2026年文書檔案整 理規范考核試卷及答案

2026年文書檔案整理規范考核試卷及答案一、單項選擇題（本大題共20小題，每小題1分，共20分。在每小題列出的四個備選項中只有一個是符合題目要求的，請將其代碼填在括號內。）1.按照《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015），文書檔案整理的基本單位是（）。A.卷B.件C.頁D.冊2.歸檔文件整理工作應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，下列哪項不屬于歸檔文件整理的原則？（）A.區分全宗B.區分保管期限C.區分文件材質D.分類、排列、編號、編目3.在“年度-機構（問題）-保管期限”的分類方法中，下列排列順序正確的是（）。A.保管期限-機構-年度B.年度-保管期限-機構C.機構-年度-保管期限D.年度-機構-保管期限4.歸檔文件章一般應加蓋在歸檔文件的（）位置。A.首頁右上角B.首頁左上角C.末頁右下角D.首頁正上方空白處5.根據《機關檔案管理規定》，文書檔案的保管期限分為（）。A.永久、長期、短期B.永久、定期C.永久、30年、10年D.永久、長期、短期、臨時6.某份文件的正本已歸檔，其定稿和歷次修改稿應如何處理？（）A.不予歸檔B.作為同一件內的附件歸檔C.單獨作為一件歸檔D.僅歸檔最后一份定稿7.歸檔文件在裝訂時，一般采用（）方式。A.左側裝訂B.右側裝訂C.頂側裝訂D.無線膠裝8.件號是指歸檔文件在分類方案的最低一級類目內的（）。A.總頁數B.排列順序號C.檔案室編號D.文件字號9.對于跨年度形成的請示與批復，應在（）歸檔。A.請示年度B.批復年度C.請示或批復任一年度D.文件結案年度10.復印件作為正本歸檔時，必須在備考表中注明（）。A.復印人B.復印日期C.復印單位及原因D.原件去向11.下列關于歸檔文件頁碼編制的說法，錯誤的是（）。A.有效頁應編制頁碼B.空白頁不編制頁碼C.頁碼位置一般在正面右下角、背面左下角D.頁碼必須使用鉛筆填寫12.在分類方案中，如果采用“年度-保管期限-機構”分類法，那么同一機構、同一保管期限的文件應按（）排列。A.問題結合時間B.時間結合重要程度C.文件字號D.文件份數13.歸檔文件目錄中，“責任者”項是指（）。A.文件的起草人B.文件的簽發人C.制發文件的組織或個人D.文件的打印人14.檔號的結構通常為（）。A.全宗號-檔案門類代碼-年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號B.全宗號-年度-保管期限-件號C.年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號D.全宗號-機構-年度-保管期限-件號15.下列文件材料中，不需要歸檔的是（）。A.本機關的請示與上級機關的批復B.本機關的會議記錄C.上級機關發來的供參考的簡報D.本機關的人事任免通知16.歸檔文件整理中，對于未裝訂成冊的報表、名冊等，應（）。A.視為一件B.每頁視為一件C.按冊拆分歸檔D.僅歸檔封面17.涉及國家秘密的歸檔文件，其檔號管理應（）。A.在目錄中用代號表示B.不編入歸檔文件目錄C.單獨編制保密目錄D.與普通文件混合編目18.下列關于“件”的定義，最準確的是（）。A.一份獨立的文件B.一份文件及其附件C.正文與定稿、附件、復制件等共同構成的一個處理單位D.一個文件夾內的所有材料19.歸檔文件目錄的裝訂方式通常為（）。A.單份裝訂B.按年度或保管期限裝訂成冊C.混合裝訂D.不裝訂，散頁存放20.整理歸檔文件時，如果發現文件破損，應（）。A.直接歸檔B.予以修整后再歸檔C.復制后歸檔，原件丟棄D.拍照后歸檔，原件丟棄二、多項選擇題（本大題共10小題，每小題2分，共20分。