學術交流活動管理細則

學術交流活動管理細則第一章總則第一條目的與依據為深入貫徹實施創新驅動發展戰略，營造自由開放、嚴謹求實的學術環境，進一步規范本單位（以下簡稱“本單位”）學術交流活動的組織與管理，提升學術影響力，促進學科建設與人才培養，根據國家相關法律法規及本單位科研管理規章制度，特制定本細則。第二條適用范圍本細則適用于本單位所屬各部門、各學院（系、所）及全體教職工、學生（含博士后、訪問學者）組織開展或參與的各種形式學術交流活動。涵蓋在本單位舉辦的國際、國內學術會議，專題學術研討會、論壇、講座，以及本單位人員赴外參加的學術會議、訪問考察、合作研究等項目。第三條基本原則學術交流活動應當遵循“服務大局、注重實效、規范管理、厲行節約”的原則。（一）服務大局：學術活動應緊密圍繞本單位發展規劃、學科建設重點及科研攻關方向，有利于提升核心競爭力。（二）注重實效：反對形式主義，注重學術交流的質量與產出，鼓勵實質性的國際合作與跨學科交叉。（三）規范管理：實行分類分級管理，明確審批權限，強化過程監督，確保活動有序開展。（四）厲行節約：嚴格執行財經紀律，合理編制預算，控制經費開支，提高資金使用效益。第四條活動分類本細則所稱學術交流活動主要包括以下幾類：（一）舉辦學術會議：指由本單位主辦、承辦或協辦的國際性、全國性或區域性學術會議，包括年會、專題研討會、高峰論壇等。（二）學術講座與論壇：指邀請國內外知名專家學者、行業領軍人物來本單位進行的學術報告、專題講座或學術沙龍。（三）涉外學術交流：包括但不限于聘請境外專家講學、本單位人員赴境外參加國際學術會議、開展合作研究、短期訪問及國際學術組織任職相關活動。（四）國內學術出訪：指本單位人員赴國內其他高校、科研機構、企業參加的學術會議、合作研究及學術調研等活動。第二章管理機構與職責第五條職能部門職責本單位科研管理部門（或學術委員會辦公室）是學術交流活動的歸口管理部門，主要職責包括：（一）制定和修訂學術交流管理相關規章制度及年度規劃；（二）負責學術會議（特別是涉外會議）的審核、報批與備案管理；（三）協調跨部門、跨學科的學術交流活動；（四）負責學術交流經費的預算審核與績效評估；（五）匯總年度學術交流情況，編制統計報告，并作為考核依據。第六條二級單位職責各學院（系、所）作為學術交流活動的具體實施單位，主要職責包括：（一）根據學科發展需要，制定本單位年度學術交流計劃并組織實施；（二）負責本單位舉辦學術活動的可行性論證、內容審核及初步審批；（三）負責邀請專家的背景核查、學術聲譽評估及接待安排；（四）負責學術活動經費的預算申報、使用管理及報銷審核；（五）負責學術活動資料的收集、歸檔及宣傳報道工作。第七條財務與審計職責財務部門負責學術交流經費的財務管理和會計核算，依據審批后的預算及報銷標準進行資金撥付與結算。審計與紀檢監察部門負責對學術交流活動經費使用情況進行監督檢查，對違規違紀行為進行處理。第三章計劃與申報管理第八條年度計劃管理學術交流活動實行年度計劃制度。各二級單位應于每年年底前編制下一年度《學術交流年度計劃表》，報科研管理部門備案。列入年度計劃的活動，在經費保障上予以優先支持。未列入計劃但因特殊原因確需舉辦的活動，須提交專項申請，說明理由及經費來源，經審批后方可實施。第九條舉辦會議申報在本單位舉辦學術會議，須提前履行申報手續。（一）國際學術會議：舉辦國際學術會議（含港澳臺）須嚴格按照教育部及外事主管部門規定執行。一般應提前6個月提交《舉辦國際學術會議申請表》，內容包括：會議名稱、主題、時間、地點、規模、主辦方及協辦方、組委會名單、經費預算及來源、特邀境外嘉賓名單、學術議程及征文通知等。