高校體育部會議管理制度

高校體育部會議管理制度第一章總則第一條目的依據為規范體育部各類會議的組織、管理與執行流程，提升會議決策效率與執行質量，保障部門各項教學、科研、訓練、競賽、群眾體育等工作有序推進，根據《中華人民共和國高等教育法》《學校體育工作條例》及學校行政會議管理相關規定，結合體育部工作實際，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于體育部所有正式會議，包括黨政聯席會議、部務工作會議、教學工作委員會會議、學術委員會會議、高水平運動隊管理委員會會議、教研室工作例會、教職工全體大會、專項工作部署會、臨時緊急會議等。體育部下屬社團、學生體育組織的會議管理可參照本制度執行。第三條基本原則1.精簡高效原則：嚴格控制會議數量、時長與規模，可通過書面通知、線上溝通解決的事項原則上不召開會議；同類事項合并召開，避免重復部署。單次會議時長原則上不超過120分鐘，單項議題討論時間不超過20分鐘，特殊情況需提前報備。2.務實管用原則：所有會議需明確議題、目標與產出，避免泛泛討論；決策事項需符合學校與體育部發展實際，具備可落地性。會議決議的可執行性審核通過率需達到100%，無具體落實措施的決議不得發布。3.流程規范原則：嚴格執行會議籌備、召開、決議落實、督查歸檔全流程管理，做到會前有準備、會中有秩序、會后有跟進、全程可追溯。會議材料歸檔率需達到100%，重要會議錄音錄像保存期限不低于5年。4.民主集中原則：涉及“三重一大”事項、教職工切身利益問題、學科發展規劃等內容，需充分聽取參會人員意見，按少數服從多數原則集體決策，同時保障不同意見的如實記錄與反饋。重大事項決策參會人數需達到應到人數的三分之二以上，贊成票超過實到人數半數方可通過。第二章會議分類與議事范圍第四條黨政聯席會議1.性質定位：體育部最高決策會議，負責討論決定部門重大事項，統籌協調黨政工作。2.召開頻次：每兩周召開1次，原則上固定為每周二下午14:30，遇重要緊急事項可隨時召開。3.參會人員：部領導班子成員（書記、主任、副主任、副書記）、黨政辦公室主任；根據議題需要，可邀請相關教研室主任、教師代表列席，列席人數不超過參會正式人數的30%。4.**議事范圍：貫徹落實學校黨委、行政及上級體育主管部門的重要決策部署、重要會議精神的實施方案；體育部發展規劃、年度工作計劃、年度經費預算與決算、重大改革方案、重要規章制度的制定與修訂；內部機構設置、崗位調整、人員聘任、職稱評審、評優評先、績效分配、獎懲等涉及教職工切身利益的重大事項；5萬元以上大額經費使用、重大資產處置、對外合作項目、重要賽事承辦等事項；黨建、思想政治工作、黨風廉政建設、安全穩定、意識形態等工作的重要部署；其他需要黨政聯席會議集體研究決定的事項。第五條部務工作會議1.性質定位：行政工作執行層面會議，負責落實黨政聯席會議決議，部署階段性行政工作，協調解決日常工作問題。2.召開頻次：每周召開1次，原則上固定為每周一上午9:00。3.參會人員：主任、副主任、各教研室主任、各職能辦公室（黨政辦、教學辦、競訓辦、群體辦、場館中心）負責人，必要時可邀請相關工作人員列席。4.**議事范圍：通報黨政聯席會議決議，研究制定具體落實措施與進度安排；各辦公室、教研室上周工作完成情況匯報，本周工作計劃提交審議；教學運行、訓練競賽、群眾體育、場館管理等日常工作中需要跨部門協調的問題協調解決；學校臨時布置的專項工作的分解落實；各單位提交的常規性工作申請（如2-5萬元經費使用、小型活動方案審批、臨時崗位調整等）的審議；其他需要部務會議協調的日常行政事項。第六條教學工作委員會會議1.性質定位：教學工作專項議事決策機構，負責教學質量管控、教學改革推進、教學事項審議。2.