在每小題列出的五個備選項中有兩個至五個是符合題目要求的，請將其代碼填在括號內。多選、少選、錯選均不得分。）1.依據DA/T22-2015，歸檔文件的整理環節主要包括（）。A.分類B.排列C.編號D.編目E.修復2.下列屬于文書檔案保管期限“定期”類別的有（）。A.10年B.30年C.25年D.15年E.5年3.歸檔文件章中必須包含的項目有（）。A.全宗號B.年度C.保管期限D.件號E.機構（問題）4.在確定文件歸檔范圍時，應重點考慮（）。A.本機關職能活動B.文件的憑證作用C.文件的查考利用價值D.文件的載體形式E.文件的字跡顏色5.下列關于歸檔文件排列的說法，正確的有（）。A.同一事請的請示與批復，批復在前，請示在后B.正文在前，附件在后C.正本在前，定稿在后D.轉發文在前，被轉發文在后E.不同保管期限的文件應分開排列6.歸檔文件目錄的項目包括（）。A.件號B.責任者C.文號D.題名E.頁數7.下列情況中，需要編制“件號”的有（）。A.室編件號B.館編件號C.案卷號D.目錄號E.頁號8.文書檔案數字化復制件的存儲格式中，符合長期保存要求的有（）。A.JPEGB.TIFFC.PDFD.OFDE.PNG9.下列文件材料中，通常作為“附件”處理的有（）。A.隨正文下發的附表B.領導批示的閱辦單C.正文引用的法律法規匯編（非本機關制發）D.重要文件的歷次草稿E.正本的照片附件10.在歸檔文件整理中，備考表的作用包括（）。A.說明文件缺損情況B.說明整理情況C.注明立卷人D.注明檢查人E.代替歸檔章三、判斷題（本大題共15小題，每小題1分，共15分。請判斷下列說法的正誤，正確的打“√”，錯誤的打“×”。）1.歸檔文件整理必須以“案卷”為單位進行整理，這是我國檔案管理的唯一標準。（）2.凡是機關辦理完畢的具有查考利用價值的文件材料，均應歸檔。（）3.“機構（問題）”分類法中的“機構”，是指機關內部負責文件形成或處理的部門。（）4.歸檔文件的件號是流水號，在同一保管期限內可以跨年度連續編制。（）5.文件處理單（辦文單）可以作為歸檔文件的組成部分，排列在正文之前。（）6.對于外機關發來的抄送件，因與本機關職能關系不大，一律不需歸檔。（）7.歸檔文件章中的“保管期限”可以使用簡寫代碼，如“Y”代表永久。（）8.整理歸檔文件時，必須拆除金屬訂書釘，以防止銹蝕紙張。（）9.同一全宗內的檔案，分類方法必須保持一致，不能隨意更改。（）10.歸檔文件目錄中，如果某份文件沒有責任者，可以填寫“不詳”或置空。（）11.兩個機關聯合行文的文件，主辦機關負責歸檔，協辦機關只需留存復印件。（）12.歸檔文件整理完畢后，必須按照檔案室要求進行數字化掃描。（）13.只有紙質文件才能稱為文書檔案，電子文件不屬于文書檔案范疇。（）14.歸檔文件的“題名”應當照實抄錄，任何情況下都不得修改或補充。（）15.檔案移交進館時，只需移交檔案實體，無需移交紙質目錄。（）四、填空題（本大題共10小題，每小題1分，共10分。請將正確答案填在橫線上。）1.《歸檔文件整理規則》的標準代號是DA/T22-____。2.歸檔文件應按____優先的原則進行排列。3.歸檔文件章的樣式一般為長方形，顏色通常為____色。4.在檔號結構中，全宗號是用____代碼標識的。5.對于非紙質載體（如照片、錄音帶）的文書檔案，應注明____號。6.歸檔文件目錄一般采用____開本制作。7.保管期限為“30年”的歸檔文件，其期限代碼通常記為____。8.在“件”內，正文與定稿、正文與附件為____關系。9.歸檔文件整理中，____是指將歸檔文件按其來源、時間、內容等方面的異同，分成若干層次的分類體系。10.備考表應排列在____之后。五、簡答題（本大題共5小題，每小題6分，共30分。）1.簡述《歸檔文件整理規則》中定義的“歸檔文件”應具備的三個基本特征。2.