資料檔案管理制度

資料檔案管理制度第一章總則第一條制定依據與目的為規范本單位資料檔案的管理工作，確保資料檔案的真實、完整、安全和有效利用，充分發揮資料檔案在各項工作中的支撐作用，依據國家相關法律法規及本單位實際情況，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于本單位各部門及全體員工在工作中形成的各類資料檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定與銷毀等管理活動。凡涉及本單位工作歷史記錄、決策依據、業務往來、成果展示等具有保存價值的資料，均納入本制度管理范疇。第三條基本原則資料檔案管理遵循以下原則：（一）真實性原則：確保歸檔資料的內容真實、準確，反映工作的實際情況。（二）完整性原則：保證資料的齊全完整，避免殘缺、遺漏。（三）規范性原則：按照統一的標準和程序進行資料的收集、整理、歸檔和管理。（四）安全性原則：采取有效措施，保障資料檔案的實體安全和信息安全，防止失泄密、損壞和丟失。（五）可利用性原則：在安全保密的前提下，優化管理流程，便于資料檔案的查閱和利用，服務于單位發展。第二章管理機構與職責第四條管理部門本單位資料檔案管理工作實行統一領導、分級負責的管理體制。[可在此處明確具體負責部門，如：綜合管理部]為資料檔案管理的歸口部門，負責統籌、指導、監督和檢查全單位的資料檔案管理工作。第五條部門職責（一）貫徹執行國家及上級有關資料檔案管理的法律法規和方針政策。（二）制定和完善本單位資料檔案管理規章制度，并組織實施。（三）負責對各部門資料檔案工作進行業務指導和培訓。（四）集中管理本單位具有永久和長期保存價值的資料檔案。（五）負責資料檔案的接收、整理、鑒定、保管、統計、利用和銷毀等工作。（六）采取有效措施保護資料檔案，確保其安全。第六條各部門職責（一）各部門應指定專人（兼職或專職）負責本部門資料的收集、整理、預歸檔，并定期向檔案管理部門移交。（二）嚴格遵守本單位資料檔案管理的各項規定，確保本部門產生的資料及時、準確、完整地歸檔。（三）協助檔案管理部門開展資料檔案的利用和編研工作。第三章資料檔案的形成與收集第七條資料形成要求各部門在工作中形成的各類文件、記錄、圖表、聲像、電子數據等資料，均應符合國家及本單位關于公文處理和資料形成的規范要求，做到格式規范、內容完整、字跡清晰、簽署完備。第八條資料收集范圍資料收集范圍包括但不限于：（一）單位發展規劃、年度計劃、總結、報告、請示、批復等。（二）各項管理制度、工作規程、崗位職責等。（三）重要會議記錄、紀要、決議。（四）業務合同、協議、招投標文件、項目立項、驗收等材料。（五）財務、審計、人事、勞資等管理類文件。（六）對外交往中形成的重要文件、函電。（七）反映單位歷史面貌、重要活動的聲像資料、實物等。（八）其他具有保存價值的各類資料。第九條收集要求（一）資料收集應堅持“誰形成、誰收集”的原則，確保資料的及時和完整。（二）對于專業性較強或成套性的資料，應按項目或專題進行收集。（三）電子資料應連同其元數據一并收集，并確保其可讀性和完整性。（四）個人在公務活動中形成的具有保存價值的資料，應及時交所在部門或檔案管理部門，不得私自留存或銷毀。第四章資料檔案的整理與歸檔第十條整理原則資料檔案整理應遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。第十一條歸檔時間（一）日常辦公文件資料，一般應在辦理完畢后的一定期限內整理歸檔。（二）年度性資料，如計劃、總結等，應在次年上半年內整理歸檔。（三）專項工作或項目資料，應在工作或項目完成后及時整理歸檔。（四）電子資料應與紙質資料同步或定期歸檔。第十二條分類與編號（一）檔案管理部門應根據本單位實際情況，制定統一的檔案分類方案和編號規則。（二）常用的分類方法包括年度分類法、組織機構分類法、問題分類法或其組合。（三）檔案編號應具有唯一性和可追溯性。第十三條裝訂與排列（一）歸檔資料應去除金屬裝訂物，對破損或不符合規格的材料應進行修補、復制或折疊。