《文書與檔案管理習題冊》答案 - 模塊1-5

模塊一文書基礎

學習單元一文書概述

一、填空題

1.應用性

2.紙質電子

3.通用專業

4.憑證依據

5.文書

二、單項選擇題

1.A

2.C

3.C

4.B

5.C

三、判斷題

1.錯

2.錯

3.對

4.錯

5.對

四、簡答題

1.文書定義包含五層含義：①是一種文字（書面）材料；②具有特定的格式；③

具有應用性（實用目的）；④具有很強的目的性和針對性；⑤形成和使用的主體

廣泛，包括各類組織和個人。

2.分為私人文書和公務文書。

私人文書：社會成員個人為處理私人事務而形成和使用的文書。例如:個人日記、

家庭賬本、私人書信。

公務文書：各類社會組織在公務活動中形成和使用的文書。例如：政府發布的公

告、公司下發的通知、學校制定的規章制度。

五、案例分析題

1.分類

公務文書：①、②、③、⑤、⑥。

（理由：這些材料的形成主體或使用主體均為公司或其下屬部門，內容涉及公司

公務活動。）

私人文書：④。

（理由：該材料的形成和使用主體為銷售經理個人，內容是為處理其個人工作事

務而制定的計劃，未以部門或公司名義產生。）

2.判斷

最可能屬于“法定公文”的是：材料①《關于表彰年度先進團隊的決定》。

理由：首先，其文種“決定”屬于《黨政機關公文處理工作條例》規定的15種

法定公文之一：其次，它格式規范（有發文字號、公章），是以公司名義制發的

具有權威性和約束力的正式文件，用于表彰先進、傳達重要決策，符合法定公文

用于重要、正式公務活動的特征。

學習單元二公務文書

一、填空題

1.特定的處理程序

2.平行

3.年份

4.校對稿

5.主體

6.★

二、單項選擇題

1.B

2.B

3.B

4.B

5.C

三、判斷題

1.錯（上行文需標注簽發人，下行文、平行文一般不標）

2.對

3.錯（也用于同級機關之間）

4.對

四、簡答題

1.公文的五個主要作用是：

領導和指導作用：傳達方針政策，部署工作，要求下級機關執行。

依據和憑證作用：作為開展工作、解決問題、明確責任的法定憑據。

聯系和知照作用：在不同機關或部門之間溝通情況、協調工作、通知事項。

宣傳和教育作用：闡明方針政策的理由，統一思想，提高認識。

規范和制約作用：作為法律法規、規章制度的載體，約束和規范社會行為c

2.一份完整的公文標題通常包含三個要素：制發機關名稱+事由+文種。

例如：《國務院關于大力推進大眾創業萬眾創新若干政策措施的意見》

其中，“國務院”是制發機關，“關于大力推進大眾創業萬眾創新若干政策措施”