經科研管理部門審核，報外事部門及單位領導審批后，向上級主管部門報備或報批。（二）國內學術會議：舉辦全國性或區域性學術會議，應提前3個月提交申請。申請材料應重點說明會議的學術價值、預期成果及經費籌措情況。第十條學術講座備案各類學術講座、論壇實行“一會一報”備案制。舉辦單位應在活動舉辦前5個工作日，將講座主題、嘉賓簡介、講座內容摘要、時間地點及主持人信息報科研管理部門備案。涉及敏感議題或邀請敏感人員，須提前10個工作日提交專項報告，經相關職能部門會簽及單位領導批準后方可舉辦。第十一條赴外參會申請本單位人員赴國（境）外參加學術會議，須憑會議正式邀請函及論文錄用通知，提前填寫《因公臨時出國（境）學術交流申請表》，詳細說明會議性質、學術價值、經費預算及行程安排，經所在單位同意、科研管理部門審核后，報外事部門按因公出國（境）規定辦理審批手續。赴國內參加學術活動，原則上須經所在單位批準，并在活動結束后將參會總結及相關材料報科研管理部門登記。第四章內容管理與學術規范第十二條內容審查學術交流活動必須堅持正確的政治方向，恪守學術道德。各舉辦單位須對活動內容進行嚴格審查，嚴禁出現以下情形：（一）違反憲法確定的基本原則，危害國家安全、榮譽和利益；（二）煽動民族仇恨、民族歧視，破壞民族團結，宣揚邪教和封建迷信；（三）散布謠言、擾亂社會秩序，侮辱或誹謗他人，侵犯他人合法權益；（四）泄露國家秘密、商業秘密或個人隱私；（五）含有法律法規禁止的其他內容。第十三條學術誠信參與學術交流的人員應遵守學術誠信規范，嚴禁抄襲、剽竊、偽造數據等學術不端行為。邀請專家應保證其報告內容的原創性和科學性。對于在學術交流活動中發現的學術不端行為，任何人均可舉報，本單位學術委員會將依據相關規定進行調查處理。第十四條安全管理舉辦大型學術會議或涉及公眾參與的講座，須制定安全工作預案，落實安全責任人，必要時需報請安全保衛部門協助維護現場秩序。涉及意識形態領域的講座，舉辦單位需安排專人全程參與，并做好應急準備。第五章經費預算與管理第十五條經費來源學術交流活動經費來源包括：（一）單位年度專項預算撥款；（二）各級政府科研項目經費中列支的學術交流費；（三）社會捐贈、企業贊助及會議注冊費收入等。舉辦單位應積極拓寬經費渠道，多渠道籌措資金，確保活動順利開展。第十六條預算編制申請學術交流經費支持時，須編制詳細的預算。預算編制應遵循實事求是、厲行節約的原則，各項支出標準應符合國家及本單位財務制度規定。預算科目包含內容編制要求與限制住宿費參會專家、特邀代表住宿開支嚴格執行差旅住宿標準，不得安排高檔套房，不得向無關人員提供住宿。伙食費會議期間工作餐、自助餐開支嚴格控制標準，嚴禁提供高檔菜肴、煙酒。一般安排自助餐或桌餐，人均標準按規定執行。場地租金會議室、音響設備、同聲傳譯設備租賃優先使用本單位內部場地資源，確需外部租用的，需比價擇優，費用合理。交通費接送站、市內交通及特邀專家差旅費按照差旅費管理規定執行，嚴禁租用豪華車輛。資料印刷費會議手冊、論文集、議程表、證書制作盡量采用電子版資料，確需印刷的需控制數量和規格，雙面打印，簡約裝訂。勞務費專家講課費、咨詢費、臨時工作人員勞務嚴格按照國家及本單位規定的標準發放，需代扣個人所得稅。其他費用辦公用品、網絡布線、宣傳橫幅等與會議直接相關的必要開支，需詳細說明。第十七條經費報銷學術交流活動結束后，舉辦單位應及時辦理報銷手續。報銷時須提供：（一）活動審批文件；（二）經費預算表；（三）參會人員簽到表；（四）合法合規的原始憑證（發票、明細清單等）；（五）活動總結報告及新聞宣傳報道復印件。