政府采購履約保證金退還臺賬制度

政府采購履約保證金退還臺賬制度第一章總則為進一步規范政府采購履約保證金管理，提高財政資金使用效益，優化政府采購營商環境，確保履約保證金收取、存儲、使用及退還等各環節有據可查、有跡可循，根據《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國政府采購法實施條例》及財政部關于深化政府采購制度改革的相關規定，結合本單位實際工作情況，特制定本制度。本制度旨在建立健全科學、規范、高效的履約保證金退還臺賬管理體系，保障供應商合法權益，防范廉政風險，確保資金安全退還。履約保證金退還臺賬管理應當遵循依法合規、真實準確、完整規范、及時高效的原則。所有涉及政府采購履約保證金退還的業務活動均必須納入本制度管理，實行全流程數字化留痕，確保每一筆保證金的退還均符合法律法規規定及合同約定，杜絕資金沉淀、無故滯壓或違規挪用等現象。本制度適用于本單位所有使用財政性資金進行的政府采購項目，涉及履約保證金的收取、核算、退還及對賬等各個環節的相關部門及工作人員。第二章職責分工建立健全政府采購履約保證金退還臺賬管理體系，需要明確各相關部門的職責邊界，形成權責清晰、相互制約、協同配合的工作機制。政府采購管理部門負責履約保證金退還的統籌協調與政策把關。具體職責包括：在采購文件中依法依規明確履約保證金的收取比例、形式及退還條件；在合同簽訂環節審核履約保證金繳納情況；督促采購人及時組織驗收，并依據驗收結果發起退還申請；審核退還申請材料的完整性、合規性，確保退還條件已成就；負責建立和維護總臺賬，定期與財務部門進行對賬。采購人（實際使用部門）負責履行采購項目的驗收主體責任。在收到供應商提交的履約驗收申請后，應當嚴格按照采購合同約定的標準和時限組織驗收。驗收合格后，應及時出具驗收書，并作為履約保證金退還的核心依據，向政府采購管理部門發起退還流程。若驗收不合格或存在違約情形，采購人應出具書面說明，暫停退還流程，并按合同約定處理履約保證金。財務部門負責履約保證金的資金收付及會計核算。設立專門的會計科目或輔助核算項目，對履約保證金進行明細核算；根據審批完備的退還申請單及原始憑證，及時辦理資金支付手續；建立資金流向臺賬，確保賬實相符；定期與政府采購管理部門核對退還臺賬，確保財務賬面與業務臺賬數據一致。審計監督部門負責對履約保證金退還情況進行全過程監督。定期抽查退還臺賬及會計憑證，檢查是否存在超期退還、違規退還、應退未退等問題；對發現的違規違紀行為提出整改建議并追蹤落實。第三章臺賬設立與基礎信息規范履約保證金退還臺賬是記錄保證金從收取到退還全生命周期信息的核心載體，應當實行“一項目一檔案、一保證金一記錄”的管理模式。臺賬應當采用電子化管理，結合紙質檔案留存，確保數據的安全性與可追溯性。臺賬的基礎信息錄入必須做到全面、準確、及時。在供應商繳納履約保證金后，政府采購管理部門應在3個工作日內完成基礎信息的錄入工作。基礎信息主要包括但不限于以下要素：采購項目編號、采購項目名稱、采購合同編號、采購方式（公開招標、競爭性談判等）、中標（成交）供應商名稱、統一社會信用代碼、聯系人及聯系方式、繳納金額、繳納形式（支票、匯票、本票、保函、保險等）、繳納日期、開戶銀行及賬號（針對現金類保證金）、保證金有效期限、對應合同履約起止日期、預計退還日期等。對于履約保證金形式為非現金類的（如銀行保函、保險保單），臺賬中除記錄上述基本信息外，還應專門記錄保函或保單的編號、開具機構、受益人信息、保函有效期、索賠條件及保函原件的存放位置。此類信息對于后續的退還或索賠環節至關重要，必須確保錄入無誤。臺賬系統應具備自動提醒功能，針對即將到期的保證金，系統應自動彈窗提示管理人員關注項目履約進度，避免因遺忘導致保證金超期滯留。第四章履約驗收與退還申請審核履約保證金的退還必須以嚴格履行采購合同并通過驗收為前提。供應商完成合同約定的全部義務后，應向采購人提交履約驗收申請及相關證明材料。采購人應當在收到申請之日起規定的工作日內（根據合同約定，通常為7至15個工作日），組織驗收小組按照采購合同約定的技術指標、服務標準進行驗收。驗收過程應當客觀公正，形成詳細的驗收記錄。驗收結論分為合格和不合格。驗收合格的，采購人應出具《政府采購驗收報告》，并在驗收報告中明確簽署“同意退還履約保證金”的意見。