是事由，“意見”是文種。

五、案例分析題

1.文種與標題問題

文種問題：混用了“申請”和“報告”。根據《條例》，“申請”事項應使用“請

示”。“報告”適用于匯報工作、反映情況，不能夾帶請示事項。應修改為“請

示”。

標題問題：事由表述不夠簡潔精準。"請求撥款修繕職工食堂的申請報告”冗長

且文種錯誤。應修改為“關于撥款修繕職工食堂的請示”。

修改后標題：《宏達建材分公司關丁撥款修繕職工食堂的請示》。

2.行文方向與主送機關

行文方向：屬于上行文。因為是下級單位（分公司）向上級機關（集團公司）請

求指示和批準。

主送機關寫法：不規范。理由：①主送機關不應直接寫給領導個人（“王總經

理”）。公文主送機關應是負責辦理的上級單位，即“集團公司”。②“集團

公司并王總經理”的寫法不規范，如需領導個人知曉，應采用抄送形式。

模塊二文書工作

學習單元一文書工作概述

一、填空題

1.文書歸檔

2.封閉性

3.聯合

二、單項選擇題

1.B（解析：催辦屬于收文辦理環節。）

2.B（解析：由秘書處綜合管理，不分設具體'業務部門，屬于綜理制。）

3.A（解析：卜級機關向上級機關行文是上行文。）

4.C（解析：A項，同級機關屬非隸屬；B項，業務指導關系是非隸屬的一種；D

項，業務指導關系之間可使用上行文或下行文。）

5.D

三、判斷題

1.錯（注辦是記錄文件辦理結果，擬辦才是提出初步意見）

2.錯（文書工作機構僅對本機關領導負責，具有封閉性）

3.對

4.錯（部門內設機構除辦公室外不得對外正式行文）

5.對

四、簡答題

1.發文辦理的主要程序環節包括：起草、審核、簽發、復核、登記、繕印、校對、

用印、歸檔（存檔）、分發等。

2.非隸屬關系是指行文機關之間不存在領導與被領導的上下級關系。具體包括三

種情況：

（1）上級主管部門與下級業務部門之間的業務指導關系。

（2）同一系統的同級機關之間。

（3）非同一系統的機關之間，無論級別高低。

五、案例分析題

1.行文關系與方式分析：

向市工信局行文：屬于隸屬關系（直接的上下級領導關系），應使用上行文（請

示）。

向市財政局、市生態環璜局行文:屬于非隸屬關系（非同一系統，且無領導關系），

應使用平行文（函）。

2.主送機關安排分析：

不符合行文規則。

理由：根據行文規則，“請示”等上行文應堅持"主送一個機關”的原則，避免

多頭主送，以防造成責任不明、答復沖突或延誤。該申請的核心審批權在其直接

上級市工信局。

學習單元二收文辦理

一、填空題

1.簽收

2.登記

3.擬辦

4.分送（或分發、分辦）

5.批辦

6.催辦

二、單項選擇題

LD（解析：簽收時的“檢查”主要針對封裝、數量、收件人等外部信息，不涉

及文件具體內容。）

2.B（解析?：A項，收文數量少的機關宜用總登記；C項，登記項目不應任意刪減；

D項，應先登記急件和重要件。）

3.B（解析：初審是文秘部門對公文是否應辦、是否合規的形式審查。）

4.B（解析：只需閱知而無須具體辦理的文件，通常直接分送傳閱，不需擬辦。）

5.B（解析：涉密文件應嚴格控制知悉范圍，擅自復印可能造成泄密。）

三、判斷題

1.錯（解析：簽字必須同時簽署姓名和日期，急件還需注明時分。）

2.錯（解析：承辦人不得自行其是，應先請示領導，按新的批示意見辦理。）

3.對

4.對

5.對

四、簡答題

1.三種催辦方式及適用情境：

電話催辦：優點為方便快捷。適用于對內催辦或情況簡單的對外催辦。

登門催辦：能與承辦人面對面溝通，利于解決實際問題。適用于重大、復雜或需

要反復協調的工作。

簡報催辦：通過內部簡報公開進度，具有督促和導向作用。適用于承辦周期長、

涉及部門多的工作。

2.文件傳閱要點：

控制范圍與保密：嚴格按照文件密級和內容確定芍閱范圍，做好保密工作。

限制傳閱時間：規定傳閱時限，尤其是有辦理要求的文件，防止滯留。

履行簽收手續：使用文件傳閱單，要求傳閱人簽字并注明閱畢時間。

及時收回管理：傳閱完畢后，應立即將文件收回文秘部門統一保管，防止散失。

五、案例分析題

1.存在問題與正確操作：

初審環節問題：對附件缺失的文件③（請示）未做處理。正確操作：應在初審時

發現問題，并及時退回來文部門（項目部），要求其補充附件并說明理由。

分送環節問題：分送對象有誤。正確操作：

文件①（上級通知）應先送辦公室負責人提出擬辦意見，再按程序報領導批辦,

而不是直接送業務部門。

文件②（平行單位來函）應先送辦公室負責人擬辦或直接報分管領導批辦，而非

直接送總經理。

文件③（請示）和文件④（邀請函）應根據性質和內容，分送相關部門或領導,

不應隨意擱置。

2.對特急件的處理：

登記時：應在“收文登記簿”的備注欄或醒目位置明確標注“特急”字樣，并優

先登記。

后續流程：應開辟“綠色通道”，立即進入加急辦理流程，縮短每個環節的停留

時間，并全程跟蹤催辦，確保在規定時限內辦結。

學習單元三發文辦理

一、填空題

1.擬制；制發

2.審核

3.簽發

4.復核

5.校對

6.分發

二、單項選擇題

LB（解析：A項，公文有特定作者、格式和程序，與一般應用文不同；C項，公

文語言要求準確、莊重、簡練；D項，起草后須經審核才能送簽。）

2.C（解析：根據簽發原則，以機關名義發出的重要文件，應由機關正職或主持

工作的副職領導簽發。）

3.C（解析：復核是對形式、手續、文字的最后檢查，不涉及對政策、措施內容

的再次實質性研判。）

4.C（解析：分發時文件封口應使用膠水封實，不可使用訂書釘，尤其對于保密

