河南檔案管理辦法

河南檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強河南檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在經濟建設、社會發展和歷史研究中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規，結合我省實際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于河南省行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織（以下統稱單位）的檔案管理活動。（三）基本原則檔案管理工作遵循統一領導、分級管理，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面利用的原則。（四）定義本辦法所稱檔案，是指單位在各項工作活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案機構及其職責（一）檔案行政管理部門職責1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定本行政區域內檔案事業發展規劃并組織實施。2.監督、指導本行政區域內單位的檔案工作，依法查處檔案違法行為。3.組織開展檔案宣傳、教育、培訓工作，提高檔案工作人員業務素質。4.負責檔案信息化建設的規劃、指導和協調，推進檔案信息資源共享。5.組織開展檔案理論與技術研究，推廣應用先進的檔案管理方法和技術。（二）單位檔案管理機構職責1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，建立健全本單位檔案管理制度。2.負責收集、整理、保管本單位的檔案，確保檔案的完整、準確、系統和安全。3.對本單位形成的檔案進行分類、編號、編目等基礎工作，編制檔案檢索工具，方便檔案利用。4.定期對檔案進行鑒定，按照規定向檔案行政管理部門移交到期檔案。5.積極開發利用檔案信息資源，為單位各項工作提供服務。6.組織開展本單位檔案工作人員的業務培訓，提高業務水平。（三）檔案工作人員職責1.認真學習和貫徹執行檔案工作的法律法規和方針政策，遵守檔案工作紀律。2.負責本崗位檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案質量。3.積極參加檔案業務培訓，不斷提高自身業務能力。4.嚴格遵守檔案安全保密制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.單位在職能活動中形成的各種文件材料，包括上級文件、本級文件、內部文件等。2.會議文件、會議記錄、紀要等。3.工作計劃、總結、報告、統計報表等。4.合同協議、招投標文件、項目文件等。5.財務文件、會計憑證、賬簿、報表等。6.人事檔案材料，包括干部職工的履歷、考核、任免等。7.科研項目文件，包括立項申請、研究報告、成果鑒定等。8.基本建設項目文件，包括項目審批、設計文件、施工文件等。9.設備儀器文件，包括設備購置合同、說明書、操作規程等。10.聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等。11.電子檔案，包括電子文件、數據庫等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整、準確地收集到檔案管理機構。2.收集的文件材料應齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規范。3.對重要會議、重大活動、重點項目等形成的文件材料，應實行同步收集。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和信息資源共享。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容、形式等特征進行分類，可采用年度分類法、組織機構分類法、問題分類法等。2.編號：對分類后的檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應科學合理，具有唯一性。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等。目錄應準確反映檔案的內容和特征，便于檢索利用。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應注意保護檔案的原貌，避免損壞文件。四、檔案的保管（一）保管場所1.單位應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應符合安全、防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜等要求。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的設施設備，如檔案密集架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品、除濕機等。（二）保管措施1.建立健全檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責。2.對檔案進行定期檢查和清點，發現問題及時處理。3.對重要檔案和易損檔案應采取特殊的保管措施，如復制備份、專柜存放等。4.嚴格控制檔案庫房的訪問權限，非檔案管理人員未經批準不得進入。（三）檔案數字化1.積極推進檔案數字化工作，提高檔案管理的效率和水平。2.制定檔案數字化工作計劃，明確數字化的范圍、標準和要求。3.配備必要的數字化設備和軟件，確保數字化工作的順利進行。4.對數字化檔案進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質上，并異地保存。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規利用檔案，維護檔案的真實性和完整性。2.方便利用，提高服務質量。3.確保檔案安全，防止檔案丟失、損壞和泄密。（二）利用方式1.查閱：單位內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫查閱申請表，經檔案管理機構負責人批準后，在指定地點查閱。查閱檔案時應遵守查閱制度，不得擅自涂改、抽取、復制檔案。2.借閱：外單位人員因特殊需要借閱檔案的，應持有單位介紹信，經檔案管理機構負責人批準后，辦理借閱手續。借閱檔案應在規定期限內歸還，不得轉借他人。3.出具證明：檔案管理機構可根據利用者的需要，出具檔案證明。出具證明應依據檔案原件，內容準確無誤。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、出具證明等利用情況進行詳細登記，登記內容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案名稱、查閱內容等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織單位應成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理機構負責人、業務部門負責人、檔案工作人員等組成。鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標準1.對檔案的價值進行全面分析，根據檔案的內容、來源、時間等因素，判斷其保存價值。2.對已失去保存價值的檔案，應及時進行銷毀。3.對保管期限已滿但仍有查考利用價值的檔案，可延長保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理機構定期對檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，經單位負責人批準后進行銷毀。（四）銷毀方法1.檔案銷毀應采用安全可靠的方法，如焚燒、粉碎等。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監督，確保銷毀徹底。3.銷毀清冊應永久保存，以備查考。七、獎勵與處罰（一）獎勵對在檔案管理工作中表現突出的單位和個人，由檔案行政管理部門或所在單位給予表彰和獎勵。獎勵方式包括榮譽稱號、物質獎勵等。（二）處罰1.對違反本辦法規定，有下列行為之一的單位或個人，由檔案行政管理部門責令限期改正；情節嚴重的，對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分：未按規定建立檔案管理制度的；未按規定收集、整理、保管檔案的；