高效會議秘訣

高效會議秘訣目錄一、組織干預與會議概述二、會議為什么低效三、如何提高會議效能組織發展是以組織有效性為前提，對于低效工作要積極采取干預策略組織發展干預，是指系統改善組織缺陷，對組織成員和團體采用各種干預措施的過程。一般在三個水平上進行。針對個人1針對群體2針對組織3如職業計劃與技能發展等如角色分析與團隊建設等調查反饋，方格組織的發展等會議習議學會討論、商議聚會、見面、集會會議的意思就是人們聚集在一起，圍繞特定主題進行討論、交流的活動。會議是一種群體溝通的方式。會議是一種群體溝通方式會議起源人類開會的歷史可謂是源遠流長。公元前2198年，大禹在浙江紹興的會稽山召集了全國的部落首領，慶功封爵并商討全國的財政問題。據說，會稽山原名茅山，因召開此會而更名。公元前681年，齊桓公召集宋、陳、蔡、邾四國，在北杏會盟，首開國際會議的先河。隨著齊國國力和國際地位的逐漸升高，齊國召開的國際會議的頻率和規模也越來越高。因此，齊桓公也被譽為是“文山會海”的祖師爺。會議起源目錄一、組織干預與會議概述二、會議為什么低效三、如何提高會議效能會議恐懼癥《哈佛商業評論》調查結果400萬 1100小時

次英國每天大約有

400萬個小時被用

于團隊的會議美國平均每天要

舉行1100次的團隊會議3.5小時每個主管每天的正式會議時間1小時每個主管每天的非正式會議時間會議作用會 議群體決策、碰撞思路（招聘考核政策、每個項目50次成功）互動，提升、提煉并驗證某些觀點更直接、更清晰的參與交流，參會者更主動執行（決策會議、會議策劃碰撞思路會議）面對面地溝通和交流互相學習找差距（基地成果展、主管經理每周價值工作匯報）會議重要性成