文件更需注意密封要求。）

三、判斷題

1.錯（解析：聯合發文的成文口期，應以最后一位機關領導簽發的口期為準。）

2.錯（解析：校對需采取“地毯式”檢查，逐字逐句對照定稿，非常嚴謹。）

3.對

4.對

四、簡答題

1.審核環節的主要工作要點：

審行文的必要性和可行性，判斷是否確需發文。

審內容是否符合政策法規，與上級精神和本機關以往規定有無矛盾抵觸。

審要求和措施是否明確、具體、可行。

審處理程序是否完備，如涉及其他部門職權是否已會簽協商。

審文字表達是否準確、簡練、通順，標點、數字是否正確。

審文件格式是否規范，文種、標題、主抄送機關等是否正確。

2.簽發環節的主要原則：

職權對應原則：以機關名義發出的文件，由機關主要負責人或主持工作的負責人

簽發；重要文件需經集體討論后由主要領導簽發。

分層負責原則：一般業務文件可由分管領導簽發；日常性文件經授權可由辦公廳

（室）主任簽發。

先審后簽原則：領導簽發前應認真審閱，如需重大修改應指示修改后再簽c

集體會簽原則：聯合行文或內容涉他部門的公文，必須由所有相關機關或部門負

責人會簽。

簽署明確原則：簽發意見應明確，簽署姓名和完整日期，字跡工整。

五、案例分析題

1.各環節存在的問題：

繕印環節：文印室工作人員小張嚴重違規，擅自改動公文定稿的熨質性內容。繕

印必須“以定稿為依據，不得擅自改動”。

校對環節：小王未履行校對職責，僅瀏覽首頁，未進行逐字逐句的全面校對，導

致對繕印環節擅自改動的內容未能發現和糾正。

2.簽發是否妥當及理由：

不妥當。

理由：根據簽發原則，這份《通知》是管委會向轄區內所有企業部署安全生產專

項檢查的下行文，內容重要且涉及面廣。應以“管委會”名義發出，因此應由管

委會的正職主任或主持日常工作的副主任簽發。劉副主任作為分管領導，簽發一

般業務性文件是合適的，但此類全局性、重要的下行通知，通常應由更高層級領

導簽發。

學習單元四文書歸檔

一、填空題

1.件

2.復制

3.保管期限

4.排架

二、單項選擇題

1.D（解析：根據規定，不需辦理的普發性、抄送文件材料?，一般無需歸檔。）

2.C（解析：A項，正文與附件為一件；B項，會議記錄一本為一件；D項，正本

與定稿為一件，重要文件的歷次修改稿也可歸檔，但通常與定稿作為一件或作為

關聯件處理，并非完全獨立。）

3.C（解析：A項，折疊需注意方法：R項，不能隨意改變原件幅面：D項，應折

疊以適應標準檔案盒。）

4.B（解析：按規定，需永久保存的文件一般應采用左側裝訂，以更利于保護文

件。）

5.D（解析：裝盒必須嚴格區分不同年度、機構、保管期限，這是防止混亂、便

于管理和檢索利用的基本要求。）

三、判斷題

1.錯（解析：企業黨、團、工會等黨群工作形成的文件材料，明確列入企業文件

材料歸檔范圍。）

2.錯（解析：“來文與復文”（如請示與批復）應作為一件進行整理。）

3.錯（解析：電子歸檔文件的整理還包括格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組

織、存儲等特殊環節。）

四、簡答題

1.修整工作主要包括：

修裱或修復已破損的文件。

復制字跡模糊或易褪變的文件（如傳真件）。

對超過A4幅面的超大紙張進行規范折疊。

去除文件上易銹蝕的金屬物（如訂書釘、回形針）。

2.整理歸檔核心環節：

組件一分類f排列f編號-*編目f（紙質文件）修整f裝訂一編

頁一裝盒f排架。（電子文件則包括格式轉換、元數據收集等環節）

五、案例分析題

1.歸檔價值判斷：

不應歸檔的材料：③《員工月度考勤統計表》（內部流轉用，已過期）和⑥《關

于更新辦公室綠植的建議》（未通過審批的草稿）。

理由：材料③屬于無長期查考利用價值的事務性、臨時性文件；材料⑥屬于未生

效的一般性文件草稿。二者均不符合歸檔文件“具有查考利用價值”和“反映主

要職能活動”的核心標準。

2.材料④（講話稿）：應將最終的講話定稿與其歷次重要的修改稿作為一件進行

整理。根據組件規則，文件正本與定稿（包括重要文件的歷次修改稿）為一件.

模塊三檔案與檔案工作

學習單元一檔案概述

一、填空題

1.原始記錄性

2.保存價值

3.憑證

二、單項選擇題

1.C（解析：原始記錄性是檔案的本質，意味著它是活動當時直接形成的、未經

改動的記錄。）

2.C（解析：檔案是特種文獻的一種，其特殊性在于具有原始記錄性和突出的現

實查考作用。）

3.D（解析：這些材料是為輔助檔案利用而收集的參考性信息，屬于資料范疇。）

三、判斷題

1.錯（解析：成為檔案需滿足三個條件，僅有年代久遠不足以界定為檔案，還需

具備保存價值并經過規范保存。）

2.錯（解析：該錄音雖具備成為檔案的潛質，但艱據檔案定義，它必須經過“處

理完畢''并"有意識保存”才能轉化為檔案，處于原始狀態未經整理的錄音只是文

件材料。）

四、簡答題

1.文件轉化為檔案的三個基本條件：

辦理完畢（完成了文書處理程序）。

具有保存價值（對今后工作、歷史研究等有查考利用作用）。

按照一定規律系統保存起來（經過整理歸檔）。

2.檔案與圖書的根本區別：

形成過程：檔案是社會實踐活動中直接、自然形成的歷史記錄；圖書是為了傳播

知識而有意識編寫、加工、出版的產物。

主要目的：檔案形成的主要目的是為了處理當時事務，并作為日后查考的憑證；

圖書的主要目的是為了向讀者系統傳授知識、提供閱讀。

五、案例分析題

1.檔案界定及理由：

可以界定為檔案：①、④、⑥。

理由:

