GS前臺系統培訓大鋼

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SHENZHENGEMSTARELECTRONICSCO.LTDGS系統培訓教程

酒店前臺管理系統

中國市場上領先的、專業的酒店管理軟件系統服務供應商一、前臺系統功能特點二、預訂管理三、接待管理四、收銀管理五、夜審管理六、房務管理七、營銷管理八、維護管理九、報表管理一、酒店前臺管理系統功能特點1、嚴密的數據安全和數據處理2、豐富的外圍系統接口3、詳細的操作軌跡跟蹤及查詢4、完善的權限控制（報表控制）5、合約單位優惠政策及傭金定義6、靈活嚴格的房價政策定義7、消費超額報警并觸發聯動程序8、內置消息系統主動引導操作9、財務報表擊穿功能（審核）10、用戶自定義菜單、界面、報表11、詳細的客歷管理12、身份證掃描、自動識別系統13、快捷入住操作、熟客自動識別通用操作（GeneralFunction）1.查詢功能（Query）在各模塊的工具欄下部有相關查詢輸入框，其中包括查詢方案、查詢字段、查詢關鍵字（模糊查詢）的輸入框。

查詢方案的選擇經過濾后可進行多項模糊查詢，功能強大、搜索范圍齊全，具有自定義特點。2.通用功能（GeneralFunction）在各模塊的主窗體中右鍵彈出通用功能，包括房態、報表、客歷檔案、跟進、客人留言和公共信息等。

二、預訂（Reservation）2.1

預訂界面介紹與功能說明右鍵菜單：快速預訂、維護、分房、取消/恢復、入住等主界面：默認為當前有效的訂單列表，該列表界面以顏色區分散客與團體的預訂單，具體列示內容如圖，雙擊列表中記錄進入預訂維護窗口查詢方案：今天預抵、全部預訂、已到、取消、NoShow、全部狀態相關資料欄：每一條預訂記錄所包含的房類和房間數

GS前臺預訂模塊用于處理酒店散客和團體的預訂信息。主要包括：快速預訂、維護、分房、取消/恢復、入住、確認單和空房預報表。2.2

快速預訂（QuickReservation）快速預訂時首先要確定是散客或團體，以方便客帳設置。只需錄入帶*號的就可完成預訂，其他資料可另尋時間在預訂維護界面補充。在保存成功預訂單后彈出顯示自動生成的預訂號。中間左邊窗口顯示各種房類、可用房數、牌價、執行房價、預訂數、預留數、每房人數等。右邊窗口顯示左邊所選房類的房態圖，方便選擇預留房間。輸入客人名時，如果客歷檔案中有同名的客人，則會彈出相關信息提示。如確定，則客人的基本資料會自動取該客人在客歷中的資料。會員功能支持刷卡和手工輸入，并顯示詳細積分和消費信息合約單位支持拼音首字母和五筆模糊輸入，如選擇已維護好的合約單位，則可實現自動取相關房價代碼與業務員。2.3

預訂維護F4（UpdateReservation）對已錄入的預訂單作修改操作或進一步安排，均通過預訂維護完成，此窗口包括了預訂資料、客人資料、提醒說明和圖片資料四個分頁。功能詳盡，除一般的預訂資料外，還包括帳務信息、市場信息、客人的個人資料。可在提醒說明標簽頁，輸入提醒說明，根據系統提示信息的規則，在適當時間提示。另外，可根據客人提供的資料輸入圖片資料，包括相片、證件、簽名的掃描。2.4

預訂分房（RoomBooking）為預訂單分配具體哪些客房可用，一般是在預抵日的前一天或當天操作。可根據各種查詢條件，快速過濾出在本訂單預計住宿期間可以分配的房間。可手工雙擊選房，也可電腦自動分房。2.5

預訂取消/恢復（CancelReservations/RestoreReservations）應客人要求，或由于操作員錯誤錄入等原因，取消客人的預訂單。進行取消操作時，在選取框打上勾，同時必須輸入原因，方便追蹤查詢。如果是恢復預訂單，則對選中的已取消訂單進行此操作。2.6

打印確認單（ConfirmationLetter）預訂成功后，可選擇是否打印書面的確認單，便于傳真給用戶確認。預訂確認書的格式可由用戶自由設置。2.7

預訂入住（Arrivals）對當前選中的預訂單執行入住操作時，在相關資料欄中，選擇使用入住、分批入住、全入住三個按鈕。對于分批入住，按住鍵盤上的Shift鍵不放，用鼠標左鍵選取要同一批入住的房間（必須已留房），即可實現。對于有訂金的訂單，系統將訂金轉為押金。2.8