財務部門對票據的真實性、合規性進行審核，超出預算或不合規的支出不予報銷。第十八條會議注冊費管理舉辦學術會議收取的注冊費，須納入本單位財務賬戶統一管理，實行“收支兩條線”，嚴禁坐收坐支、賬外循環或設立“小金庫”。會議收支情況應在活動結束后1個月內進行決算，并報送科研管理部門和財務部門備案。第六章組織實施與過程管理第十九條前期籌備活動獲得批準后，舉辦單位應成立籌備工作組，明確分工。（一）印發通知：及時發布學術會議征文通知或講座預告，內容應準確、規范。（二）嘉賓聯絡：與邀請專家確認行程、講座題目及多媒體設備需求。（三）場地布置：提前檢查場地設施，懸掛會標，擺放座次表，設置簽到處。（四）材料準備：準備會議手冊、議程表、筆記本、筆等材料，并收集專家簡介、演講PPT（如允許）。第二十條現場執行（一）簽到管理：嚴格實行參會簽到制度，記錄參會人數及人員構成。（二）主持人職責：主持人應把控活動節奏，介紹嘉賓背景，引導互動交流環節，并在結束時做總結發言。（三）記錄工作：安排專人對活動進行記錄，包括文字記錄、拍照或錄像，重要會議應安排速記。（四）突發處理：遇到設備故障、專家遲到或缺席等突發情況，應及時啟動應急預案，妥善處理，并向參會人員做好解釋工作。第二十一條宣傳報道學術活動結束后，舉辦單位應在3個工作日內撰寫新聞稿，在本單位官方網站、微信公眾號等平臺發布宣傳。新聞稿應客觀反映活動概況、主要觀點及學術成果。涉及重大影響力的活動，可聯系校外媒體進行報道。發布前須經本單位宣傳部門審核。第二十二條涉外活動特殊要求接待外籍專家，應嚴格遵守外事紀律，注重禮儀規范。舉辦單位應提前協助專家辦理簽證、居留許可等手續，并告知我國相關法律法規及本單位管理規定。交流過程中，如涉及敏感話題，應予以適當引導或禮貌回避。第七章考核、成果與歸檔第二十三條考核評估科研管理部門定期對學術交流活動進行評估考核。評估指標包括：（一）活動計劃完成率及執行規范度；（二）參會專家層次與規模；（三）學術成果產出（如論文集、合作意向、聯合申請項目等）；（四）師生滿意度及社會反響；（五）經費使用效益。考核結果將作為下一年度學術交流經費分配及二級單位科研績效考核的重要依據。第二十四條成果管理鼓勵將學術交流的成果轉化為實際科研生產力。對于通過學術交流達成的合作研究意向，應積極簽署合作協議，申報聯合科研項目。對于會議上產生的優秀論文，應支持其發表在高水平期刊上。第二十五條檔案管理學術交流活動實行“一事一檔”制度。活動結束后1個月內，舉辦單位須將以下材料整理歸檔，并移交本單位檔案管理部門：（一）活動申報與審批文件；（二）會議通知、議程、手冊、邀請函；（三）專家演講稿（或PPT）、論文集（全文或摘要）；（四）活動現場照片、錄像資料；（五）簽到表、新聞稿、總結報告；（六）經費決算表。檔案保管期限遵照本單位檔案管理規定執行，重要的國際學術會議檔案應永久保存。第八章紀律與責任第二十六條違規處理在學術交流活動管理中，凡違反本細則規定，有下列行為之一的，視情節輕重，給予通報批評、取消申報資格、追回違規經費、行政處分等處理；涉嫌違法犯罪的，移交司法機關處理：（一）未經審批擅自舉辦學術活動，或虛假申報、騙取經費的；（二）擅自更改活動主題、內容、規模或邀請未經審核的嘉賓，造成不良影響的；（三）在活動中發表違反國家法律法規、政治紀律言論，且制止不力的；（四）經費管理混亂，存在貪污、挪用、私分、揮霍浪費等違紀違法行為的；（五）因組織不力、管理疏忽，造成重大安全事故或群體性事件的；（六）拒絕接受監督檢查或弄虛作假、隱瞞事實的。第二十七條責任追究堅持“誰主管、誰負