①：是工廠管理活動中直接形成的、具有廠長簽名和公章的原始記錄，處理完畢

且具有憑證和查考價值。

④：是工廠經濟活動中形成的系統原始記錄，具有重要的歷史查考和財務憑證價

值。

@：是表彰活動中產生的原始憑證，反映了工廠文化，具有保存價值。

不屬于或需辨析：

②：是編輯出版的圖書，非原始記錄。

③：是實物文物，本身不是文字、圖表等記耒。

⑤：是后人口述整理的資料，非當時直接形成的無錄。

2.文物與檔案的區別及管理方式：

區別：縫紉機是實物遺存，其主要價值在于它的器物本身所承載的歷史、藝術或

科技信息，屬于文物范疇。檔案特指各種形式的歷史記錄。縫紉機本身不是記錄

信息的載體，因此不是檔案。

管理方式：博物館可以圍繞這臺縫紉機形成檔案，例如：為其建立文物檔案，包

括《文物入庫登記單》、《文物鑒定書》、拍攝的多角度高清照片、測繪圖紙、

修復記錄、相關歷史文獻摘錄等。這些后續形成的管理性和研究性記錄，就構成

了該文物的檔案，可以實現文物的規范化管理和信息留存。

學習單元二檔案工作概述

一、填空題

1.登記與統計

2.分級

3.鑒定

4.檔案館

一、單項選擇題

1.C（解析：“整理”環節包括分類、排列、編號、編目等工作，編制分類號和目

錄屬于核心整理工作。）

2.B（解析：檔案工作的政治性，主要體現在其服務方向（為誰服務）和機要性

（保守國家秘密）上。）

3.B（解析：城市建設規劃圖紙屬于城市建設類專業檔案，按規定應向所在地的

城建專業檔案館移交。）

4.B（解析：綜合檔案室的特點就是對文書、科技、會計、音像等各門類檔案實

行集中統一管理。）

三、判斷題

1.錯（解析：檔案收集既包括接收本單位歸檔文件，也包括征集散存在社會或個

人手中的有保存價值的檔案。）

2.錯（解析：檔案鑒定主要是鑒定檔案的保存價值，以確定其保管期限，并非主

要鑒定紙張真偽。）

3.錯（解析：維護檔案的安全包括兩方面：一是物質安全（防損毀）；二是內容

安全（防泄密）。）

4對

5.對

四、簡答題

1.“整理，，與“鑒定，，的區別:

整理的主要目的是將零散文件系統化，任務是建立檔案實體的秩序，通過分類、

排列、編號、編目，使其轉化為有邏輯關系的有機整體，解決“怎么放、怎么找”