請列出文書檔案整理中“分類”環節常用的四種分類方法組合。3.簡述歸檔文件“編號”環節的主要工作內容及要求。4.在歸檔文件整理中，哪些情況下的文件材料應作為“一件”來處理？5.簡述備考表的作用及其包含的主要內容。六、應用分析與綜合題（本大題共3小題，第1小題10分，第2小題15分，第3小題30分，共55分。）1.某單位辦公室收到一份上級機關下發的《關于2025年度預算編制的通知》（文號：財預〔2024〕50號），該單位于2024年11月5日收到，并在2024年11月10日辦結。隨后，該單位據此起草了《關于報送2025年度預算的請示》（文號：×辦〔2024〕88號），于2024年11月15日簽發。上級單位于2025年1月20日批復同意（文號：財預〔2025〕10號）。請分析上述三份文件在整理歸檔時的“分類”與“排列”處理方法（假設采用“年度-機構-保管期限”分類法，保管期限均為30年）。2.某機關檔案室在接收業務部門移交的檔案時，發現一份歸檔文件目錄如下：件號：001責任者：辦公室題名：關于張三同志任職的通知日期：20240520文號：×人發〔2024〕05號頁數：2實體檢查發現：該文件包含正文（2頁）、簽發單（1頁），且正文第1頁右上角未加蓋歸檔章，但在文件末頁加蓋了歸檔章，章內信息為：全宗號：001，年度：2024，期限：30，機構：辦，件號：001。同時，備考表立卷人一欄空白。請依據DA/T22-2015標準，指出上述整理過程中存在的至少5處錯誤，并說明正確的做法。3.某新成立單位“科技創新中心”（全宗號：106）準備開展2024年度文書檔案整理工作。該單位內設機構包括：綜合處、研發處、財務處。2024年度共形成文件約500件。請根據以下要求，為該單位設計一套完整的文書檔案整理方案：（1）確定分類方案，并寫出檔號結構公式。（2）描述“”件”的構成規則（針對正文、附件、復文等的處理）。（3）說明歸檔文件章的項目內容及加蓋位置。（4）設計歸檔文件目錄的項目清單（列出所有必備項目）。（5）針對“研發處”形成的“關于XX項目立項的請示”及“XX項目批復”這一組文件，詳細說明其整理歸檔的具體步驟（從組件到編目）。（6）如果該單位采用雙套制管理（紙質+電子），請說明電子文件的命名規則建議（如以檔號命名）。（注：本題需詳細闡述，邏輯清晰，符合規范要求。）參考答案及解析一、單項選擇題1.B【解析】DA/T22-2015定義歸檔文件整理的基本單位是“件”，而非傳統的“卷”。2.C【解析】整理原則包括遵循文件形成規律、保持有機聯系、區分價值、便于保管利用。區分文件材質不是基本原則。3.D【解析】常見的分類法組合包括“年度-機構（問題）-保管期限”，D項順序正確。4.A【解析】歸檔文件章一般加蓋在歸檔文件首頁的右上角，如有空白處也可在首頁上側空白處，但首選右上角。5.C【解析】根據最新規定，文書檔案保管期限分為永久、30年、10年。長期、短期為舊標準。6.B【解析】正本與定稿、歷次修改稿（除重要修改稿外）通常作為一件歸檔，定稿及修改稿排列在正文之后。7.A【解析】歸檔文件一般采用左側裝訂，符合中文書寫和閱讀習慣。8.B【解析】件號是歸檔文件在分類方案最低一級類目內的排列順序號。9.B【解析】跨年度的請示與批復，一般在批復年度歸檔；若無批復，則在請示年度歸檔。10.C【解析】若原件歸檔，復印件通常不歸檔；若原件遺失，復印件歸檔時必須在備考表注明原件去向及復印件情況。11.D【解析】頁碼應使用阿拉伯數字，可用鉛筆或耐久性字跡材料填寫，但并非“必須”使用鉛筆，耐久性墨水更佳。題干問錯誤，D項“必須使用鉛筆”表述過于絕對。12.B【解析】在同一類目內，文件一般按時間結合重要程度排列。13.C【解析】責任者是指制發文件的組織或個人，即發文機關。