市教育局采購內(nèi)控制度

PAGE市教育局采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強市教育局采購內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，提高采購資金的使用效益，防范采購風險，確保采購活動合法、合規(guī)、公正、透明，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合市教育局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于市教育局機關及所屬各學校、事業(yè)單位（以下統(tǒng)稱“各單位”）的采購活動，包括貨物、工程和服務的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動應當符合國家法律法規(guī)和政策要求，嚴格按照法定程序進行。2.合規(guī)性原則：采購活動應當遵循相關行業(yè)標準和規(guī)范，確保采購行為合法合規(guī)。3.公正性原則：采購活動應當遵循公平、公正、公開的原則，維護市場競爭秩序，保障供應商的合法權益。4.效益性原則：采購活動應當注重提高采購資金的使用效益，降低采購成本，實現(xiàn)物有所值。5.風險防控原則：采購活動應當建立健全風險防控機制，加強對采購過程的監(jiān)督和管理，防范采購風險。（四）定義1.采購：指各單位為了開展業(yè)務活動或履行工作職責，以購買、租賃、委托等方式獲取貨物、工程和服務的行為。2.貨物：指各種形態(tài)和種類的物品，包括原材料、燃料、設備、產(chǎn)品等。3.工程：指建設工程，包括建筑物和構筑物的新建、改建、擴建、裝修、拆除、修繕等。4.服務：指除貨物和工程以外的其他采購對象，包括各類專業(yè)服務、信息技術服務、后勤服務等。二、采購組織與職責（一）采購決策機構市教育局成立采購領導小組，作為采購決策機構，負責審議采購預算、采購計劃、采購方式、采購合同等重大采購事項。采購領導小組由市教育局主要領導、分管領導及相關部門負責人組成。（二）采購執(zhí)行機構市教育局設立采購中心，作為采購執(zhí)行機構，負責具體組織實施采購活動。采購中心應當配備專業(yè)的采購人員，建立健全內(nèi)部管理制度，規(guī)范采購流程，提高采購效率。（三）采購需求部門各單位作為采購需求部門，負責提出采購需求，參與采購活動的前期調(diào)研、采購文件編制、采購評審等工作，并對采購項目的實施和驗收負責。（四）各部門職責分工1.采購領導小組職責審議采購預算和采購計劃，確保采購活動符合市教育局的發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務需求。審批采購方式和采購文件，確保采購活動的合法性、合規(guī)性和公正性。監(jiān)督采購合同的簽訂和履行，協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。對采購工作進行定期檢查和評估，提出改進意見和建議。2.采購中心職責貫徹執(zhí)行國家有關采購法律法規(guī)和政策，制定和完善采購中心內(nèi)部管理制度。負責采購項目的受理、登記、采購文件編制、信息發(fā)布、評審組織、合同簽訂等具體工作。建立供應商庫和采購項目檔案，做好采購信息統(tǒng)計和分析工作。協(xié)助采購需求部門開展采購項目的前期調(diào)研和市場詢價，提供采購咨詢服務。負責采購項目的驗收組織工作，對采購項目的質(zhì)量和售后服務進行跟蹤檢查。3.采購需求部門職責根據(jù)本單位業(yè)務需求和實際情況，提出采購需求，填寫采購申請表，明確采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、技術要求、服務要求等內(nèi)容。參與采購項目的前期調(diào)研和市場詢價，提供采購項目的技術參數(shù)、性能要求、售后服務等方面的意見和建議。協(xié)助采購中心編制采購文件，對采購文件中的技術條款、商務條款等內(nèi)容進行審核確認。參與采購評審活動，對供應商的報價、技術方案、服務承諾等進行評價，提出評審意見。負責采購項目的實施和驗收，組織相關人員對采購項目進行驗收，填寫驗收報告，對驗收結果負責。負責采購項目的合同簽訂和履行，按照合同約定支付采購款項，對采購項目的售后服務進行跟蹤管理。三、采購預算與計劃（一）采購預算編制1.各單位應當按照市教育局的預算編制要求，結合本單位業(yè)務需求和實際情況，編制年度采購預算。采購預算應當明確采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、資金來源等內(nèi)容。