的問題。

鑒定的主要目的是甄別檔案的價值，任務是去粗存精、劃分保管期限，決定檔案

的“存毀”和“存多久”，確保館（室）藏質量，優化存儲資源。

2.檔案室的主要類型及特點（列舉三種）：

普通檔案室（機關檔案室）：最常見，主要管理本單位的文書檔案。

科技檔案室:專門管理科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的科技檔案，

通常設在工廠、科研院所。

綜合檔案室：統一管理本單位全部門類（文書、科技、會計、音像等）和載體的

檔案，體現了集中統一管理原則。

人事檔案室（干部檔案室）：設在組織人事部門，專門管理職工或干部的人事檔

案。

五、案例分析題

1.存在的問題環節：

收集：技術科文件“散存在個人手中”，未做到集中統一收集。

整理：銷售部文件“堆放雜亂”，未進行系統分類、編目等整理工作。

鑒定：”過期無用的表格與重要文件混在一起“，未進行價值鑒定以區分存毀。

保管與利用：”借閱檔案后忘記歸還“，反映借閱制度不嚴，保管存在漏洞，利用

管理不善。

2.優先開展的工作及理由：

制定并推行檔案收集制度：理由：統一領導、分級管理原則要求檔案集中管理。

必須首先解決檔案散亂的問題，確保所有應歸檔材料能歸集到檔案室，這是開展

其他一切工作的基礎。

開展檔案鑒定工作：理由：維護檔案的完整與安全需要對檔案去粗存精。清理出

無價值的文件，才能為重點保護有價值檔案、優化存儲空間和安全環境創造條件,

提高管理效率。

建立基本的檔案整理與編號規則：理由：這是實現“便于利用''的前提。只有將雜

亂的文件系統化，編制檢索工具，才能快速響應直閱需求，體現檔案工作的服務

目的。

模塊四檔案收集與整理

學習單元一檔案收集

一、填空題

1.接收

2.批復

3.董事

4.20

二、單項選擇題

1.B（解析：征集特指向社會或個人征收散存的檔案，B項符合。A、C項屬于常

規接收，D項屬于整理工作。）

2.B（解析：按規定一般次年6月前歸檔，但專業性、機密性等特殊文件可根據

實際情況靈活安排。）

3.C（解析：董事會決議是企業法人治理結構產生的特有且核心的文件，是必須

歸檔的重點。A項為外部參考文件，B項是常見業務合同，D項為個人材料。）

4.B（解析：撤銷機關的檔案必須保持全宗完整，整體移交，不得分散。C項描

述不準確，未處理完的文件應移交新機關處理，但形成的檔案仍屬原全宗或按相

關規定處理。）

5.D（解析：歸檔文件排列應保持有機聯系，批復與請示是一組不可分割的文件，

批復是最終結果，應排列在前。

三、判斷題

1.對

2.錯（解析：企業檔案收集范圍在遵循國家規定基礎上，特別強調反映企業經營

管理、生產技術等特色活動形成的文件，與機關檔案有顯著區別。）

3.錯（解析：歷史檔案特指中華人民共和國成立以前形成的檔案。）

4.對

5.錯（解析：撤銷機關的檔案也應按規定向有關檔案館移交或由指定機關代管,

不能由主管部門自行隨意保管。

四、簡答題

L.企業檔案的收集來源（至少四個方面）：

黨群工作活動

行政管理活動

經營管理活動（如經營決策、市場營銷）

生產管理活動（如生產組織、質量管理）

科技研究活動

項目建設活動

2.檔案館的檔案來源：

現行機關檔案：定期接收具有長遠保存價值的檔案°

撤銷或合并機關檔案：接收其全部檔案。

歷史檔案：征集中華人民共和國成立前形成的檔案。

交接檔案：因區劃或館際調整接收其他檔案館的檔案。

五案例分析題

1.必須歸檔：①、③、⑤。

理由：材料①是公司核心研發活動的直接記錄，具有重要憑證和參考價值；材料

③是公司重要請示與批復，是決策過程的完整記錄；材料⑤《勞動合同》是維護

企業與員工權益的法定憑證。三者均屬公司檔案管理制度規定的收集范圍。

不應作為文書檔案歸檔：②、④。

理由：材料②（工資發放回單）屬于會計憑證，應歸入會計檔案，按會計檔案管

理規范整理歸檔。材料④（過往宣傳彩頁和樣品）屬于宣傳品實物或資料，一般

不具有長期行政或業務查考價值，通常不作為核心文書檔案收集，可酌情作為資

料保存或處理。

2.材料五處置：應進行修裱或修復。對于被浸濕、字跡暈染的文件，歸檔前需采

取專業方法（如干燥、修復）進行搶救性保護，確保檔案內容可讀、載體安全,

以利于長期保存。

3.檔案流向思考：

可能移交的檔案館：未來可能向地方綜合性檔案館或與公司行業相關的專業檔案

館移交。

大致保存期限：根據規定，此類永久檔案可能在本單位保存20年左右后，再向

檔案館移交。（注：具體期限需參照當地檔案館接收標準和企業所屬行業規定）

學習單元二檔案分類

一、填空題

1.全宗

2.形成者（或立檔單位）

3.年度

4.文件歸檔年度

一、單項選擇題

1.C（解析:立檔單位是檔案全宗的構成者，即形成這些檔案的源頭單位或個人。）

2.C（解析：問題分類法適用于內部機構不穩定、分工不清，或文件難以按組織

機構區分的情況，它按文件內容涉及的問題來歸類。）

3.B（解析：歷史考證是對立檔單位背景和全宗內容的概括性介紹，主要目的是

為檔案管理者和利用者提供背景信息，便于理解和管理檔案。）

三、判斷題

1.錯（解析：全宗具有不可分散性，一個全宗的全部檔案應集中保管，保持其有

機整體，不可分散在不同檔案館。）

2.對（解析：根據年度分類規則，跨年度辦結的文件應歸入其辦理完畢的年度。）

3.錯（解析：聯合行文的文件，在按機構分類時，應歸入主辦機關所在的機構類

目下，而非所有參與機構。）

4.錯（解析：人物全宗的范圍可包括能說明該人物生平、家庭情況的直系親屬的

材料。）

5.對（解析：這種分類法將相同保管期限的檔案臭中在一起，便于到期鑒定和移

交。但由于不同年度檔案持續產生，需要在每個保管期限內為未來檔案預留空間,

否則需頻繁倒架。

四、簡答題

1.全宗內檔案的基本分類方法：

年度分類法：根據文件的形成或處理年度分類。

機構分類法：根據文件形成或承辦的內部組織機因分類。

問題分類法：根據文件內容所涉及的問題或事務分類。

保管期限分類法：根據為文件劃定的不同保管期限（如永久、30年、10年）分

類。

2.復式分類法及必選項：

復式分類法是綜合運用兩種及以上基本分類方法，對全宗內檔案進行分層次分類。

通常，“年度”和“保管期限”是必選項。

原因：“年度”是反映文件形成時間的基本特征，符合事物發展的時間邏輯：“保

管期限”是檔案價值鑒定的直接結果，將不同價值的檔案實體分開，是進行分類

管理、安全保管和到期處置（移交或銷毀）的基礎前提.