14.A【解析】檔號結構標準格式為：全宗號-檔案門類代碼-年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號。15.C【解析】上級機關發來的供參考的、無辦理要求的簡報，一般不作為本機關職能活動記錄，不需歸檔。16.A【解析】未裝訂成冊的報表、名冊等，應視為一件進行整理。17.B【解析】涉密文件在檢索工具中應采取保密措施，通常不編入開放的歸檔文件目錄，需單獨編制涉密文件目錄。18.C【解析】“件”是指歸檔文件的最小整理單位，包括正文、附件、定稿等。19.B【解析】歸檔文件目錄通常按年度或保管期限裝訂成冊，便于查閱。20.B【解析】發現破損應修整，這是檔案保護的基本要求。二、多項選擇題1.ABCD【解析】歸檔文件整理環節包括分類、排列、編號、編目、裝訂等。修復屬于技術保護，非整理必備環節。2.AB【解析】定期保管期限包括30年、10年。3.ABCD【解析】必備項通常包括全宗號、年度、保管期限、件號。機構（問題）為選填項（視分類方案而定）。4.ABC【解析】確定歸檔范圍主要看是否反映本機關職能、有無憑證查考價值。載體形式和字跡顏色是物理屬性，不決定是否歸檔。5.BC【解析】批復在前，請示在后（針對同一事由的批復在前）；轉發文在前，被轉發文在后。B、C正確。A、D順序反了。E不同期限本就分開分類。6.ABCDE【解析】目錄項目包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注（題干雖未列備注，但A-F選項中ABCDE均為標準項目）。7.AB【解析】件號包括室編件號（檔案室整理用）和館編件號（檔案館接收后編制）。8.BCD【解析】TIFF、PDF、OFD是符合長期保存要求的格式。JPEG和PNG適合瀏覽，不適合作為長期保存的母版格式。9.ABE【解析】附表、閱辦單、照片附件屬于附件。法律法規匯編（非本機關制發）通常不作為附件，若引用可作為參考資料。歷次草稿視情況而定，一般只留定稿。10.ABCD【解析】備考表用于說明文件缺損、整理情況，并注明相關人員。三、判斷題1.×【解析】現代文書檔案整理以“件”為單位，不再強制要求以“案卷”為單位。2.√【解析】這是歸檔的基本原則：辦理完畢且有保存價值。3.√【解析】機構分類法即按內部組織機構分類。4.×【解析】件號必須在最低一級類目內（如年度-機構-保管期限）編制，不能跨年度或跨保管期限混編。5.√【解析】文件處理單記錄了文件流轉過程，具有重要價值，可排在正文之前。6.×【解析】抄送件若內容涉及本機關職能且需辦理，也應歸檔；不能一概不歸。7.√【解析】為了簡化錄入，保管期限常使用代碼，如Y（永久）、D30（30年）、D10（10年）。8.√【解析】金屬物會銹蝕紙張，整理時應拆除。9.√【解析】分類方法應保持一致，以保證檔案管理的連續性。10.×【解析】責任者不詳時，應考證填寫，實在無法考證的填寫“[責任者不詳]”，不應置空。11.×【解析】聯合行文，主辦機關歸正本，協辦機關應歸副本（或復印件），不能只留存。12.×【解析】目前雖有數字化要求，但并非所有檔案在整理階段“必須”掃描，視具體數字化計劃而定。13.×【解析】電子文件也是文書檔案的重要載體形式。14.×【解析】題名過短或不確切時，可以編目者根據內容進行補充或修改，但需加注[]。15.×【解析】移交檔案時，必須同步移交紙質目錄和電子目錄。四、填空題1.20152.事由3.紅4.四位阿拉伯數字5.載體6.A47.D30（或30）8.從屬（或主件與附件）9.分類10.該盒內歸檔文件五、簡答題1.答：(1)辦理完畢：文件已經完成了文書處理程序，實現了現行的效用。(2)具有查考利用價值：文件內容對本機關工作、歷史研究具有憑證和參考作用。(3)整理歸檔：文件經過系統整理，組成了“件”，并移交給檔案室保存。2.