2.采購預算應當根據(jù)市場價格變化、業(yè)務發(fā)展需求等因素進行合理預測和調(diào)整，確保采購預算的準確性和合理性。3.采購預算編制完成后，應當按照規(guī)定的程序進行審核和審批。采購預算經(jīng)市教育局批準后，應當嚴格執(zhí)行，不得隨意調(diào)整。（二）采購計劃制定1.各單位應當根據(jù)采購預算和業(yè)務需求，制定年度采購計劃。采購計劃應當明確采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、采購時間、采購方式等內(nèi)容。2.采購計劃應當按照采購項目的輕重緩急和時間要求進行合理安排，確保采購活動有序進行。3.采購計劃制定完成后，應當報采購領導小組審議通過。采購計劃經(jīng)批準后，應當嚴格執(zhí)行，不得擅自變更。（三）采購預算與計劃的調(diào)整1.在采購預算和計劃執(zhí)行過程中，如遇特殊情況需要調(diào)整采購預算和計劃的，應當按照規(guī)定的程序進行申請和審批。2.采購預算和計劃的調(diào)整應當充分考慮市場價格變化、業(yè)務發(fā)展需求、資金狀況等因素，確保調(diào)整后的采購預算和計劃合理可行。3.采購預算和計劃調(diào)整申請經(jīng)批準后，應當及時通知采購中心和相關部門，并按照調(diào)整后的采購預算和計劃組織實施采購活動。四、采購方式與程序（一）采購方式1.公開招標：適用于采購金額較大、技術復雜、市場競爭充分的采購項目。公開招標應當按照法定程序進行，通過發(fā)布招標公告、資格預審、開標、評標、定標等環(huán)節(jié)，確定中標供應商。2.邀請招標：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的采購項目，或者采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的采購項目。邀請招標應當按照法定程序進行，通過發(fā)布邀請招標公告、資格預審、開標、評標、定標等環(huán)節(jié)來確定中標供應商。3.競爭性談判：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的采購項目，或者技術復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的采購項目，或者采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的采購項目，或者不能事先計算出價格總額的采購項目。競爭性談判應當按照法定程序進行，通過成立談判小組、制定談判文件、確定談判供應商、談判、確定成交供應商等環(huán)節(jié)來確定成交供應商。4.單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購的采購項目，或者發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的采購項目，或者必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。單一來源采購應當按照法定程序進行，通過成立單一來源采購小組、制定單一來源采購文件、確定單一來源供應商、簽訂采購合同等環(huán)節(jié)來確定成交供應商。5.詢價：適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。詢價應當按照法定程序進行，通過成立詢價小組、制定詢價文件、確定詢價供應商、詢價、確定成交供應商等環(huán)節(jié)來確定成交供應商。（二）采購程序1.采購申請：各單位根據(jù)業(yè)務需求和實際情況，填寫采購申請表，明確采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、技術要求、服務要求等內(nèi)容，并報本單位負責人審批。2.采購受理：采購中心收到采購申請表后，對采購項目進行受理登記，并對采購項目的合規(guī)性、完整性進行審核。3.采購文件編制：采購中心根據(jù)采購項目的特點和要求，編制采購文件，并報采購領導小組審批。采購文件應當包括采購項目的技術要求、商務條款、評標標準、采購合同樣本等內(nèi)容。4.采購信息發(fā)布：采購中心根據(jù)采購項目的特點和要求，選擇合適的采購方式，并按照法定程序發(fā)布采購信息。采購信息應當包括采購項目名稱、采購方式、采購文件獲取方式、采購截止時間、開標時間、開標地點等內(nèi)容。5.供應商報名與資格審查：供應商根據(jù)采購信息，報名參加采購活動，并提交相關資格證明文件。