五、案例分析題

1.全宗界定：

應歸入“曙光機械廠”組織全宗：①、③、⑤、⑥。

理由：材料①和⑤是該廠在自身職能活動中直接形成的內部文件和記錄：材料③

是該廠收到的、與自身業務直接相關的收文：材料⑥是該廠內部管理活動產生的

文件。它們共同反映了該廠的職能活動。

可能構成或屬于其他全宗：②、④。

材料②：可能構成獨立的“王建國人物全宗”，或作為人物全宗的一部分單獨管

理。因為它是個人活動中形成的材料，雖與工廠有關，但本質屬性屬于個人。

材料④：其中的“技術圖紙和合作協議”可能涉及“藍圖設計院”這一立檔單位。

在合作項目中形成的檔案，其所有權和歸屬可能需要根據協議或規定來確定，不

一定完全屬丁曙光機械廠全宗。

2.分類設計（示例）：

材料①（1998年請示）：標簽：1998一廠部辦公室（或技術科）一永久（或30

年）

機構理由：引進生產線的請示，通常由廠部辦公室或主管生產技術的部門（如技

術科）起草或主辦。

保管期限理由：涉及企業重大投資和技改決策，具有長遠查考價值，可定為永久

或30年。

材料⑤（2015年黨委記錄）：標簽：2015一黨委辦公室一永久

機構理由：黨委會議記錄自然形成于黨委辦公室。

保管期限理由：記錄單位重大決策過程，通常定為永久。

材料⑥（2019年采購申請）：標簽：2019—行政科一10年

機構理由：辦公用品采購由行政科負責。

保管期限理由：屬于一般事務性管理文件，保存價值較短，可定為10年。

3.處置建議與體現的原則：

處置建議：

對于材料②（個人材料），應將其單獨區分出來。如果王建國是重要人物，可嘗

試為其建立或補充至其個人全宗：如果不符合人物全宗條件，可作為資料單獨保

管或酌情處理。

對于材料④（合作項目文件），應查明相關協議，明確檔案所有權。若屬共有,

應做好關聯標識或復制件交換；若主要屬對方，則應作為資料保管或按協議史理。

體現的原則：這體現了檔案管理中的“來源原則”和“全宗不可分散原則”。必

須首先分清檔案的形成者（來源），確保同一來源的檔案不被分散（保持全宗完

整），同時也要防止不同來源的檔案被混淆。不能因為檔案內容相關或在一起被

發現，就隨意并入一個全宗。

學習單元三檔案排列、編號、編目與裝盒

一、填空題

1.檔號

2.D30

3.國際日期

4.件號

5.歸檔文件

二、單項選擇題

1.A（解析：同一事由內可按時間或重要程度排列。）

2.B（解析：檔號上下位代碼之間用“-”連接，如“全宗號-歸檔門類代碼?年

度”。）

3.D（解析：主題詞不是歸檔文件目錄的必備項目。必備項目包括序號、檔號?、

文號、責任者、題名、日期、密級、頁數、備注。）

4.C（解析：A項，一個檔案盒內可裝入同一類目下不同事由的文件；B、D項,

裝盒必須嚴格區分年度和保管期限；C項正確，目錄用于檢索，應放在最前面。）

5.B（解析：根據規則，沒有標題或標題不規范的，應自擬標題并加。

三、判斷題

1.錯（解析：排列方法有一定靈活性，除按時間順序外，還可按重要程度排列，

目的是便于查找利用。）

2.對

3.對

4.錯（解析：全宗名稱應使用全稱或規范化簡稱，不能使用俗稱，以保證亞肅

性和準確性。）

5.錯（解析：若按重要程度排列，相對重要的文件應排列在前。）

四、簡答題

1.完整檔號的構成：

檔號通常由以下幾部分構成：全宗號-歸檔門類代碼?年度-保管期限-機

構（問題）代碼-件號。

2.檔案裝盒的兩方面工作：

一是將整理好的歸檔文件、該盒文件的歸檔文件目錄和備考表按規定順序裝入檔

案盒。

二是規范填寫檔案盒的封面、脊背和盒底上的各項信息。

五案例分析題

1.編號與編目：

（1）文件003的完整檔號：HD202-WS?2025-Y-YFB-0003

（2）文件002的目錄信息：

檔號：HD202-WS-2025-Y-YFB-0002

文號：（無文號，此項空白或劃"/”）

題名：《“智能控制器”項目組第一次會議紀要》

2.裝盒規劃：

檔案盒脊背必填項（除起止件號、盒號外）：

