和數量外，還需要按上汽大眾的格式提供其他材料，如VIN代碼、申請表、照片等。訂貨品種和訂貨數量的確定4.44.4.2訂貨品種的確定訂貨品種的確定取決于庫存的項目數，也就是庫存寬度的確定。確定庫存的零件范圍，首先得了解配件各生命周期的特點。不同狀態的零件項目應采取不同的管理原則。增長期的項目存管理項目“需一買一”平穩期的項目庫存管理項目“賣一買一”衰退期的項目非庫存項目“只賣不買”和“需一買一”管理庫存品種的核心工作就是要確定建立庫存和取消庫存的時間節點：建立庫存（Phase-in）：新車上市，原非庫存零件開始進行庫存的時間節點取消庫存（Phase-out）：隨著老車型逐漸從市場中淘汰掉，對原庫存零件不再進行庫存管理的時間節點經銷店可以通過從零件需求的歷史記錄中統計出來零件的月均需求額度，發現零件需求的規律，從而確定庫存的零件范圍。訂貨品種和訂貨數量的確定4.44.4.3訂貨量的確定訂貨量的確定取決于庫存深度的情況，庫存深度是針對每個零件件號。在考慮訂貨周期、零件在途和安全庫存的前提下，保證及時供應零件的庫存數量，也稱零件的標準庫存量SSQ（StandardStockQuantity）。1.標準庫存量SSQ（StandardStockQuantity）的確定

SSQ=MAD×(O/C+L/T+S/S)式中：SSQ—標準庫存量；

MAD—某配件月均需求量；

O/C—訂貨周期；

L/T—到貨周期；

S/S—安全庫存周期。訂貨品種和訂貨數量的確定4.44.4.3訂貨量的確定2.安全庫存一個配件的最佳庫存量的確定很重要。庫存量少了，不能保證及時供貨，影響顧客的使用和企業的信譽；庫存量大了，資金占用量增加，資金周轉慢，影響企業的經濟效益。基礎庫存是指汽車備件經銷商為滿足日常保養和常見故障維修所必備的配件庫存量。

安全庫存是一種專用庫存，用于平衡需求量的變化，如每月平均消耗量變化不大的配件，其安全庫存可以少一些。反之，消耗量變化大的汽車備件，其安全庫存要相應多些。供應時間的長短也是影響安全庫存的一個重要因素，供貨時間就是供貨周期。

安全庫存的建立應多方考慮綜合平衡，即要保證服務所需的配件供應，又要保證有良好的經濟效益。訂貨品種和訂貨數量的確定4.44.4.3訂貨量的確定3.訂貨量SOQ的確定（1）訂貨原則。建議采取大—大訂貨原則。它實行頻繁的、周期性的、小批量的訂貨和發貨，即采取每天訂貨的方式。使用大—大原則進行零件庫存補充管理，需要再每天訂貨時間節點前發出訂貨單，這樣可以減少零件的庫存深度。訂貨品種和訂貨數量的確定4.44.4.3訂貨量的確定（2）訂貨量計算。推薦訂貨量的計算公式如下：SOQ=MAD×(O/C+L/C+S/S)-(O/H+O/O)+B/O=SSQ-(O/H+O/O)+B/O式中：O/H—在庫數量，指配件訂貨時的現有庫存數量；

O/O—在途數量，指配件已經訂貨但尚未到貨的數量；

B/O—客戶預定數，指配件無庫存，客戶預定的配件數量。通過計算建議訂貨量，就能準確把握每項零件的訂貨數量，控制好庫存深度。每個月實際訂貨根據實際庫存量、半年內銷售量及安全庫存量等信息，由計算機根據上述公式計算出一份備件訂貨數量，備件計劃員再根據實際情況進行適當調整。汽車備件的采購實務4.54.5.1汽車備件的訂貨流程不同品牌的汽車維修企業的訂貨流程各不相同，但大同小異。汽車備件的采購實務4.54.5.1汽車備件的訂貨流程1.庫存補充件訂貨程序（1）擬定訂貨合同初稿。每月根據配件實際庫存量及安全庫存量等信息，計算出一份配件訂貨數量。訂貨的原則是：先市內后市外，先國內后國外。國內訂貨應向信譽好的大公司或向原制造廠配套廠家訂購。（2）向多家供貨商發出詢價單。根據訂貨合同初稿明細表，經訂貨部門主管審查并調整訂貨數量后，填寫詢價單。（3）確定最后正式訂貨單。根據各供貨商反饋回來的報價單，調整訂貨數量后向其中一家發出正式訂貨單。庫存配件補充訂貨程序包含如下內容：①每月由配件管理系統根據汽車備件實際庫存量、銷量和安全庫存等信息，計算并輸出“合同初稿明細表”，再根據銷售經驗和市場情況作適當調整。②向臨近地區供貨商發出詢價單，一般由近及遠，先國內后國外。③根據供貨商反饋回來的報價單，再次調整訂貨數量，確認后發出正式訂貨單。汽車備件的采購實務4.54.5.1汽車備件的訂貨流程

2即購即銷（急需）汽車備件訂購程序（1）填寫缺件報購通知單或配件請購單。如果修理部門或客戶所需配件出現庫存缺貨，由營業部開出“缺件報購通知單”（表4-4）或“配件請購單”（表4-5），交訂貨部門。（2）詢價與報價。如果汽車備件經營企業所在地區為北京，訂貨部門可以先通過電話、電子郵件或傳真與當地市場聯系。如果當地沒有所需要的配件品種，再與鄰近的市場聯系，仍然沒有的話，則可與國外有關公司聯系，詢問價格和供貨方式。（3）簽訂急需配件訂購合同并收取定金，得到供貨商反饋后，應將價格個供貨時間及時向客戶通報，由客戶確認價格和供貨時間，并簽