召開頻次：每季度召開1次，遇教學評估、人才培養方案修訂等專項工作可臨時召開。3.參會人員：教學工作委員會全體成員（主任委員由體育部主任擔任，副主任委員由分管教學副主任擔任，委員包括各教研室教學骨干代表、校教學督導員代表、學生代表2名），參會人數需達到應到人數的三分之二以上方可召開。4.**議事范圍：人才培養方案、課程教學大綱、實踐教學計劃的制定與修訂審議；教學改革項目、課程建設項目、教材建設項目的立項評審與驗收；教學質量評估結果、教學事故認定與處理意見的審議；教師教學能力提升計劃、教學考核評價方案的制定與調整；學生體育成績管理辦法、免修緩考規定等教學相關制度的審議；其他涉及教學工作的重要事項。第七條學術委員會會議1.性質定位：學術事務決策咨詢、審議評定機構，負責保障學術自由、規范學術行為、促進學術發展。2.召開頻次：每半年召開1次，遇科研項目評審、學術成果評定等工作可臨時召開。3.參會人員：學術委員會全體成員（主任委員由具有正高級專業技術職稱的學術帶頭人擔任，副主任委員由分管科研副主任擔任，委員由部門副高以上職稱教師代表選舉產生，人數不少于7人且為單數），參會人數需達到應到人數的三分之二以上方可召開。4.**議事范圍：體育部科研發展規劃、學科建設規劃的審議與咨詢；各級各類科研項目、科研成果獎、人才項目的推薦與評審；學術不端行為的調查與認定，學術爭議事項的仲裁；學術交流活動計劃、對外科研合作項目的審議；科研考核評價辦法、科研經費配套政策的制定與修訂；其他涉及學術事務的重要事項。第八條高水平運動隊管理委員會會議1.性質定位：高水平運動隊建設專項管理會議，負責運動隊訓練、競賽、招生、日常管理等事項的統籌協調。2.召開頻次：每月召開1次，賽期每周召開1次，遇招生、重要賽事備戰等節點可隨時召開。3.參會人員：管委會主任由體育部主任擔任，副主任由分管競訓副主任、校學生工作部相關負責人擔任，委員包括各項目主教練、競訓辦工作人員、學生管理工作人員，必要時可邀請校招生辦、教務處相關人員列席。4.**議事范圍：高水平運動隊年度訓練計劃、競賽計劃、招生計劃的審議與落實；運動隊日常管理、學籍管理、獎懲機制、運動員保障措施的制定與調整；賽事備戰方案、經費預算、參賽人員名單的審定；教練員考核、聘任、培訓計劃的審議；運動隊建設過程中需要協調教務處、學生處、財務處等校內部門的問題研究；其他涉及高水平運動隊建設的重要事項。第九條教研室工作例會1.性質定位：教研室基層工作會議，負責落實部門工作部署，開展教學研究、業務交流。2.召開頻次：每兩周召開1次，由各教研室自行確定固定時間，報教學辦備案。3.參會人員：教研室全體教師，可邀請分管部領導列席。4.**議事范圍：傳達落實體育部黨政聯席會議、部務會議、教學工作委員會會議的相關決議與工作要求；開展集體備課、教學方法研討、教學經驗交流、公開課評議等教學研究活動；部署本教研室承擔的課程教學、訓練、群體活動、科研等工作任務，明確進度要求與責任人；收集教師對部門工作的意見建議，梳理本教研室工作中存在的問題，提交相關部門協調解決；其他教研室日常工作事項。第十條教職工全體大會1.性質定位：全體教職工參與民主管理、知情監督的重要形式，負責通報部門工作、聽取意見、部署全局性工作。2.召開頻次：每學期召開2次，分別為學期初與學期末，遇重要政策出臺、重大事項通報等可臨時召開。3.參會人員：體育部全體在職教職工，必要時可邀請退休教師代表、學生代表列席。4.**議事范圍：傳達學習上級重要文件、會議精神，通報學校與體育部的重大決策、發展規劃、年度工作要點；通報上一學期/年度工作完成情況、經費使用情況、教職工關注的熱點問題處理情況；審議與教職工切身利益相關的績效分配、職稱評審、評優評先等重要制度方案，聽取教職工意見建議；部署學期/年度重點工作，明確工作目標與要求；開展師德師風教育、安全警示教育、政策培訓等；其他需要向全體教職工通報或征求意見的事項。