（二）同一事由的文件材料，應按照形成時間順序或重要程度排列。（三）裝訂應牢固、整齊、美觀，便于翻閱。第十四條歸檔驗收各部門向檔案管理部門移交資料時，應填寫移交清單，雙方核對無誤后簽字確認。檔案管理部門對接收的資料進行質量檢查，不符合要求的應退回形成部門補充完善。第五章資料檔案的保管第十五條庫房要求檔案庫房應符合《檔案館建筑設計規范》要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵等“八防”措施。配備必要的溫濕度調控設備、消防器材和監控設備。第十六條日常保管（一）檔案管理人員應定期對檔案庫房進行檢查和維護，保持庫房整潔、干燥、通風。（二）嚴格執行庫房管理制度，非檔案管理人員未經許可不得進入庫房。（三）檔案存放應科學有序，做到柜架編號有序，檔案存放位置固定，并繪制檔案存放示意圖。（四）對聲像、電子等特殊載體檔案，應按照其特性采取相應的保管措施，定期檢查其保存狀況和可讀性。第十七條保密管理（一）嚴格執行國家保密法律法規，對涉密檔案實行專人專柜管理，嚴格借閱審批手續。（二）檔案管理人員應嚴守保密紀律，不得泄露檔案內容。（三）定期對檔案進行保密檢查，發現問題及時處理。第六章資料檔案的利用第十八條利用原則檔案利用應遵循“嚴格審批、有效利用、注意保密”的原則，既要滿足工作需要，又要確保檔案安全。第十九條利用范圍與權限（一）本單位內部人員因工作需要查閱一般檔案，須經本部門負責人同意，方可查閱。查閱重要或涉密檔案，須經單位分管領導批準。（二）外單位人員查閱檔案，須持單位介紹信和有效身份證件，經本單位檔案管理部門負責人或分管領導批準。（三）查閱檔案一般不得帶出檔案閱覽室。確因特殊情況需要借出的，須經檔案管理部門負責人批準，嚴格履行借閱登記手續，并限期歸還。檔案借出時間一般不超過規定期限，確需延期的應辦理續借手續。第二十條利用要求（一）查閱檔案時，應愛護檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。（二）不得擅自復制、拍攝、摘錄涉密檔案內容。確需復制一般檔案材料的，須經檔案管理人員同意，并由檔案管理部門負責復制。（三）查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理人員，辦理注銷手續。第二十一條檔案利用效果反饋鼓勵利用者反饋檔案利用效果，以便更好地改進檔案管理和服務工作。第七章資料檔案的鑒定與銷毀第二十二條鑒定組織檔案管理部門應定期會同相關業務部門組成鑒定小組，對已到保管期限的檔案進行價值鑒定。第二十三條鑒定標準根據檔案的歷史價值、現實價值和長遠利用價值，按照國家有關檔案保管期限規定，確定檔案的存毀。第二十四條銷毀程序（一）對鑒定為無保存價值的檔案，由鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，報單位分管領導批準后，方可銷毀。（二）銷毀檔案時，應有兩人以上負責監銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。嚴禁個人私自銷毀檔案材料。（三）《檔案銷毀清冊》應永久保存。第八章責任追究第二十五條獎勵對在資料檔案管理工作中認真負責、成績顯著，或在檔案利用中做出突出貢獻的部門和個人，單位將給予適當表彰或獎勵。第二十六條處罰對違反本制度規定，有下列行為之一的，視情節輕重，對相關責任人給予批評教育、通報批評直至紀律處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任：（一）不按規定收集、整理、移交資料檔案，造成檔案殘缺、丟失的。（二）擅自涂改、抽取、偽造、損毀、丟失、銷毀檔案材料的。（三）違反保密規定，泄露檔案秘密的。（四）擅自提供、復制、摘抄、拍攝、公布檔案內容的。（五）在檔案管理工作中玩忽職守，造成不良后果的。第九章附則第二十七條制度解釋本制度由本單位[檔案管理部門，如：綜合管理部]負責解釋。