空房預報F11（7Day’sForecast）顯示未來的某段時間內，各種房間類型的可用狀態。可選擇日期范圍、可用房是否含預離。雙擊某天的可預訂數，彈出可用房數相關數據窗口。3.預訂單保存成功后彈出提示窗口，并且顯示自動生成的預訂單號。1.刷會員卡后彈出對應客人名和基本資料，顯示詳細積分和消費信息2.選取合約單位廣東電網，自動對應房價代碼為商務合約價，市場分類為商務客，業務員為鐘偉。預訂實例（1.確定預訂信息）注意：帶*號的為必填項，包括客人姓名、住店的起始天數、房價代碼、市場分類和客人來源光標選取的預訂單已預留了3間高級雙人房，綠色標識的為主單。雙擊房號此列可進入預訂留房窗口完成后的預訂記錄顯示在預訂模塊主界面，如是會員在客人姓名列有標識。此窗口上下兩部分的房號可通過雙擊更換，也可以自動分房，在左邊的房類欄更換房間類型。預訂實例（2.預訂單維護與分房）預訂實例（3.預訂單的取消與恢復）對要取消的訂單，點擊右鍵選擇預訂取消/恢復。勾選要取消的訂單記錄，選擇或輸入原因后按確定即完成取消預訂，如需恢復預訂用同樣的方式操作即可。預訂實例（4.預訂抵達后入住）客人抵達后在查詢字段中輸入客人名查找出預訂單，點擊“入住”按鈕即可。彈出門鎖卡制作窗口，完成入住。

GS前臺接待模塊用于處理酒店客人的信息與資料管理。主要包括：快速入住、客情維護、延期、換房、調價、打印RC單和制門鎖卡。3.1

接待界面介紹與功能說明右鍵功能：快速入住、維護、延期、換房、調價等數據分析：在住房數、房租、消費和付款匯總信息

三、接待管理（Reception）查詢方案：在住、預抵、預離、未到、當日離店、歷史離店、團體查詢。主界面：默認為當前有效的訂單列表，該列表界面以顏色區分散客與團體的預訂單，具體列示內容如圖，雙擊列表中記錄進入客情維護3.2

快速入住快速入住與快速預訂的界面相同，學會快速預訂，也就能掌握快速入住的要點了。注意散客與團體的區別。中間左邊窗口顯示各種房類、可用房數、牌價、執行房價、已選房數。右邊窗口顯示左邊所選房類的房態圖，方便選擇可用房間。3.3.1

客情維護F4預訂維護與客情維護是同一界面，快捷鍵為F4。對已入住的客人資料作修改或進一步安排，均通過客情維護完成，此窗口包括了登記資料、客人資料、提醒說明和圖片資料四個分頁。功能詳盡，除一般的客人資料外，還能做客帳設置。3.3.2

快速客情維護快速地對在住客人的資料進行維護，包括修改客人姓名、性別、證件類型、證件號碼等相關信息。3.4

延期修改在住客人的預訂離店時間，一般是往后，但也不限制往前，只是不能早過當天。如果是關聯房延期，則會提示其他關聯人是否同時延期。延期成功后會提示是否制作門鎖卡。

3.5

換房雙擊新房號輸入窗口或單擊房號后的“省略號”按鈕，彈出分房界面，選擇房間即可。遇客人持有充分理由要求“在住房”合住時，可通過換房選擇其中一間為合住目標房而實現，操作時留意換房提示，并根據提示判斷“是”為隨行關系、“否”為同住關系。3.6

調價通過修改房價代碼（紅色方框內）實現修改當前客人房價折扣的功能。如有必要，由操作員手工調整

。3.7

打印RC單3.8

門鎖卡

GS前臺收銀模塊主要用于處理酒店客人的各種帳務。主要包括四部分：帳務處理、相關操作、通用功能、報表查詢4.1

收銀界面介紹右鍵功能：交易入帳、轉帳、清帳、結帳離店等數據分析：在住房數、消費、付款和余額匯總信息

四、收銀管理（Cashier）查詢方案：當前在住、當日離店、當日結帳、歷史遲付、歷史離店（1個月內）、未結工作帳、已結工作帳。主界面：默認為當前所有在住客人的記錄列表，以顏色區分散客和團體，具體列示內容如圖，雙擊客人名進入客情維護，雙擊房號進入帳務處理。