功

的

捷

徑是

復

制

人

才

的

搖

籃（閃光人物、英雄報告會）倍 增 時 間用

最

短

的

時

間

傳

遞最 準 確 的 信 息解決困惑，感化引導，借力使力。加

油

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充

電突破瓶頸助推器止 痛 療 傷 的 良 藥成

長

鍛

煉

交

流經 驗 的 地 方開會的時機問題需涉及不同崗位員工或多部門協調解決；有重要事情需要把參與人集中到一起傳達；領導者需要公開表彰先進以激勵士氣等。發起人想從參會者那里獲取信息或建議；發起人想讓參會者參與解決問題或制定決策；領導者需要聽取下屬的工作匯報并監督進度；適于開會的情況123456已經形成慣例的每周例會，卻沒有什么事情要討論；會議成本太大，或還有比開會更好的辦法；問題用電話、備忘錄或個別談話等方式解決起來更好；所談事務密級較高，不宜擴大知情范圍；發起人對要解決的問題已經作出決定；大家之間怨氣大、敵對情緒濃，開會前需要時間平靜。123456開會的實際情況會議的成本一家公司會不會開會，決定了該公司的競爭優勢。一家公司開會的效率與執行，決定了該公司全面管理的效率與執行。會議是公司管理的必備工具。而會議的成本則常常被忽略。請看，“文山會海”的成本是：時間成本金錢成本效益成本機會成本會議成本時間成本＝參加會議的人數×（與會者的準備時間＋與會者的旅行時間＋正式會議時間＋會議休息及耽擱時間）。金錢成本＝開會的時間成本×與會人員平均每小時的工資＋場地費、設施費、文件復印費、交通費、茶水費、餐飲住宿費等的成本。效益成本＝參會人員若不用參加會議，那么在這段時間可以為公司帶來的效益。機會成本＝開會過程中，因未及時接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意＋不能及時處理客戶的投訴而得罪一批客戶＋不能及時解決自己管轄范圍內的突發事件帶來的問題及持續影響等。低效會議的特點沒有核心主題，或主題不明確，或議題繁多。這是導致會議低效的根本原因。沒有明確的會議議程及時間分配規則，導致會議的進展和時間很難把控。參加人數眾多，無多大關系的“陪綁”的現象嚴重，或該到的人未到。未指定主持人或主持人未能嚴格按照議程來控制會議，被參會者牽著鼻子跑。思想火花及最終決策未做記錄，白開或記錄發放不及時，精神未能及時傳達。時間選擇不恰當，比如安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。地點選擇不合適，比如設在經理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。主題議程參會人主持人記錄時間地點目錄一、組織干預與會議概述二、會議為什么低效三、如何提高會議效能日本的高效會議革命日本的大小企業都在熱烈地展開“會議革命”，強化自身競爭力，以期由此帶來利潤。在豐田汽車的辦公室里，處處可看到這樣的標題：“只開有實際效果的會議!”、“準時開始，最好一小時內結束”、“重點在實際行動”。在日產被稱為“價值優先”的跨部門會議，不請部長出席。因為部長是做最后決定的人，如果與會，可能影響討論方向的內容。日本的會議革命日本的會議管理日本太陽工業公司每次開會時總是把一個醒目的會議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會議成本＝每小時平均工資的3倍×2×開會人數×會議時間（小時）。公式中平均工資所以乘3，是因為勞動產值高于平均工資；乘2是因為參加會議要中斷經常性工作，損失要以2倍來計算。因此，參加會議的人越多，成本越高。有了成本分析，大家開會態度就會慎重，會議效果也十分明顯。不同類型會議的不同管理辦法思想教育會議思想教育主持人的選擇、教育典型事例的選擇、會議中人員的總結感悟分享，會議的專著重復教育。培訓會議培訓講師的選擇、培訓內容及課件的準備、會議中知識點疑問的解答、會后培訓學習效果的考核檢查學習會議會議形式的確定、代表人物的確定及代表事例的準備、學到內容的感悟分享。高效會議秘訣1議題明確一次會議，最好只有一個主題。可以集中時間和精力，集中有關人員，高效解決問題。綜合性會議，最多也不要超過三個議題為好。議題越多，參加人員越多，陪綁的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。目錄2議程清晰要有明確的議程及時間分配規則，方好有效控制會議的進程和時間使用，確保會議高效。 注意：議程安排上，不要領導先講話，先表態，避免有的人“話里聽音”拍馬屁，從而失去民主按領導意見辦，或不能集思廣益，積極發掘更多創意。目錄3精選參與人會議的召開，并不是人越多越好。人多不僅會增加會議成本，延長會議時間，也會增加扯皮的可能性，不容易形成一致的會議結論，也不利于會議控制。因此，要本著“相關性”和“少而精”的原則，精選參加會議的人員，不要讓不相關的人參加，避免“陪綁”的現象。目錄4指定主持人無論是何種形式的會議，必須要明確指定會議主持人。會議主持人要嚴格按照會議的議程、時間安排等做好會議的主持和控制。目錄5做好會議記錄參加會議的人大部分是只記錄或記住自己所關心的內容，而不相關的內容則不怎么關心。因此，為了能夠將參會者的發言、寶貴的思想火花及最終決策、待完成事項能夠清晰地保留下來，必須要做好會議記錄。會議記錄的主要內容包括會議的全部要素（議題、議程、時間、地點、參與人、主持人、記錄人、出勤情況、發言情況、決策情況、待追蹤事項、會議附件）等。同時，為了及時貫徹會議的精神，增強會議時效性，趁熱打鐵追蹤會后的待完成事項，會議記錄要在會議結束后24小時內完成并發送到與會人員手中。目錄6合適的時間上午10-12點和下午1-3點是比較適合開會的時段。某項研究如下：心緒尚且混亂，還需一段時間才能進入工作狀態。不太合適開會。最適合調動員工集思廣益、頭腦風暴，不斷想出新點子、新方法。員工進入工作狀態。最適合進行一對一的會談，也是進行業務會談的最佳時機。員工進入一天當中的倦怠期，希望馬上回家，這時會議往往會事倍功半。目錄7合適的地點1會議室大小要適當。會議室過大，人相對較少，氣氛容易變僵，會議難以活躍。相反，如果會議室過于狹小，就會令人煩悶、不舒服，無法營造良好的氣氛。23桌椅擺放要符合會議討論的要求。比如采用U型、圓形的會議桌擺放方式。要選擇安靜的會議場所，同時，要選擇隔音好的房間，避免影響他人或泄密。目錄會議是否能夠成功，有80%的原因在于是否做好會前的準備。不要開沒有準備的會議，即便是細小的事情也要毫無遺漏地做好準備。提前準備好會議議題、議程、會議材料并確定參與人、主持人和記錄人等；會議議題、議程、時間、地點確定后，要提前告知參會人員并提前發放相關會議資料。提前準備好會場、開會設施（比如電腦、投影儀、麥克風、白板、白板筆、激光筆）、會議討論材料、會議簽到表等。注意，會議不能僅僅郵件、短信的方式通知，為了表示對會議的重視并確保參會人員及時收到會議通知，必須要輔以電話的方式或當面再次通知，并提醒與會人員應做8會議前準備好哪些準備。目錄會議主持人應對會議過程進行良好的引導和控制，如主持人工作未到位，那么會議中的領導者應及時提醒，以防會議脫離控制。1）確保會議按時開始，并嚴格按照會議議程進行；2）嚴格把控會議時間和進度，避免會議的拖沓和冗長，并要按時結束；3）營造活躍的討論氣氛，維持開放平等的會議環境，給予參與者均等的發言機會并引導大家積極發言或獻計獻策。4）保障與會者相互尊重彼此所發表的意見，并保護與會人員不受人身攻擊。5）控制會議秩序，避免過度爭吵或題外話，如發現跑題，應立即予以制止。6）對討論的結果及時進行匯總，并形成會議結論。9會議中做好控制目錄衡量一個會議是否有成效，一是要看會議是否能夠形成有效的決策，二是要會后的決策是否能在規定的時間內實現。因此，會后的追蹤非常重要，會后有追蹤，才能把會議的決議形成生產力。會議記錄要明確記錄待追蹤事項。以下為待《××會議追蹤事項表》，可參考：10會議后跟蹤會議發起人要指定專人（會議主持人、記錄人或其他人員）來追蹤待完成工作的進度，并明確指出追蹤的頻率（多久追蹤一次）和匯報的頻率（多久匯報一次），直至所有事項徹底完成。序號 待完成事項內容 責任人 時限 資源需求備注1234會議禁忌會議前A1)準備不充分、會議形式單一、主題目標、想要達到效果不明確；2)會議通知/會場設備設置布置不到位；3)會議課件視頻/PPT的質量及新穎性。會議中B1)不負責：一言堂或參會者只聽不互動分享見解2)議而不決：每個人都有自己的想法，但最后沒有總結決斷，沒有形成