檔案數字化著錄范本

檔案數字化著錄范本本范本依據《紙質檔案數字化規范》（DA/T31—2017）及檔案管理相關行業標準制定，適用于各類紙質檔案數字化過程中的著錄工作，明確著錄核心要素、規范、流程及示例，確保檔案數字化著錄的準確性、規范性和可追溯性，為檔案數字化存儲、檢索、利用提供支撐。一、著錄基礎信息（一）適用范圍本范本適用于機關、企事業單位各類文書檔案、業務檔案、科技檔案等紙質檔案的數字化著錄工作，涵蓋檔案數字化前整理、掃描后元數據采集、數據掛接等全流程著錄環節。（二）著錄原則準確性原則：著錄內容需與檔案原文完全一致，不得擅自修改、刪減或添加信息，確保元數據與檔案內容匹配。規范性原則：嚴格遵循行業標準及本單位檔案管理規定，統一著錄格式、術語、代碼，避免歧義。完整性原則：全面采集檔案核心元數據，涵蓋檔案標識、內容、管理等關鍵信息，無遺漏、無缺失。可追溯性原則：著錄過程需記錄操作人員、操作時間、審核人員等信息，確保著錄工作全程可追溯。（三）著錄前準備檔案整理：完成紙質檔案的分類、排序、拆除裝訂物（不可拆除的特殊裝訂需標注）、頁碼編制等前期整理工作，確保檔案有序、無破損。工具準備：準備檔案數字化管理系統、元數據采集模板、核對清單等工具，確保系統運行正常、模板規范。人員培訓：組織著錄人員開展培訓，明確著錄規范、流程及注意事項，確保人員熟練掌握著錄技能。二、核心著錄項目及規范結合檔案管理行業標準，明確核心著錄項目、格式要求及填寫規范，具體如下表所示：序號著錄項目格式要求填寫規范示例1全宗號字符型，長度4-6位本單位檔案全宗的唯一標識，按本單位檔案管理規定填寫QZ0012目錄號字符型，長度3-5位檔案所屬目錄的編號，對應檔案分類目錄ML20263案卷號/件號數字型，長度4-8位檔案在目錄內的順序編號，按實際編號填寫202600154檔號全宗號-目錄號-案卷號/件號檔案的唯一識別號，按組合格式填寫，無空格QZ001-ML2026-202600155題名字符型，長度≤200字檔案的標題，需完整、準確，與檔案原文一致，不得簡寫關于2026年度檔案數字化工作實施方案6責任者字符型，長度≤100字檔案的形成單位或個人，多個責任者之間用“/”分隔辦公室/檔案管理科7形成時間YYYYMMDD檔案形成的具體日期，無具體日期的填寫形成年份或月份202603158頁數數字型，長度1-4位檔案實際掃描的頁數，不含空白頁（標注空白頁的除外）259密級公開/秘密/機密/絕密按檔案實際密級填寫，無密級的填寫“公開”秘密10保管期限永久/30年/10年按檔案保管期限規定填寫30年11檔案類型文書檔案/業務檔案/科技檔案等按檔案所屬類別填寫，貼合本單位檔案分類體系文書檔案12數字化格式TIFF/JPEG/PDF/PDF/A按檔案數字化掃描的存儲格式填寫，長期保存優先選TIFF、PDF/APDF/A13掃描分辨率數字型，單位dpi按實際掃描分辨率填寫，常規檔案≥300dpi，高精度檔案≥600dpi30014備注字符型，長度≤100字填寫檔案特殊情況，如破損、缺頁、特殊裝訂等第15頁輕微破損，已標注15操作人員字符型，長度≤50字著錄人員姓名張三16操作時間YYYYMMDD著錄完成的日期2026081217審核人員字符型，長度≤50字審核著錄內容的人員姓名李四三、著錄流程（一）數據采集著錄人員對照紙質檔案原文，逐項采集核心著錄項目信息，確保信息準確無誤。采集過程中，對檔案中模糊不清、缺失的信息，需做好標注并及時核實，不得隨意猜測填寫。（二）數據錄入將采集完成的元數據錄入檔案數字化管理系統或預設的元數據采集模板中，嚴格按照格式要求填寫，避免出現格式錯誤、信息錯位等問題。錄入完成后，自行核對一遍，確保錄入內容與采集信息一致。（三）數據審核審核人員對錄入的元數據進行全面審核，重點核查信息準確性、格式規范性、內容完整性，發現問題及時反饋給著錄人員修改。審核完成后，簽署審核意見及姓名、日期，確保審核工作可追溯。（四）數據掛接審核通過后，將元數據與對應的檔案數字化圖像進行掛接，確保每份檔案的元數據與圖像一一對應，掛接準確率達到100%。掛接完成后，隨機抽查部分檔案，驗證掛接效果。（五）數據備份著錄及掛接工作完成后，及時對元數據進行備份，采用本地備份與云端備份相結合的方式，防止數據丟失、損壞，確保數據安全。四、著錄示例（單份文書檔案）著錄項目填寫內容全宗號QZ001目錄號ML2026件號20260018檔號QZ001-ML2026-20260018題名關于召開2026年檔案管理工作培訓會議的通知責任者檔案管理科形成時間20260420頁數12密級公開保管期限10年檔案類型文書檔案數字化格式PDF/A掃描分辨率300備注無操作人員張三操作時間20260810審核人員李四五、注意事項著錄過程中，需嚴格區分檔案的核心信息與輔助信息，確保核心著錄項目無遺漏、無錯誤。對于檔案中涉及的敏感信息（如個人隱私、涉密內容），需嚴格按照相關規定進行著錄，做好信息保密工作。著錄人員需熟悉檔案管理相關標準及本單位規定，遇到不確定的信息，及時向檔案管理部門咨詢，不得擅自處理。數字化圖像與元數據掛接后，需反復核對，確保圖像與元數據對應無誤，避免出現錯掛、漏掛情況。定期對著錄完成的元數據進行抽查，及時發現并整改