“余額”是指消費總余額，公式為：余額＝消費金額-付款金額；“余額”顯示為正數且余額狀態為$則表示客人欠酒店錢，即客人已付押金小于客人實際消費額；“余額”顯示為負數且余額狀態為空則表示客人剩余的押金數，客人已付押金還大于客人實際消費額。

收銀主界面除了強大的信息匯總外，還可以進入簡便快速的操作。在信息分類方面，可按房號和顏色區分，如上面房號為比例值的記錄則為團體主帳，其他原房號則為房帳。（10:9:1）數字含義為：總房數:入住房數:結帳房數。對于界面上的小操作如保密等功能，只要雙擊保密欄即可編輯保密內容，且字體以紅色區分。

收銀主界面默認的初始狀態為“I---當前在住”，因此想要查詢其他狀態的客人，就必須改變查詢方案中的接待狀態。

假設需要查看房號為406或名字為張軍的客人3月18號的歷史帳務，方法如下：在“查詢關鍵字”處輸入406或張軍，選擇歷史離店（1個月內），單擊后面的圖標，彈出左圖，選取日期點查詢即可。4.2

交易入帳F7收銀模塊的核心功能之一，除完成最基本的消費錄入之外，還可完成訂金錄入、押金錄入、錯帳沖銷、作廢、扣回等功能。作廢/沖銷功能：選擇消費項目，點鼠標右鍵選擇操作類型，選沖銷彈出此窗口，修改金額即可。作廢實際是沖銷的簡化，即沖銷結果為零的操作可直接用作廢功能實現。只能對當天營業日消費的項目進行作廢和沖銷。4.3

帳務處理F8收銀模塊的核心功能，其最主要是在客人離店時進行結帳操作。雙擊客人選擇方框，彈出“客人選擇”窗口，可方便調換到其他房間或客帳的處理。房帳+團帳＝集體帳，每次操作帳務必須注意的地方。界面上顯示所選擇記錄的相關帳務明細，并可對其執行各種入帳、拆帳、轉帳、清帳、遲付、預結等操作。帳務說明房帳：指需要住店客人自付的費用，如散客的費用，團隊成員自付的雜費等。團帳：團隊費用一般分成兩種，（1）由團隊統一支付的費用，如房費、餐費、會議室的租金等，稱為公付帳，即是團帳。（2）各成員房間發生的雜費，如房間的電話費、客人的購物費等，稱為自付費用，自付費用歸在房帳里面。集體帳：關聯房帳或團體房的消費總帳，即集體帳＝房帳+團帳。工作帳：顧名思義就是酒店為了工作需要，或財務審計為了帳務上的特殊處理的需要而設立的帳戶。如酒店有一項非住店客人的停車費要錄入電腦系統，就可以在酒店帳里錄入，又如財務的審計審核出前天的報表數據有錯，因為報表一經生成后就不能再修改，所以就可在酒店帳里輸入數據進行調整，保證報表的累計數正確。收銀結帳實例（1.查找客人并核對輸入完余下費用）在住的客人李建的費用清單如下：押金3000元康樂中心800元西餐廳520元迷你吧120元洗衣費80元商務中心