全宗號：HD202

年度：2025

保管期限：永久（或Y）

機構（問題）：研發部（或YFB）

是否可以裝入2024年文件：不可以。

原因：根據檔案裝盒規則，不同年度的歸檔文件不能裝入同一檔案盒。2024年

與2025年屬于不同年度，必須分開裝盒，以維護檔案分類體系的秩序，便于管

理和檢索。

模塊五檔案鑒定、保管與保護

學習單元一檔案鑒定

一、填空題

1.保存價值

2.社會的利用需要

3.檔案保管期限表

4.通用

5.時效性

二、單項選擇題

1.C（解析：檔案鑒定的核心和經常性工作是判斷檔案是否具有保存價值及價值

大小，以此決定其存毀和保管期限。）

2.D（解析：由各機關根據自身情況編制，僅供本機關使用的，屬于機關檔案保

管期限表。）

3.C（解析：檔案的價值與形成單位的職能緊密相關。本機關制成的、反映主要

職能活動的文件，是記錄本單位歷史面貌的核心材料，價值最高。）

4.C（解析：定稿是履行了簽發或批準程序的最終版本，具有法定效力和執行依

據的憑證作用，這是其價值高于草稿的本質原因。）

三、判斷題

1.錯（解析：保管期限表是標準和依據，能減少和限制主觀隨意性，提高客觀

性，但無法“完全消除”個人在理解、運用標準時的主觀因素。）

2.錯（解析：機關制定的保管期限表必須以通用的和上級頒發的為依據，其條

款的保管期限只能延長，不能縮短通用表的規定。）

3.對（解析：文件價值主要由其內容的重要性決定。反映重大決策的會議紀要，

內容具有不可替代的憑證和查考價值，無論篇幅長短，通常都應永久或長期保存。）

4.錯（解析：“效益觀點”是綜合考慮檔案管理的成本、投入與社會效益、歷

史效益之間的關系，力求效益最大化，并非特指經濟收益。）

5.錯（解析：合同等文件在有效期過后，其行政效用或法律效力可能喪失，但

作為歷史活動的原始記錄，可能仍具有歷史研究、憑證參考等價值，需根據內容

重要性重新鑒定，不能僅因過期而銷毀。）

四、簡答題

1.檔案保管期限表的主要類型：

通用檔案保管期限表：國家檔案局制定，全國各機關、團體、企事業單位普遍適

用。

專門檔案保管期限表：由國家檔案局會同專業主管部門制定，用于鑒定會計、審

計等專門檔案。

同系統機關檔案保管期限表：由主管機關制定，供同一系統內各單位使用。

同類型機關檔案保管期限表：由檔案部門或主管機關制定，供學校、醫院等同一

類型單位使用。

機關檔案保管期限表：由各機關自行制定，僅供本機關使用。

2.分析檔案來源的方面及意義：

方面：主要分析檔案的形成者，包括其社會地位、單位職能、內部機構（如決策

部門與事務部門）。

意義：來源是判斷檔案價值的基礎。一般來說，重要單位、核心職能部門形成的

文件，反映重大活動和主要職能，價值較高；而一般單位、輔助部門形成的文件，

價值相對較低。這有助于快速聚焦高價值檔案，提高鑒定效率。

五、案例分析題

1.原則應用分析：

文件①（出口合同）：

歷史觀點：應繼續保存。該合同是20世紀80年代改革開放初期，內地企業開展

對外貿易的原始憑證，真實反映了特定歷史時期企業的經營活動和時代背景。

發展觀點：應繼續保存。它對于研究我國外貿發展史、企業“走出去”歷程具有

潛在的歷史研究價值，其價值已超越合同本身的有效期。

文件④（未實施項目技術論證手稿）：

歷史觀點：具有保存價值。它記錄了企業在特定時期對重大技術改造的思考與探

索過程，是技術決策活動的真實記錄。

發展觀點：可考慮繼續保存（或作為資料）。雖然項目未實施，但其中的技術思

路、論證方法可能對未來技術發展或歷史研究具有參考價值。

2.內容分析方法：

文件②（學習決定）：內容具有重要性和獨特性。它反映了該廠在特定時期的思

想政治工作、企業文化建設和先進典型宣傳，屬于反映單位重要活動、具有宣傳

教育意義的文件，保存價值高（可能為永久或長期）。

文件③（采購明細）：內容屬于一般事務性工作記錄。僅反映日常辦公消耗，不

涉及核心職能、重大決策或人員權益，獨特性與重要性低，保存價值很低（可能

為短期或可銷毀）。