采購中心對供應商的資格進行審查，確定符合資格要求的供應商名單。6.采購評審：采購中心組織采購評審活動，按照采購文件規(guī)定的評標標準和方法，對供應商的報價、技術方案、服務承諾等進行評價，確定中標供應商或成交供應商。7.采購合同簽訂：采購中心與中標供應商或成交供應商簽訂采購合同，并報采購領導小組備案。采購合同應當明確采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、售后服務等內(nèi)容。8.采購項目實施與驗收：采購需求部門按照采購合同約定，組織采購項目的實施，并對采購項目的質(zhì)量和售后服務進行跟蹤檢查。采購項目完成后，采購需求部門應當組織相關人員對采購項目進行驗收，填寫驗收報告，對驗收結果負責。9.采購款項支付：采購需求部門按照采購合同約定，及時支付采購款項。采購款項支付應當嚴格按照財務管理制度進行，確保資金支付安全、合規(guī)。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購中心應當在中標供應商或成交供應商確定后，及時與供應商簽訂采購合同。采購合同應當采用書面形式，明確雙方的權利和義務。2.采購合同應當包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、售后服務承諾等主要條款。采購合同的條款應當符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，確保合同的合法性、有效性和可操作性。3.采購合同簽訂前，采購中心應當對合同條款進行審核，確保合同條款符合采購文件的要求和采購需求部門的意見。采購合同簽訂后，應當報采購領導小組備案。（二）合同履行1.采購合同簽訂后，雙方應當按照合同約定履行各自的義務。采購需求部門應當及時跟蹤采購合同的履行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量提供貨物、工程和服務。2.供應商應當按照采購合同約定的時間、地點、方式等要求，提供貨物、工程和服務，并確保提供的貨物、工程和服務符合質(zhì)量標準和技術要求。3.在采購合同履行過程中，如遇特殊情況需要變更合同條款的，應當按照規(guī)定的程序進行申請和審批。合同變更應當簽訂書面協(xié)議，并報采購領導小組備案。（三）合同驗收1.采購項目完成后，采購需求部門應當組織相關人員對采購項目進行驗收。驗收應當按照采購合同約定和相關標準進行，確保采購項目的質(zhì)量和性能符合要求。2.驗收人員應當對采購項目的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量標準、技術要求、售后服務等進行全面檢查，并填寫驗收報告。驗收報告應當包括采購項目名稱、采購合同編號、驗收日期、驗收人員、驗收結論等內(nèi)容。3.驗收合格的采購項目，采購需求部門應當及時辦理結算手續(xù)，并支付采購款項。驗收不合格的采購項目，采購需求部門應當及時與供應商協(xié)商解決，要求供應商采取補救措施或退換貨物等，直至驗收合格為止。（四）合同檔案管理1.采購中心應當建立采購合同檔案管理制度，對采購合同進行分類、編號、歸檔，并妥善保管。采購合同檔案應當包括采購合同文本、采購文件、評標報告、驗收報告、付款憑證等相關資料。2.采購合同檔案的保管期限應當按照國家有關規(guī)定執(zhí)行，確保采購合同檔案的完整性和安全性。3.采購合同檔案應當便于查閱和使用，為采購活動的監(jiān)督和管理提供依據(jù)。六、采購監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.市教育局采購領導小組應當定期對采購活動進行監(jiān)督檢查，確保采購活動合法、合規(guī)、公正、透明。2.采購中心應當建立健全內(nèi)部監(jiān)督管理制度，加強對采購人員的培訓和管理，規(guī)范采購流程，防范采購風險。3.各單位應當加強對本單位采購活動的內(nèi)部監(jiān)督，確保采購活動符合本單位的利益和要求。（二）外部監(jiān)督1.市教育局應當接受財政、審計、監(jiān)察等部門的監(jiān)督檢查，積極配合相關部門開展工作，如實提供采購活動的有關資料和情況。2.采購中心應當主動接受社會監(jiān)督，及時公開采購信息，保障供應商和社會公眾的知情權、參與權和監(jiān)督權。（三）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.采購預算和采購計劃的執(zhí)行情況。2.采購方式的選擇和采購程序的執(zhí)行情況。3.采購文件的編制和評審情況。4.采購合同的簽