150元要求輸入這些費用，并且結帳，結帳時收全天的手工房費。收銀模塊中，查詢關鍵字處輸入姓名并回車，系統顯示查詢結果，按F8彈出帳務處理，單擊“入帳”按鈕打開交易入帳，在項目欄選擇項目名稱，填入單號與金額，保存。收銀結帳實例（2.開始結帳、加收日租并確認付款）費用輸入完畢，單擊“結帳”按鈕。彈出結帳窗口，單擊“開始”。彈出加收日租/半日租窗口中，點擊加收，如免收則要輸入免收原因。點擊“確定”（實際業務中必須同時退還客人多余押金或收取不足費用），確認付款后彈出打印帳單窗口，此處不打印退出，客人狀態由“I”→“O”，結帳完畢。收銀結帳實例（3.結帳時修改付款方式和開發票）如果客人要退回全部押金，改由銀聯卡結帳，那么在金額欄則輸入全部押金的負數并點擊“增加”。接著在付款方式中選取銀聯卡，系統自動統計出需要結帳的全部費用，最后“確定”結帳完畢。如果付款中的“發票”前打上了勾，則會彈出開發票窗口，點擊增加，輸入完保存即可在A4016報表中查詢到，如需事后開票，在帳務處理中有發票按鈕。收銀結帳實例（4.帳單的格式與保存）帳單打印可任意分級打印明細或匯總，可修改全打套打格式或加上Logo。支持手工帳單功能，點擊“另存為”，彈出提示框，選“否”另存為Excel文件。收銀結帳實例（5.迷你吧消費錄入窗口）在F8帳務處理中點擊“迷你吧”按鈕，彈出Minibar管理窗口，根據消費帳單錄入項目的數量，如有贈送項目，在贈送框中打上勾即可。收銀結帳實例（6.客帳設置）點擊“設置”按鈕彈出客帳設置窗口。每張客單均可分拆成多個分帳單，以方便將不同類型消費項目分別存放到不同分帳單下，打印或付款。在分帳定義中將消費項目與各分帳單相關，所有未相關的項目，均入到主帳單上。為了實現自動轉帳，即事先定義好某客人某些項目由另一客人支付，則在發生消費時，自動轉帳到目標客人帳上。定義住店客人在各營業點消費簽單（掛房帳）所允許的最高限額。客人登記時，選擇房價代碼后，會默認與之相關的包價項目，此處可以對這些項目進行調整，或增加新的項目。可事先在系統參數中默認團體的包費定義，也可在客帳設置中再修改。收銀結帳實例（7.折帳與調帳）在F8帳務處理中點擊“拆帳”按鈕。在彈出的窗口中，左邊勾上需要拆分的帳，右邊顯示對半拆分的金額，也可以手工輸入后按確定。點擊“全選”清除選定，只勾上需調到B帳單的帳務，點擊“調帳”按鈕。“調帳”可以根據客戶的需要把帳務轉到B或C帳單，以方便顯示、查詢和打印。收銀結帳實例（8.轉帳與轉付）“轉帳”在各種帳單之間轉移交易記錄，點擊彈出轉帳處理窗口。左上角輸入房號后回車顯示轉帳房，選中需要轉移的明細，右上角調出目標房號，點擊轉移箭頭命令按鈕，再點擊“轉帳”按鈕確認。“轉付”是離店時轉給別人付帳。如2202房轉付到3208房，點擊出現客人選擇窗口。在左下角輸入需轉付的房號后回車確定，彈出確認框選擇“是”。即完成2202房的離店，帳轉到了3208房。收銀結帳實例（9.清帳與遲付）如對一筆12元的電話費作結清，在帳務前勾選后點擊“清帳”按鈕。選擇付款方式，確定后根據提示點擊“是”。結清后的帳務在“已結”中才能看到。清帳的反操作取消清帳。點擊“遲付”，即退房不結帳，輸入遲付說明確定后，判斷并提示是否有當天需增加的消費記錄，如半日租等。還可根據系統參數，確定遲付客人的消費部分是當時結算還是到付款時再結算。收銀結帳實例（10.會員卡處理）輸入會員卡號，按回車顯示會員卡資料，點保存即可

。

4.4

快速離店當客人帳務零余額且不需加收當天帳務時，直接對當前選中的帳單右鍵作“快速離店”操作，在彈出的確認框中點“是”，以加快結帳速度。

4.5

催租報表1.催租是由收銀根據客戶當前押金的不足進行催收。2.“余額”是判斷押金的依據，余額＝消費金額+房價-付款金額-信用額度3.余額情況說明:

1)余額>0說明消費大于押金，需催租。

2）余額<0說明消費小于押金，尚剩有押金，并根據酒店本身的要求在條件中設定余額上下限查出所有需催租的客人資料。4.查詢條件：含當天房租倍數為1是指包含當天的房租4.6

交班報表左邊統計的數據是當天或當班所有交易的消費金額右邊統計的數據是當天或當班付款金額。

GS前臺夜審模塊根據事先定義的夜間審核操作流程，逐步提示用戶完成夜審操作，其中的每一步均被記錄到詳細的操作日志中。5.1

夜審窗口介紹與功能說明夜審窗口：需要運行的步驟，準備期校驗、過租、核心步驟、計算統計信息、后臺處理、夜審結束。點“開始”彈出左邊的選擇界面。

五、夜審管理（Audit）點“是”開始自動處理夜審操作，點“否”取消夜審操作。5.2

酒店大事記和審核日志酒店大事記：錄入當天的天氣說明、備注和日志。審核日志：統計“酒店大事記”的報表說明：酒店大事記是錄入信息，審核日志是查詢酒店大事記

五、夜審管理（Audit）酒店大事記：錄入信息審核日志：查詢信息5.3夜審報表定義

五、夜審管理（Audit）選擇是否打印,分不打、審前、審后,在此定義好后，在前面的夜審前和夜審后頁面中會顯示相關的報表，并在夜審時會自動作打印處理。5.4夜審報表定義