驗收報告需由采購人負責人簽字并加蓋單位公章，作為退還申請的必備附件。驗收不合格且需整改的，采購人應向供應商出具整改通知書，明確整改內容及期限，此時履約保證金不予退還，直至整改完成并再次驗收合格。政府采購管理部門收到采購人提交的退還申請及《政府采購驗收報告》后，應進行實質性審核。審核內容包括：核實合同約定的履約期限是否已屆滿；核對驗收報告的真實性及合規性，確認是否為雙人驗收、簽字蓋章是否齊全；檢查是否存在合同約定的違約行為，如存在延期交貨、質量瑕疵等違約情況，需根據合同條款核算違約金或賠償金，確定實際應退還金額；核對保證金繳納憑證與臺賬記錄是否一致，確保資金歸屬清晰。審核過程中發現材料不全或信息有誤的，應一次性告知采購人及供應商補充完善，嚴禁在材料不合規的情況下違規推進退還流程。第五章退還流程與規范操作履約保證金退還實行分級審批制。經政府采購管理部門審核無誤后，應填寫《政府采購履約保證金退還審批單》。審批單內容應涵蓋項目基本信息、供應商信息、繳納金額、實際退還金額、扣除違約金情況（如有）、驗收結論、收款賬戶信息等。審批單需依次經過政府采購管理部門經辦人、負責人、財務部門審核人員、單位分管領導審批。對于金額較大或情況復雜的退還項目，需報請單位主要領導審批或上會集體決策。資金支付環節應嚴格遵循國庫集中支付制度及財務管理規定。財務部門在收到審批完備的《政府采購履約保證金退還審批單》后，應在2個工作日內完成支付復核。復核重點包括：審批手續是否齊全，簽字印章是否真實有效；收款賬戶名稱是否與中標供應商名稱完全一致，嚴禁將資金退入個人賬戶或與供應商名稱不符的第三方賬戶（除法律另有規定或法院裁定外）；退款金額是否準確，是否與審批單一致。復核無誤后，財務部門通過財政零余額賬戶或單位實有資金賬戶將資金直接支付至供應商賬戶。對于以銀行保函、保險保單形式繳納的履約保證金，退還流程有所不同。采購人及政府采購管理部門在確認驗收合格后，應在保函到期前或驗收合格后及時通知供應商，并將保函原件正本退還給供應商，或出具《解除擔保責任通知書》通知金融機構終止保函。臺賬中應注明“保函已退還”或“保函已失效”字樣，并記錄退還日期及經手人，完成閉環管理。退還完成后，政府采購管理部門應在當日更新臺賬狀態，將狀態標記為“已退還”，并錄入實際退還日期、資金流水號等關鍵信息。同時，將《驗收報告》、《審批單》、銀行回單等復印件整理歸檔，形成完整的退還項目檔案。所有退還操作必須在臺賬系統中留下不可篡改的操作日志，記錄操作人、操作時間、操作內容，確保責任可追溯。第六章臺賬維護與動態管理履約保證金退還臺賬不是靜態的數據記錄，而是需要實時更新的動態管理系統。各部門應加強協同，確保臺賬信息與業務實際同步更新。在合同履約期間，如發生合同變更、中止或終止等情形，采購人應及時書面通知政府采購管理部門。政府采購管理部門應根據變更文件，調整臺賬中的相關信息，如延長履約期限導致保證金有效期順延的，應在臺賬中更新預計退還日期；如因供應商違約導致保證金被沒收或部分扣除的，應在臺賬中詳細記錄違約事實、處理依據、扣除金額及剩余資金處置情況。建立定期對賬機制。每月月末，政府采購管理部門應與財務部門進行一次全面對賬。對賬內容包括：月初余額、本月新增繳納金額、本月退還金額、月末結余金額。雙方需逐筆核對發生額，確保業務臺賬與財務賬簿一致。如出現差異，應立即查明原因，屬于記賬錯誤的及時更正，屬于未達賬項的應編制余額調節表。每季度末，應編制《政府采購履約保證金收支情況季報表》，上報單位領導及上級財政部門，全面反映保證金運行情況。加強臺賬數據的安全管理。電子臺賬系統應設置嚴格的用戶權限管理，根據崗位職責賦予不同的查詢、錄入、修改、刪除權限。嚴禁未經授權的人員查詢或修改臺賬數據。定期對臺賬數據進行異地備份，防止因系統故障、病毒攻擊等原因導致數據丟失。對于涉及涉密項目的履約保證金臺賬，應嚴格按照保密規定管理，不得在非涉密計算機上處理或傳輸。第七章特殊情形處理在實際操作中，可能會遇到供應商信息變更、賬戶凍結、項目取消等特殊情形，需制定針對性的處理預案。供應商在履約期間發生名稱變更、合并、分立等情況，申請退還保證金時，除提供常規退還材料外，還必須提供市場監督管理部門出具的準予變更登記證明、變更后的營業執照復印件，以及關于名稱變更、債權債務承接的說明文件。