答：(1)年度-機構（問題）-保管期限(2)年度-保管期限-機構（問題）(3)保管期限-年度-機構（問題）(4)保管期限-機構（問題）-年度(5)機構（問題）-年度-保管期限（較少用，但存在）3.答：歸檔文件的編號是指在分類方案的最低一級類目內，為歸檔文件編制流水號。內容及要求：(1)編件號：根據分類方案，在年度、保管期限、機構（問題）等最低一級類目下，從“1”開始逐件編制流水號。(2)編制檔號：檔號由全宗號、年度、保管期限代碼、機構（問題）代碼、件號組成，各部分之間用“-”連接。(3)加蓋歸檔章：在文件首頁右上角加蓋歸檔章，填寫全宗號、年度、保管期限、件號等必備項。4.答：以下情況應作為“一件”處理：(1)文件的正本與定稿（歷次修改稿除外）；(2)正文與附件（如附表、圖紙等）；(3)正文與文件處理單；(4)原件與復制件（針對特殊情況）；(5)轉發文與被轉發文（視整理習慣，通常作為一件，轉發文在前）；(6)同一事由的請示與批復（或報告與批示）。6.答：作用：備考表用于說明卷內文件的狀況，如文件缺損、修改、移出等情況，并記錄整理工作責任，起到輔助說明和憑證作用。主要內容：(1)本盒（本件）文件情況說明（如缺損、修改等）；(2)整理人（立卷人）簽名及日期；(3)檢查人（審核人）簽名及日期；(4)移交時的交接說明。六、應用分析與綜合題1.答：分類分析：《關于2025年度預算編制的通知》（財預〔2024〕50號）：雖然是上級針對2025年工作發來的文件，但文件形成日期（落款日期）和收到日期均在2024年，因此應歸入2024年度?！蛾P于報送2025年度預算的請示》（×辦〔2024〕88號）：本機關發文，簽發日期為2024年，歸入2024年度?！蛾P于報送2025年度預算的批復》（財預〔2025〕10號）：上級機關的批復，雖然針對的是2024年的請示，但批復形成于2025年。根據“跨年度批復在批復年度歸檔”的原則，該文件應歸入2025年度。排列處理：2024年度文件：兩份文件均為“預算”相關，屬于同一事由。按照“批復在前，請示在后”的原則排列。但因2024年沒有收到批復，只有上級的通知和本機關的請示。排列順序：上級通知（財預〔2024〕50號）與本機關請示（×辦〔2024〕88號）屬于不同來源，通常按時間或重要程度排列。若按事由相對集中，可將兩者視為一組，但通常按收發文時間或文號排列。一般先來后到或先請示后通知（視具體整理細則）。此處建議按時間：通知（11月5日）在前，請示（11月15日）在后。2025年度文件：只有批復一份，單獨排列。2.答：存在的錯誤及正確做法如下：1.歸檔章位置錯誤：歸檔章應蓋在首頁右上角，而非末頁。2.頁數填寫錯誤：實體包含正文2頁、簽發單1頁，共3頁。目錄頁數填寫為“2”，漏計了簽發單。3.組件邏輯錯誤：簽發單是文件的重要組成部分，應作為“件”的組成部分一同裝訂或排列，目錄頁數應包含簽發單。4.備考表立卷人空白：備考表必須由立卷人（整理人）簽名并填寫日期，以示負責。5.歸檔章信息不全或格式不規范：章內機構代碼“辦”應與分類方案一致，且通常歸檔章應包含全宗號、年度、期限、件號。雖然章內信息看似齊全，但若單位分類方案中未設“機構”項，則不應蓋章“機構”欄；若有，應確保“辦”是標準簡稱。6.題名可能未反映附件：如果簽發單有重要批示，題名或備注欄應有所體現（非強制錯誤，但屬優化項）。3.答：科技創新中心2024年度文書檔案整理方案（1）分類方案及檔號結構公式分類方案：采用“年度-機構-保管期限”分類法。第一級：年度（2024）第二級：機構（綜合處、研發處、財務處）第三級：保管期限（永久、30年、10年）檔號結構公式：檔示例：106-2024-Y-YFC-001（表示：全宗106，2024年，永久，研發處，第1件）（2）“件”的構成規則正文與附件：正文為一件，附件隨正文之后為一件，共同裝訂。正本與定稿：正本在前，定稿在后，作為一件。轉發文與