3.綜合處置建議：

處置意見：可按規定程序銷毀。

理由：

來源：屬于上級普發性文件，并非專門針對本廠。

內容：是關于季節性常規工作的一般性事務通知，不涉及本廠重大決策或獨特經

驗。

時效性：該通知具有強烈的短期時效性，事項辦結后，其現行效用和長期的參考

價值均很低。

綜合來看，該文件不具備繼續長期保存的價值，符合銷毀條件。

學習單元二檔案銷毀

一、填空題

1.失去保存價值

2.館（室）臧檔案質量和工作效率

3.三

4.銷毀清冊（或檔案銷毀清冊）

5.全宗

二、單項選擇題

1.B（解析：銷毀檔案是一項嚴肅的工作，必須經過正式的鑒定和審批程序，任

何個人無權擅自決定。）

2.C（解析：化漿法能將紙張徹底化為紙漿，信息無法還原，且相對環保，是處

理大量紙質檔案的常規和推薦方法。）

3.R（解析：為確保銷毀過程嚴肅、安全、可追溯，規定必須指派兩人及以上共

同監銷。）

三、判斷題

1.錯（解析：保管期滿不等于自動失去價值。必須經過鑒定程序，確認其確無

保存價值后，才能按規定銷毀。）

2.對（解析：鑒定時堅持“就高不就低”的審慎原則，對于難以判定的檔案應暫

緩銷毀或延長保管期限，避免誤銷有價值的檔案。）

3.錯（解析：“消磁法”是利用強磁場消除磁性載體（如硬盤、磁帶）上的信息，

不適用于光學存儲載體（如光盤）。銷毀光盤通常采用粉碎等方法。）

4.錯（解析：銷毀結束后，銷毀人和監銷人都必須在銷毀清冊上簽名蓋章，共

同對銷毀過程和結果負責。）

四簡答題

1.“嚴謹慎重”要求主要體現在：

鑒定環節：逐卷、逐件、逐頁審閱，采用直接鑒定法，堅持“就高不就低”原則。

審批環節：嚴格履行鑒定、審批手續，未經批準不得銷毀。

存疑處理：對存毀界限不清的檔案，暫緩銷毀，按規定報請審定。

2.檔案銷毀的基本程序：

鑒定篩選，提出銷毀建議。

編制《檔案銷毀清冊》。

報請單位領導或鑒定委員會審查批準。

對批準銷毀的檔案，組織專人進行銷毀（需兩人以上監銷）。

銷毀結束后，銷毀人和監銷人在銷毀清冊上簽字確認。

在相關檢索工具上注明“已銷毀”。

五、窠例分析題

1.程序合規性分析：

符合規定。理由：銷毀工作經過了廠內正式的“檔案鑒定工作領導小組’’（人員組

成符合要求）的審查，并獲得了廠領導的書面批示，履行了必要的審批程序。

2.銷毀方法選擇：

檔案①（大量空白紙質表格）：適宜采用化漿法。

理由：數量較多（5盒），采用化漿法能批量處理，銷毀徹底（化為紙漿無法復

原），且符合處理大量紙質檔案的常規做法，相對經濟。

檔案④（損壞軟盤）：適宜采用粉碎法（專用粉碎設備）或物理破壞法（如拆

解粉碎）。

理由：軟盤屬于磁性載體與塑料外殼的結合體。采用強力粉碎可同時破壞盤片和

外殼，確保存儲介質被物理摧毀，信息無法被讀取或恢復，操作相對直接。

學習單元三檔案保管

一、填空題

1.防盜

2.10

二、單項選擇題

1.C（解析：A項底層易潮，B項地下室濕度大且不利消防，D項門窗需良好密

閉以控溫濕、防塵。C項正確，庫房選址需確保安全與環境潔凈。）

2.D（解析：活動式密集架通過減少固定通道，使裝具密集排列，能顯著提高單

位面積存儲密度。）

3.B（解析：A項，珍貴、大幅面等檔案宜平放以更好保護；C項，平放高度需

控制以防底層受壓；D項，豎放時若文件過少可能導致卷曲。B項正確。）

4.B（解析：庫房管理要求嚴格，非工作人員進入必須登記并由專人陪同，以確

保檔案安全和責任可溯。）

5.C（解析：全宗卷按全宗進行管理，其盒號應在各自的全宗范圍內順序編制,

以保持其作為全宗管理工具的系統性。）

三、判斷題

1.錯（解析：檔案庫房照明應使用防紫外線的白熾燈或專業的防紫外線燈具，

普通日光燈紫外線含量較高，會加速紙張老化。）

2.錯（解析：列與列之間的通道寬度應不小于60厘米（通常為80-120厘米），

以保證人員通行、檔案搬運和緊急疏散的需要。）

3.對（解析：代理卡的作用是臨時占位和提示，檔案歸還原位后，代理卡的任

務完成，應取出另