第三章會議籌備管理第十一條會議申報與審批1.所有正式會議需提前履行申報審批程序，除臨時緊急會議外，未納入審批范圍的會議不得召開。2.常規固定會議（黨政聯席會、部務會、教研室例會等）無需單次申報，由會議牽頭部門按既定頻次籌備，年度會議計劃于每年1月10日前報黨政辦公室備案。3.專項會議、臨時會議由牽頭部門提前3個工作日填寫《體育部會議審批表》，明確會議名稱、召開時間、地點、參會人員范圍、議題、預計時長、是否需要經費、是否需要校領導參會等內容，經分管部領導審核、主任審批后方可籌備。4.涉及邀請校外人員參會、需要使用專項經費、參會人數超過50人的會議，需額外提交會議方案，報學校辦公室、財務處審批同意后方可召開。第十二條議題征集與篩選1.會議牽頭部門需提前2個工作日向相關單位征集議題，議題提交單位需填寫《會議議題申報表》，說明議題背景、需解決的問題、初步解決方案、涉及的相關單位，經分管領導簽字后提交牽頭部門。2.牽頭部門對議題進行篩選，符合以下條件的議題方可納入會議議程：屬于本次會議議事范圍；前期已完成充分調研，涉及多部門的議題已完成會前溝通協調，形成2個以上可供選擇的方案；提交材料完整、數據準確，可支撐會議討論決策；不屬于相關職能部門權限范圍內可自行解決的事項。3.對未提前溝通、未形成成熟方案的議題，不得列入會議議程；臨時提出的動議，除緊急事項外原則上不納入本次會議討論。4.會議議程確定后，需提前1個工作日報會議主持人審定，審定后不得隨意增減議題，特殊情況需調整的需經主持人同意。第十三條會議材料準備1.議題提交單位需根據議程安排，提前1個工作日將正式會議材料提交至會議牽頭部門，材料要求內容完整、數據準確、表述簡潔，重點內容標注高亮，重要數據注明來源與統計口徑。2.涉密會議材料需標注密級，嚴格控制發放范圍，發放時履行簽字登記手續，會后統一收回，不得私自復印或帶出會場。3.牽頭部門需將會議通知、會議議程、會議材料提前1個工作日發送至所有參會人員，線上會議需同時提供會議鏈接、會議密碼與入會須知。對于涉及保密的材料，不得通過互聯網傳輸，需現場領取閱看。4.會議場地需提前1天布置調試，確保音響、投影、視頻會議系統、錄音錄像設備正常運行；線下會議需準備簽到表、紙筆、水杯等必要物資，疫情防控期間需提前做好場地消殺、座位間隔安排。第十四條參會通知與確認1.會議通知需明確會議時間、地點、參會人員、需攜帶的材料、注意事項等內容，通過部門OA系統、工作群、短信等多渠道發送，確保所有參會人員及時收到。2.參會人員收到通知后需在12小時內反饋是否參會，無法參會的需提前履行請假手續：部領導班子成員無法參會的，向會議主持人請假；其他人員無法參會的，向牽頭部門分管領導請假，經批準后方可缺席，必要時需委托相關人員代為參會并轉達意見。3.牽頭部門需提前1天統計參會人員情況，確認出席人數達到會議法定召開要求，若未達到要求，需及時向主持人匯報，調整會議時間或議程。第四章會議召開管理第十五條會議簽到與考勤1.參會人員需提前10分鐘入場簽到，不得遲到、早退、無故缺席。線上會議需提前5分鐘進入會議系統，修改昵稱為“單位+姓名”，配合工作人員進行簽到。2.會議考勤由牽頭部門指定專人負責，考勤結果當場記錄，作為參會人員年度考核、評優評先的參考依據。3.遲到超過15分鐘、早退超過10分鐘的，視為半次缺席；無故缺席的，需在會后3個工作日內向牽頭部門提交書面說明，累計2次無故缺席的，在部門范圍內通報批評。第十六條會議秩序管理1.參會人員需將手機調至靜音或關機狀態，不得隨意走動、交頭接耳，不得從事與會議無關的活動（如玩手機、處理私人事務、長時間接打電話等）。