五、夜審管理（Audit）對“選擇”的報表根據開始結束進行重算更新。，

GS前臺房務模塊主要用于對酒店所有客房服務的管理，包括房態修改、維修停用、臨時占房、遺留物品、MiniBar、洗衣管理等。6.1

房務界面介紹與功能說明房務信息界面：按房間、樓層或房類排序顯示房態，雙擊房間進入客情界面，右鍵點擊支持快速預訂/入住、維修、停用、干凈或臟房管理

六、房務管理（Housekeeping）鼠標滑過顯示房態詳細信息功能查詢功能欄：條件范圍查詢或字段模糊查詢信息欄：分類統計客源和房態信息6.2

房態修改：用于臟凈的互轉處理將臟房修改為空房或將凈房修改成臟房,不能用于維修房恢復房態。6.3

維修/停用、恢復房態維修/停用：用于設置維修房（OOO）和停用房（OOS）,實現有效的房態控制,此類房是不允許預訂和入住的。功能窗口列示所有狀態為OOO或OOS的房間，同時有新增、修改、完成、退出等功能，進入下一頁。

新增時彈出此窗口，可輸入房號，可以一間，也可多間（各房間要用逗號隔開），同時也可輸入起止房號，或輸入房務區，此外還可輸入起止時間、種類、原因等，界面上會同時顯示出操作員與時間。

注意：修改停用/維修房的界面與新增停用/維修房界面相同，只需填上“完成人員”名稱和“完成時間”并保存即可。6.3

維修/停用、恢復房態恢復房態：用于將維修房（OOO）和停用房（OOS）的房態恢復為空凈房，釋放房號可提供使用。直接在房態界面或房務界面中找到相應的房號后右鍵選擇“恢復房態”即可還原為空臟房態，PA清理好房間后，在做“房態修改”還原為空凈房。如下圖：找到房號右鍵操作恢復房態。

6.4

房態歷史：顯示當前選中房間最近的房態變化歷史。（也可選擇條件房態變化的記錄）界面如下圖：可按房號和房態查詢相關的信息。6.5

遺留物品：登記失物信息、認領信息及最終處理結果等。可以新增和完成來對登記記錄做處理.也可按客人姓名和物品名稱來查詢.如下圖：錄入遺留物品信息和處理情況。

GS前臺營銷模塊主要用于合約單位的管理，包括單位檔案、合約、合約單位消費人、消費帳務、往來帳、優惠政策、旅行社回傭管理等7.1

營銷界面介紹與功能說明常用功能：新增、刪除、改房價、往來帳管理等合約單位信息欄：每一條記錄是一個合約單位信息，雙擊單位名稱進入合約單位資料維護查詢功能：條件范圍查詢或字段模糊查詢

七、營銷管理（Sales）7.2

客歷檔案完成對來店消費過的歷史客人的檔案資料、消費明細、往來帳等內容的查詢、維護功能。歷史客人的概念非常廣泛，除了消費過的客人、會員等，還包括團隊、旅行社、會議、合約單位簽單人等歷史資料。7.3.1

合約單位檔案管理這里是一套完整的合約單位管理系統，包括單位檔案的管理、合約的管理、合約單位消費人、消費帳務的管理、往來帳管理、優惠政策管理、旅行社回傭管理等等相關功能。雙擊打開合約單位信息,轉下圖:合約單位基礎資料合約單位消費信息:查看合約單位在各營業區的消費明細.往來明細:掛帳往來明細信息預期消費:該合約單位的預訂信息.合約信息:含合約單位的折扣代碼、傭金代碼、房價代碼、有效期、生效日期、信用等級、新增、作廢、審核等信息。消費簽單：設置授權簽單消費人限額及簽單狀態。優惠記錄：積分兌獎項目記錄。7.3.2

合約單位往來帳管理這里是一套完整的合約單位管理系統，包括單位檔案的管理、合約的管理、合約單位消費人、消費帳務的管理、往來帳管理、優惠政策管理