說明文件需明確原合同項下的權利義務（包括履約保證金）由變更后的主體承繼。政府采購管理部門應嚴格審核上述證明材料，必要時向發證機關核實，確保資金退回主體無誤，防止國有資產流失。因供應商原因導致賬戶被凍結、查封，無法接受退款資金的，財務部門不得強行支付。政府采購管理部門應通知供應商提供新的有效收款賬戶，并出具加蓋公章及法定代表人簽字的《變更收款賬戶申請書》。如供應商拒不配合或失聯，導致保證金無法退還的，應將該筆資金列為“長期掛賬資金”進行專項管理，并定期進行清理。對于超過法律規定期限（如5年）仍無法退還的，應依據財政部門關于非稅收入管理的相關規定，上繳國庫。因采購計劃調整、法律法規變化等非供應商原因導致采購項目終止或合同解除的，應根據相關法律法規及合同約定處理保證金。如合同未約定或約定不明的，原則上應全額退還履約保證金，并加計銀行同期存款利息。退還利息的計算起止點為保證金繳納之日起至退還之日止。政府采購管理部門需在臺賬中注明“項目終止退還”字樣，并附上項目終止的相關批復文件。對于履約保證金轉質保金的情形，即在驗收合格后，將部分或全部履約保證金直接轉為質量保證金（質保金）的情形，雖然資金性質發生轉變，但必須在臺賬中做清晰的沖銷和新增記錄。即：在履約保證金臺賬中做“退還（轉質保金）”處理，同時在質量保證金臺賬中做“收取（由履約金轉來）”處理，確保兩本臺賬之間的勾稽關系清晰，避免資金重復統計或遺漏。第八章監督檢查與責任追究建立健全監督檢查機制，確保制度執行到位。單位內部審計部門應每年至少開展一次履約保證金管理專項審計。審計范圍包括臺賬記錄的真實性、完整性，退還程序的合規性，資金支付的及時性，檔案管理的規范性等。審計結果應作為部門績效考核及相關人員評優評先的重要依據。自覺接受財政、審計、監察等外部部門的監督檢查。對于監督檢查中發現的問題，應建立整改臺賬，明確整改責任人、整改措施和整改時限，實行銷號管理，確保問題整改到位。同時，應舉一反三，深入剖析問題產生的原因，完善制度漏洞，優化管理流程。實行嚴格的責任追究制度。對于在履約保證金退還臺賬管理工作中認真負責、成績顯著的個人或部門，給予表彰獎勵。對于有以下行為之一的，視情節輕重，給予通報批評、誡勉談話、調離崗位、黨紀政務處分；涉嫌犯罪的，依法移送司法機關處理：（一）無故拖延、刁難供應商，導致保證金未按規定時限退還，造成不良影響的；（二）審核把關不嚴，導致虛假驗收、違規退還，造成財政資金損失的；（三）擅自變更退還金額、違規扣除或免收保證金，謀取不正當利益的；（四）在臺賬管理中弄虛作假，篡改數據，隱匿、銷毀重要憑證的；（五）利用職務便利，挪用、侵占履約保證金的；（六）其他違反法律法規及本制度規定的行為。第九章附則本制度所涉及的各類表單、臺賬格式范本，由政府采購管理部門會同財務部門統一制定，并根據政策變化適時修訂。各單位在執行過程中如遇特殊情況，應及時向主管部門反饋。本制度未盡事宜，按照國家有關法律法規、規章及財政部門規范性文件執行。法律法規或上級政策有新規定的，從其規定。如本制度與后續新出臺的法律、法規或規章不一致的，以新出臺的法律、法規或規章為準。本制度由本單位政府采購管理部門負責解釋。解釋權僅限于對本制度具體條款含義的理解與適用，不得作為規避法律法規或違反本制度規定的借口。本制度自發布之日起施行。在本制度施行前已收取但尚未退還的履約保證金，應納入本制度進行管理，并按照本制度規定的流程辦理退還手續。原有的相關管理規定與本制度不一致的，以本制度為準。（以下為附件表格參考部分）附件一：政府采購履約保證金繳納及基礎信息登記表序號項目編號項目名稱合同編號供應商名稱統一社會信用代碼保證金形式繳納金額（元）繳納日期預計到期日銀行賬號開戶銀行聯系人聯系電話狀態備注1CG-2023-001辦公設備采購HT-2023-001XX科技有限公司91330100XXXXXX銀行轉賬50,000.002023-01-012023-12-311234567890工行XX支行張常履約/2CG-2023-002網絡運維服務HT-2023-002XX信息服務公司91330100YYYYYY非融資保函100,000.002023-02-152024-02-14保函編號123中國銀行XX分行李常履約電子保函附件二：政府采購履約保證金退還審批單項目名稱項目