確需接打重要電話的，需輕聲離開會場，不得影響會議正常進行。2.會議發言需圍繞議題展開，緊扣主題、言簡意賅，嚴格控制發言時間：一般性發言不超過5分鐘，重點議題匯報不超過15分鐘，討論發言每人每次不超過3分鐘。主持人有權對超時、偏離主題的發言進行提醒或終止。3.討論環節需充分發揚民主，參會人員可充分發表意見，不同意見允許保留，但不得對他人進行人身攻擊，不得惡意糾纏爭議事項。主持人需在充分聽取各方意見后，及時歸納總結，按決策規則形成決議。4.涉密會議參會人員需嚴格遵守保密規定，不得泄露會議討論的涉密內容、未公開的決策事項，違反保密規定的按學校保密相關規定追責。5.會議進行中，無關人員不得隨意進入會場，確需找參會人員的，需聯系會議工作人員代為傳達，不得直接闖入會場。第十七條會議記錄管理1.所有會議需指定專人負責記錄，記錄人員需提前熟悉會議議題，準確、完整、客觀記錄會議全過程，重點記錄議題討論情況、各方意見、最終決議、責任人、完成時限等內容，不得隨意增減或篡改記錄內容。2.會議記錄需使用統一的制式模板，內容包括會議名稱、時間、地點、主持人、參會人員、缺席人員及請假原因、議題內容、討論情況、決議內容、督辦要求等。3.重要會議（黨政聯席會議、教學工作委員會會議、學術委員會會議、教職工全體大會）需同時進行錄音錄像，錄音錄像資料由黨政辦公室統一存儲，標注會議名稱與日期，不得隨意刪除或對外傳播。4.會議記錄需在會后24小時內完成整理，經會議主持人審核簽字后歸檔，作為后續工作推進、責任追溯的重要依據。第五章會議決議落實與督查第十八條會議紀要印發1.所有形成決議的會議需在會后3個工作日內印發會議紀要，常規工作會議紀要可采用簡化版，重要決策會議紀要需正式行文。2.會議紀要內容需準確表述決議內容，明確每一項任務的責任單位、責任人、配合單位、完成時限、考核標準，避免模糊表述。例如不得使用“盡快完成”“酌情處理”等表述，需明確到具體日期、具體要求。3.會議紀要經會議主持人簽發后，印發至相關責任單位，同時抄送部領導班子，涉密會議紀要需按涉密文件管理規定流轉。第十九條決議執行要求1.責任單位接到會議紀要后，需嚴格按照要求推進工作，不得拖延、推諉，不得隨意調整決議內容。確因客觀原因無法按計劃完成的，需提前3個工作日向牽頭部門提交書面說明，說明原因及調整后的進度計劃，經分管領導審核、主任審批后方可調整。2.跨部門配合的事項，牽頭責任單位負責統籌協調，配合單位需主動對接，不得推卸責任。協調過程中出現爭議的，提交分管領導協調解決，不得影響整體工作進度。3.責任單位需定期報送工作進度：完成時限在1個月以內的事項，每周報送一次進度；完成時限超過1個月的事項，每兩周報送一次進度；完成后3個工作日內提交完成情況報告及相關佐證材料。第二十條督查與考核1.黨政辦公室是會議決議落實的督查牽頭部門，建立《會議決議落實臺賬》，對每一項決議進行銷號管理，動態跟蹤進度。2.督查方式包括書面督查、現場督查、聽取匯報等，每半月對決議落實情況進行一次匯總通報，對進度滯后的單位下達《整改通知書》，要求限期整改。3.會議決議落實情況納入各單位年度績效考核指標，權重不低于績效考核總分的20%：按時保質完成決議的，按考核標準得分；逾期1周內完成的，扣減該項分值的30%；逾期1-2周完成的，扣減該項分值的60%；逾期2周以上未完成的，該項分值全部扣除，并對責任單位負責人進行約談；因落實不力造成不良影響或損失的，按學校相關規定追究責任。第六章會議經費與歸檔管理第二十一條會議經費管理1.會議經費嚴格按照學校財務管理制度執行，實行“先審批、后使用”，不得超預算、超標準開支。2.會議經費開支范圍包括場地租賃費、設備租賃費、資料印刷費、專家勞務費、餐費等，開支標準嚴格執行學校差旅費、